Speicher goes digital – mit Organisationsberatung von CMI

Blogbeitrag: Speicher goes digital - mit Organisationsberatung von CMI

Im Kanton Appenzell Ausserrhoden, zwischen Alpstein, Bodensee und St. Gallen, liegt die Gemeinde Speicher. Sie zählt 4 481 Einwohnende, pflegt mit 60 Vereinen ein reges Gemeinschaftsleben und weist eine Dichte von 130 Gewerbebetrieben auf.

Speicher ist eine der Gemeinden, die die CMI Lösungsplattform über Appenzell Ausserrhoden Informatik (ARI) bezieht. Das ARI ist CMI-Vertragspartner und betreut die kantonale Verwaltung und alle Gemeinden im Kanton, die mit CMI arbeiten möchten. In diesem Zusammenhang organisiert das ARI mit dem «Anwenderforum» einen jährlichen Austausch für alle, die CMI nutzen. So kam es, dass Michal Herzog, Gemeindeschreiberin von Speicher, an diesem Anlass teilnahm. Beim Apéro in der Mittagspause brachte sie im Austausch mit CMI-Mitarbeitenden an, dass die Gemeinde die CMI-Lösung zwar schon lange nutze, sie aber weder in der Tiefe noch flächendeckend einsetzen würden. Genauer genommen wurde CMI bis zu diesem Zeitpunkt nur für die Sitzungen und Protokolle des Gemeinderats eingesetzt. Es bestand also die bekannte «Luft nach oben». Auch Paul König, Gemeindepräsident von Speicher, wollte dies ändern. Sein Ziel: «Speicher goes digital – aber richtig».

CMI richtig einsetzen – was heisst das?

Während der Klausurtagung des Gemeinderats im Februar 2022 erörterten je ein Mitarbeiter von CMI und dem ARI gemeinsam mit dem kompletten Gemeinderat und sämtlichen Abteilungsleitenden der Gemeinde, was es konkret heisst, wenn Speicher mit CMI digital werden wollte.

CMI mit Organisationsberatung perfekt auf Kunden abstimmen

In einem Vorprojekt führte ein CMI-Kundenbetreuer mittels Organisationsberatung eine Ist-Soll-Analyse durch. Dafür führte er mit den Bereichsleitenden vor Ort Interviews durch und klärte folgende Fragen:

  • Wie wurde bis anhin mit CMI gearbeitet?
  • Wie kann/soll zukünftig damit gearbeitet werden?

Für die tiefe und flächendeckende Einführung von CMI wurden die genauen Bedürfnisse des Kunden aufgenommen. Gleichzeitig definierte das Speicher-Gemeindeverwaltungsteam die wichtigen Prozesse innerhalb ihrer Abteilungen und das CMI-Team prüfte, wie diese in der Lösung umgesetzt werden sollten, setzte CMI dementsprechend auf und schulte die Anwenderinnen und Anwender anschliessend spezifisch.

Durch die Organisationsberatung und Analyse legte das Projektteam fest, welche Fachlösungen zudem neu eingeführt werden sollten. Als Folge davon löst Speicher aktuell die bestehende Baulösung durch CMI Bau ab, 2024 folgen weitere Module.

Nach nur knapp einem Jahr arbeitet die Gemeindeverwaltung Speicher digital

Die Kickoff-Sitzung für das Projekt fand anfangs April 2022, der Go-live am 1. Februar 2023 statt. Innerhalb von knapp einem Jahr und vielen Schulungen wurde CMI als digitales DMS in der Gemeinde Speicher in allen Bereichen wie auch Kommissionen eingeführt. Heute arbeitet die Gemeindeverwaltung mit CMI Dossier inkl. Aufgaben und Kontakte. Die Schulungen für den Einsatz von CMI Sitzungen und CMI Protokoll werden im Mai 2023 durchgeführt. Ab Sommer kommt die Fachlösung CMI Bau hinzu, CMI Verträge wird ebenfalls per 2024 umgesetzt und es sollen weitere Anwendungen folgen. Die CMI-Lösung kann, den Bedürfnissen der Gemeinde entsprechend, jederzeit ausgebaut werden.

