«CMI – das blaue Wunder» im Zivilstandsamt Winterthur

CMI-Blog

Das Zivilstandsamt Winterthur digitalisiert dank CMI Zivilstand die Geschäftsabwicklung und setzte – mit ungewöhnlichen Massnahmen – Zitat «das blaue Wunder» um.

Vor einigen Jahren begann das Zivilstandsamt Winterthur sich damit auseinanderzusetzen, wie Prozesse und Abläufe digitalisiert und die «Post-it-Wirtschaft» abgelöst werden könnte. Als einer von verschiedenen Lösungsansätzen wurde CMI im Januar 2020 eingeladen, die Fachlösung CMI Zivilstand vorzustellen.

Fragen an Fabio Palummo, Leiter Zivilstandsamt Winterthur

Was war im Zivilstandsamt Winterthur der Ausschlag für den Digitalisierungsgedanken?

In erster Linie sicher der Gedanke ein Grundstock und Fundament für wichtige künftige Digitalisierungsschritte zu schaffen.  Als Stadt Winterthur wollen wir für die heutigen und für die künftigen Generationen in vielerlei Hinsichten als eine «smart city» da sein. Das schafft man nur mit den entsprechenden Tools im Hintergrund und mit zeitgemässen Services gegenüber all unserer Stakeholder. Die CMI Lösung hilft uns genau diesen «digitalen Grundstock» in unseren Prozessen und in der täglichen Geschäftsführung zu schaffen.

Weshalb fiel der Entscheid pro CMI Zivilstand?

Wir suchten eine flexible Lösung, die sich möglichst genau an unsere branchenspezifischen Bedürfnisse anpassen lässt. Dies ohne den «Standard» und die ursprüngliche Programmlogik komplett biegen zu müssen. Wichtig war uns ebenfalls eine gewisse Autonomie bei der Umsetzung und künftigen Wartung unserer Prozesse und Vorlagen. Last but not least stand die Übersicht und Bedienerfreundlichkeit für unsere Mitarbeitende im Vordergrund. In all diesen Punkten konnte CMI punkten. Insbesondere in diesem letzten Punkt.

Wo sehen Sie die Vorteile der CMI-Fachlösung?

Ich möchte genau bei der Bedienerfreundlichkeit anknüpfen. Die CMI Lösung wirkt ab dem ersten Moment sehr vertraut auf die User, obwohl sie noch nie damit gearbeitet haben. Das liegt sicher nur schon an der Optik, die unweigerlich an die sehr bekannte und verbreitete Office-Palette erinnert. Dieser Faktor erleichtert den Einstieg und den gesamten Change-Prozess für die Mitarbeitenden ungemein.

Ein weiterer Vorteil ist auch ganz klar die Flexibilität der Lösung, denn sie lässt es zu, dass man auf verschiedene Art und Weisen mit ihr arbeiten kann. Wir haben z.B. sehr viel in Aufgabenpakete gepackt, die Mitarbeitende je nach Verlauf der Fallführung beiziehen können und sie bei der Fallbearbeitung unterstützen. Das war eine grosse Zeitinvestition in der Umsetzung, birgt aber den Vorteil, dass auch neue Mitarbeitenden schnell Zugang finden und einfacher eingeschult werden können.

Was waren die Besonderheiten im Projektablauf aus Sicht des Zivilstandsamts Winterthur?

Einerseits sicher das agile Arbeiten direkt am Prototyp, was uns als Praktiker sehr gut lag und andererseits auch das Bewältigen der grossen Herausforderung «KEP-Schnittstelle». Die KEP-Schnittstelle definierten wir in unseren Anforderungen von Anfang als absolutes «must have» und blieben von Anfang bis Schluss stur dabei. Zwischendurch bereute ich während des Projektes diese hohen Ambitionen, aber vermutlich nicht nur ich! Heute weiss ich, dass es der richtige Entscheid war auf diese Karte zu setzen, denn die Schnittstelle generiert im Arbeitsalltag einen unglaublichen Mehrwert für unser Amt.

Wie lautet das Fazit aus den ersten Erfahrungen mit der neuen Fachlösung CMI Zivilstand?

Es ist ein grosser Change der von allen Beteiligten viel erfordert. Das A und O ist aber der Mindset mit der neuen Fachlösung arbeiten zu wollen. Im Abstand von nur einem halben Jahr ist es sehr erstaunlich zu sehen, wie das CMI Zivilstand zu einem sehr zentralen und unerlässlichen Puzzlestein unserer Systemlandschaft und täglichen Arbeit geworden ist. Gewisse Abläufe kann man sich schon heute nicht mehr ohne CMI vorstellen.

Die Fachlösung CMI Zivilstand: Manchmal kommt es anders … und doch gut

Daraufhin erhielt CMI den Zuschlag die Fachlösung in Winterthur zu realisieren. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte das Zivilstandsamt keine Geschäftsverwaltungssoftware im Einsatz. Die Idee bestand darin, auch weiterhin ohne Geschäftsverwaltungssoftware und nur mit der Fachlösung zu arbeiten. Winterthur wünschte sich dafür den Einsatz von Zivilstandsereignisdossiers mit genau definierten Ablaufprozessen für Geschäftsfälle wie Ehevorbereitung, Kindsanerkennung, Geburt oder Todesfall.

