Dokumente ganz einfach aus CMI digital signieren – mit DeepSign

Dokumente digital signieren

Mit der elektronischen Signatur machen Sie den letzten Schritt zur komplett digitalen und medienbruchfreien Arbeit.

Nichts ist einfacher als das: Dokumente digital unterschreiben

Wer kennt es nicht: Müssen Dokumente unterzeichnet werden, dazu noch von verschiedenen Personen, wird ein mühsamer Prozess losgetreten. Dies für handschriftliche Unterschriften, deren effektive Ausführung nur einen Atemzug Zeit in Anspruch nimmt. Der Prozess funktioniert bis anhin so: In Ihrer Verwaltungsstelle drucken Sie das zu unterzeichnende Dokument auf Papier aus. Anschliessend müssen alle beteiligten Gremienmitglieder informiert und zur Unterschrift vor Ort gebeten werden – das ist arbeits- und zeitaufwändig. Sind am Ende alle erforderlichen Signaturen da, scannen Sie das Papier von Hand ein und legen es im dafür vorgesehenen Dossier ab.

Optimieren Sie Ihren Unterschriftsprozess jetzt: Ab dem CMI Release 23 bieten wir Ihnen die Schnittstelle zum digitalen Signaturservice von DeepSign (Tochterfirma von Abacus) an. Damit setzen Sie – in CMI integriert – mit wenigen Klicks, einfach, schnell und effizient Ihre elektronische Unterschrift. Erfordert das Dokument Signaturen von anderen involvierten Personen, laden Sie diese mittels E-Mail dazu ein. Die Exekutivmitglieder, die – wie oben beschrieben – unterzeichnen müssen, signieren mit der digitalen Signatur schnell, unabhängig von Tages- oder Bürozeit und Ort.

So funktioniert DeepSign in CMI

Direkt aus CMI digital signieren.

So funktioniert DeepSign in CMI

Variante des Signierens wählen.

So funktioniert DeepSign in CMI

Fertig signiertes Dokument in CMI ablegen.

 

So funktioniert der digitale Signaturservice von DeepSign

Martin Riedener, CSO von DeepSign, und Lukas Fus, Leiter Key Account Management von CMI, im Interview

Martin Riedener

Martin Riedener, CSO von DeepSign

Lukas Fus

Lukas Fus, Leiter Key Account Management von CMI

Wie funktioniert die elektronische Unterschrift mit DeepSign in CMI?

  • Lukas Fus:

Die elektronische Unterschrift funktioniert ganz einfach. Unabhängig davon, ob Sie im Web oder Desktop Client arbeiten, haben Sie den gleichen Funktionsumfang. Den Signaturprozess lösen Sie im Dokument über die Funktion «Signieren» aus. Dabei führt Sie ein Wizard durch den gesamten Prozess: Sie wählen aus, ob Sie selber unterzeichnen oder ob Sie Mitunterzeichnende einladen möchten. Anschliessend werden Sie zu DeepSign geführt, wo der Unterschriftsprozess ausgeführt wird.

Welche Vorteile haben Kundinnen und Kunden, wenn sie direkt in CMI mit DeepSign Dokumente unterschreiben?

  • Martin Riedener:

Nebst den im Eingangstext erwähnten Vorteilen wird mit digitalen Signaturen auf einfache Art und Weise ein weiterer Digitalisierungsschritt realisiert.

  • Lukas Fus:

Um Ihre Dokumente zu signieren, müssen Sie während der Arbeit nicht in eine andere Lösung wechseln. Der Signaturservice ist in die gesamte CMI Lösungsplattform integriert, Sie können nahtlos Dokumente unterschreiben und sobald alle Unterschriften (von internen wie auch externen Personen) vorhanden sind, wird das Dokument als neue Version und als PDF automatisch im dafür vorgesehenen Dossier in CMI abgelegt. Der Ablauf ist effizient und Sie können ohne Unterbruch die nächsten Aufgaben angehen.

Welche Vorteile bringt die digitale Signatur mit DeepSign generell? Wie unterscheidet sich der Service von anderen Signaturdiensten?

  • Martin Riedener:

Das Hauptproblem der bestehenden E-Signaturen ist die Komplexität der elektronischen Identifizierung. Dafür muss man sich entweder physisch an einen Ort begeben oder Anwendungen von Drittanbietern herunterladen – meist gegen eine Gebühr.