Die Projekthighlights

Das CMI-Team ist von der Gemeinde Speicher beeindruckt. Rückblickend berichtet es: «Ganz zu Beginn des Projekts stand ein gewisser Respekt vor der angestrebten Digitalisierung im Raum. Das Team Speicher sah aber schnell das Optimierungspotential, das durch die Digitalisierung mit CMI möglich wurde und setzte sich geschlossen für die Umsetzung ein. Das gesamte Projektteam aus Speicher zog für eine gute Sache am gleichen Strick: Gemeinderatspräsident Paul König und Gemeindeschreiberin Michal Herzog wollten und wollen die Gemeinde vorwärtsbringen. Tatkräftig unterstützt wird die Gemeinde auch durch Hansjörg Goldener, der als externer Berater und interner Projektleiter sowie seinem früheren Amt als Stadtschreiber zusätzlich einen grossen Erfahrungsschatz ins Projekt einbringt. All diese Faktoren führten dazu, dass das Team der Gemeinde, das ARI und CMI das Projekt dank bester Zusammenarbeit und intensivem Austausch gemeinsam maximal vorwärtsbrachten.»

Speicher goes digital

Michal Herzog, Gemeindeschreiberin Speicher

Speicher goes digital - mit Organisationsberatung von CMI

Paul König, Gemeinderatspräsident Speicher

Der Aufwand lohnt sich und es bereitet mir Freude, zu sehen, wie eine Gemeinde innovativ und vielseitig digital zusammenarbeiten kann. Vorlagen und hinterlegte Prozesse in CMI erleichtern in vielen Bereichen die sich zunehmend komplexer gestaltenden Arbeiten auf der Gemeindeverwaltung beachtlich.
Michal Herzog, Gemeindeschreiberin Speicher
“Veränderungen anzustossen und dann gemeinsam im Team loszulaufen, braucht Mut. Dieser wird belohnt, wenn sich die ersten Erleichterungen im Arbeitsalltag einstellen. Mir fällt dazu das Zitat von Marie von Ebner-Eschenbach ein: ‘Was wir heute tun, entscheidet darüber, wie die Welt morgen aussieht.’ Eine intakte und gut funktionierende Verwaltung arbeitet zeitgemäss und mit den entsprechenden digitalen Mitteln.”
Michal Herzog, Gemeindeschreiberin Speicher
“Die breite Einführung von CMI ist ein wichtiger Schritt in das digitale Zeitalter der Verwaltung.”
Paul König, Gemeinderatspräsident Speicher
“Es ist uns gelungen im Gemeinderat und in der Verwaltung eine Aufbruchsstimmung zu schaffen, die es ermöglicht, eine so fundamentale Änderung in der Arbeitsweise umsetzen zu können.”
Paul König, Gemeinderatspräsident Speicher
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Speicher ist Pilotgemeinde für CMI im Kanton AR

Damit weitere Gemeinden aus Appenzell Ausserrhoden CMI intensiver nutzen können, gilt die Gemeinde Speicher dafür als Pilotgemeinde und «Leuchtturm». Durch das gerade realisierte Projekt steht nun ein Standard für die Organisationsberatung bereit, der sich einfach auf andere Gemeinden adaptieren lässt. Zudem werden künftige Prozessoptimierungen zwischen Kanton und Gemeinde, die CMI betreffen, zuerst in Speicher umgesetzt und ausführlich geprüft, damit anschliessend sämtliche weiteren Gemeinden des Ostschweizer Kantons davon profitieren können.

Wir wünschen der gesamten Gemeinde Speicher viel Erfolg beim Arbeiten mit CMI! Herzlichen Dank für das inspirierende Projekt!

Haben Sie Fragen zur CMI-Organisationsberatung? Hinterlassen Sie diese gerne als Kommentar. Danke.

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