Dann kam das Virus. Dies verursachte zwar keine grossen Projektverzögerungen, aufgrund der Homeofficepflichten auf allen Seiten liess die Vertragsunterzeichnung jedoch länger als gewöhnlich auf sich warten. Das Vertrauen zwischen CMI und dem Zivilstandsamt Winterthur war aber bereits von Beginn weg gross, so dass das Projekt trotz verzögerten Vertragsdetails begonnen wurde. Der Kick-off konnte nach der 1. Viruswelle sogar vor Ort durchgeführt werden.

CMI Zivilstand benötigt in Winterthur zwei Schnittstellen

Nebst CMI Zivilstand waren zwei Schnittstellen geplant.

  • Die eine von der Fachlösung CMI Zivilstand in Winterthurs Archivlösung (ERMS d.3), um die Zivilstandsgeschäfte nach der obligatorischen Zeit medienbruchfrei und elektronisch zu archivieren.
  • Die andere für den Bezug von Einwohnerdaten aus KEP (Kantonale Einwohnerplattform des Kt. Zürich).

Beste Voraussetzungen für die Umsetzungsarbeiten

Anfang 2020 erhielt CMI den Auftrag und die Umsetzungsarbeiten nahmen ihren Lauf. In intensiven Workshops wurden für CMI Zivilstand verschiedene Geschäftsfälle sowie Standardabläufe definiert. Dabei stellte die CMI-Projektleiterin sofort eine positive Entwicklung fest. Die drei Winterthurer Projektmitarbeitenden Fabio Palummo, Linda Brunschweiler und Claudia Eichenberger, verstanden schnell, wie die CMI-Lösung funktionierte und wie Objektvorlagen wie auch Standardaufgaben erstellt werden mussten. Die drei Winterthurer_innen führten bald eigene Workshops durch, glichen ihre Resultate mit CMI ab und entwickelten so überaus motiviert und engagiert eine Vielzahl an übersichtlich arrangierten Objektvorlagen, kombiniert mit Standardaufgaben. CMI fand parallel die nötige Zeit, um für Winterthur individuelle Prozesse zu programmieren und Dokument- wie auch Wordvorlagen vorzubereiten.

Besondere Bedingungen für die Entwicklung der KEP-Schnittstelle

Winterthur wurde zum CMI-Pilotkunden für die KEP-Schnittstelle. Diese Phase des Projekts war spannend, intensiv und forderte die Mitarbeit etlicher Stellen (z. B. dem Kanton Zürich, dem Hosting-Partner und externen Beratern vom Amt für Informatik des Kantons Zürich). Der Plan war, dass von CMI zwei Entwickler die Schnittstelle umsetzen sollten. Wer war klar, das «Wie» jedoch weniger. Die Entwickler mussten nämlich für die Entwicklung auf Daten zugreifen können, die nur ausgewählten Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Winterthur hatte die entscheidende Idee, um diese Herausforderung zu überwinden und bot grosse Unterstützung: Fürs Programmieren begaben sich die CMI-Entwickler nach Winterthur ins Gebäude des Zivilstandsamts. Davor wurden die Herren jedoch mehrfach persönlich geprüft und polizeilich kontrolliert. Erst dann erhielten die beiden eine Mitarbeiterkarte und durften im Zivilstandsamt Winterthur mit Programmieren loslegen.

Die für CMI eher aussergewöhnliche Herangehensweise mit dem Programmieren vor Ort, hatte einen positiven Nebeneffekt: Die Mitarbeitenden des Zivilstandsamts waren beim Programmieren live dabei. Dabei wurden – zur Freude aller Beteiligten – Teilschritte gezeigt, besprochen und gemeinsam nächste Programmierschritte festgelegt. «Mr. Coffee» und «Mr. Redbull» von CMI programmierten sich schnell in die Herzen der Zivilstandsamtmitarbeitenden.

Nach einem Jahr an Workshops, Entwicklung, Testphasen und wöchentlichem Austausch stand die Fachlösung CMI Zivilstand bereit. Kurz vor der Schulung und dem GoLive sorgten kleine Updates auf Seite KEP nochmals für das obligate Nervenflattern. Diese wichtigen Kleinigkeiten wurden aber, dank der Unterstützung von allen Seiten, baldmöglichst gelöst und die Schulung von 20 Mitarbeitenden ging am weit im Voraus geplanten Datum problemlos über die Bühne.

CMI – «das blaue Wunder» geht live und sagt danke

Fabio Palummo Zivilstandsamt Winterthur

Bild: Fabio Palummo Leiter Zivilstandsamt Winterthur

Darauf war es so weit: Zitat «CMI, das blaue Wunder» ging live und der Vorsatz «Weg von Post-its, hin zur digitalen Geschäftsabwicklung» wurde real. Dabei ging das Zivilstandsamt Winterthur schrittweise vor, startete mit ersten Prozessen und nahm in geeigneten Abständen stetig mehr dazu. Heute läuft das komplette System stabil und die Anwendenden und CMI sind glücklich.

“Mit der Einführung von CMI Zivilstand haben unsere Post-it-Zetteli ihr ‘blaues Wunder’ erlebt.”
Fabio Palummo, Leiter Zivilstandsamt

In einem monatlichen Kontingent setzt CMI für Winterthur nun Nachbesserungen/Erweiterungen um, optimiert das System oder baut dieses aus, um dem Zivilstandsamt Winterthur noch mehr Service zu bieten.

Das grosse Vertrauen und das äusserst engagierte Projektteam aus Winterthur trugen wesentlich zum erfolgreichen Projektabschluss bei. CMI sagt «Danke»!

Wie fest regieren Post-its Ihren Arbeitsalltag? Hinterlassen Sie Ihren Kommentar. Danke.

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