Mit der Einführung der DeepID-App ändert DeepCloud jetzt die Spielregeln: Sie digitalisiert den Identifikationsprozess vollständig und integriert ihn nativ und kostenlos in die E-Signatur-Lösung DeepSign. Dadurch unterscheidet sich DeepSign wesentlich von anderen Signaturdiensten, die über keine eigenen Identifikationslösung verfügen.

Somit ist die Einführung von DeepSign schnell und einfach möglich. Zur Unterschrift eingeladenen Personen laden zeit- und ortsunabhängig ihre persönliche DeepID und App herunterladen, und sind innerhalb weniger Minuten bereit, ihre Signatur zu setzen.

digitale Signatur mit DeepSign

Einrichten einer DeepID in der App

DeepSign-ID

DeepID auf dem Smartphone

DeepSign bietet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an, die die gesetzlichen Anforderungen der Schweiz nach ZertES sowie die europäischen Anforderungen nach eIDAS erfüllen.

Wie verhält sich die digitale Signatur hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz?

  • Martin Riedener:

Die Cloud-Lösung der DeepCloud AG ist nach ISO 27001 zertifiziert und Ihre Daten sind in der Schweiz gespeichert. Somit ist die grösstmögliche Sicherheit geboten und auf jeden Fall mehr Sicherheit, als wenn die Dokumente ausgedruckt und manuell unterzeichnet werden. Dies auch noch deshalb, weil bei digitalen Signaturen die Identität der signierenden Personen in den Metadaten des Dokuments eindeutig hinterlegt ist.

Wie wird die elektronische Signatur mit DeepSign verrechnet?

  • Martin Riedener:

Die Verrechnung erfolgt über DeepCloud direkt an den Kunden. Ausser den Kosten für die digitalen Signaturen, fallen keine weiteren Kosten für Abos und Anzahl User an.

Es gibt zwei Modelle. Bei Modell 1 «Pay per Use» werden, wie der Name es schon sagt, die Unterschriften einzeln verrechnet. Beim Modell 2 können für die einfachen sowie qualifizierten Signaturen Pakete für eine unterschiedliche Anzahl Signaturen gekauft werden.

Das Preismodell finden Sie auf der Webseite von DeepSign.

Welche Ausbauschritte sind geplant?

  • Martin Riedener:

Als wichtigste Neuerung für Städte und Gemeinden wird diesen Sommer auch eine Lösung für das elektronische Siegel verfügbar sein. Elektronische Siegel werden relevant, wenn juristische Personen (z.B. Unternehmen oder Behörden), ohne den Einsatz ihrer Vertreter, Dokumente digital unterzeichnen wollen. Gewissermaßen stellt das elektronische Siegel daher einen digitalen „Firmenstempel“ dar.

DeepSign wird laufend weiterentwickelt. Dank der Cloud Software von DeepSign stehen den Kunden allen Neuentwicklungen schnell zur Verfügung. So ist z. B. geplant, in nächster Zeit das Batch Signing umzusetzen.

Martin Riedener und Lukas Fus, vielen Dank!

Voraussetzungen, die für den Einsatz der Schnittstelle nötig sind

Um von der digitalen Signatur profitieren zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • auf den CMI-Release 23 updaten
  • Lizenz für DeepSign-Schnittstelle bereitstellen
  • geringe Dienstleistungskosten, um den Signaturservice einzurichten
  • einen DeepBox-Account eröffnen

Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite von DeepSign.

CMI bietet verschiedene Services für die elektronische Unterschrift an

Auf unserer Webseite erfahren Sie mehr zu allen Anbietern von digitalen Signaturen.

Impressionen zu DeepSign aus der CMI Roadshow 2023

Der digitale Signaturservice von DeepSign wird im Mai 2023 während der Breakout Sessions an der CMI Roadshow vorgestellt. Einige Impressionen in Bildform:

Impressionen der CMI Roadshow 2023
Impressionen der CMI Roadshow 2023
Impressionen der CMI Roadshow 2023
Impressionen der CMI Roadshow 2023

Haben Sie Fragen zur digitalen Unterschrift?

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