ALLE SITZUNGEN UND GREMIEN FEST IM GRIFF – VON DER TRAKTANDIERUNG BIS ZUR PROTOKOLLANFERTIGUNG

Kann mehr als nur Protokolle: Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen

Protokoll

CMI Protokoll bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und –nachbearbeitung. Traktandelisten, Protokolle sowie Beschlüsse erstellen Sie rasch und unkompliziert. Innerhalb der Gremien bewirtschaften Sie nebst Traktanden, Sitzungen, Sitzungsausfertigungen, Behördenmitglieder auch die Sitzungsgeldabrechnungen. Die erfassten Informationen publizieren Sie simpel in ein RIS (Ratsinformationssystem im Internet) oder zur Sitzungsvorbereitung in ein Extranet. Sitzungsinformationen sind in einem Geschäft immer ersichtlich. Die Gremienmitglieder werden direkt aus der Sitzung heraus, mit den für die Vorbereitung notwendigen Dokumenten beliefert. Die Unterlagen stehen offline bereit. So bearbeiten Sie die Sitzungen jederzeit ausserhalb des CMIs (AXIOMA). Die Dokumente, die offline sind, sind vorübergehend für andere Gremienmitglieder gesperrt. Mit CMI Protokoll führen Sie sämtliche Gremien zentral und einheitlich.

IHR MEHRWERT

  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung
  • Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
  • Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
  • Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
  • Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
  • Automatisiertes Erstellen von Serienbriefen, Protokollauszügen usw.
  • Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnis nach Registraturplan oder Stichworten
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Städte und Gemeinden
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Kantonale Parlamente
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Kunden ergänzen CMI Protokoll mit CMI Sitzungen
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Jahre Erfahrung im Prozess der Exekutiven und Legislativen

FAQ

Ein Sachbearbeiter sendet mittels Aktivität ein Geschäft inkl. Antrag an den zuständigen Sachbearbeiter des entsprechenden Gremiums. Die Gremiumsverantwortliche Person zieht dann mittels Drag&Drop die Aktivität auf die Sitzung. Es werden daraufhin automatisch einzelne Traktanden erstellt und die passenden Anträge als Unterlagen beigefügt.

Da der Antrag im Kontext des Dossiers erstellt wurde, kann sich der verantwortliche Sachbearbeiter jederzeit über die Traktandierungslasche auf dem Dossier über den aktuellen Stand informieren.

Auf Basis der Traktandeninformationen und der vorbereiteten Anträge, werden auf Knopfdruck automatisch die Sitzungsdokumente wie z.B. Traktandenliste oder Protokoll erstellt.

Ein Geschäft kann beispielsweise zuerst in der Baukommission und anschliessend im Stadtrat behandelt werden. Über die Traktandierungslasche auf dem Dossier ist jederzeit der politische Verlauf dieses Geschäftes ersichtlich. Zudem werden dem Sachbearbeiter, die dem Entscheid zugrundeliegenden Dokumente (Beschluss und Unterlagen) des jeweiligen Traktandums, angezeigt.

Ja, diese können auf Knopfdruck jederzeit generiert werden.

Am Jahresende oder am Ende der Legislatur kann ein Inhaltsverzeichnis nach Registraturplan und Beschlussnummer und –datum erstellt und ausgedruckt werden. Das Resultat kann anschliessend mit dem Protokoll zusammen gebunden werden.

Im CMI kann man hinterlegen, dass sobald eine Sitzung abgeschlossen wird, es automatisch ein Geschäft mit allen Unterlagen, Traktandenliste, Protokoll etc. anlegt. Dieses Geschäft wird dann mit dem Modul Lifecycle mittels Passivierung und Ablieferung dann auch ins Archiv übermittelt. So ist gewährleistet, dass alle Informationen einer Sitzung automatisch ans Archiv abgeliefert wird.

Geschäfte zu traktandieren ist auf mehrere Arten möglich. Bin ich selber Sachbearbeiter eines Gremiums, so traktandiere ich direkt ab Geschäft. Bin ich ein Fachperson in einer Abteilung, so sende ich meine Traktandeneingabe mit den dazugehörigen Unterlagen (Beschluss/Antrag usw.) per Aktivität an die zuständige Person des jeweiligen Gremiums.

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FACHPROZESS

Start
ERSTELLUNG ANTRAG
Der Sachbearbeiter erstellt den Antrag auf dem Geschäft.
VERSAND ANTRAG
Versand des Antrags inkl. Beilagen an die Präsidialabteilung mittels Aktivität „Zur Traktandierung“
GESCHÄFT TRAKTANDIEREN
Aktivitäten werden durch die Präsidialabteilung auf die Sitzung via Drag’n’Drop traktandiert.
SITZUNG VORBEREITEN
Vorbereitung Traktanden, Sortierung, Erstellung Traktandenliste usw. auf der Sitzung.
SITZUNG FÜR GREMIUMSMITGLIEDER VERÖFFENTLICHEN
Die Sitzung wird für die mobile Sitzungsvorbereitung (Aktenauflage) den berechtigen Gremiumsgliedern zur Verfügung gestellt.
NACHBEARBEITUNG
Die Sitzung wird nachbearbeitet und danach das Protokoll und die Protokollauszüge erstellt. Über die Ausfertigung können die Beschlüsse automatisch als Serienbriefe an die entsprechenden Empfänger adressiert werden.
Pfeil
In der Sitzungsnachbereitung kann neben dem Beschluss auch eine Ausfertigung (inkl. Begleitbrief und Beilagen) erstellt werden. Hierbei handelt es sich um Dokumente, welche ausgedruckt und an die Empfänger des Antrages / Beschlusses versendet werden.
Mit CMI Protokoll werden sämtliche Gremien zentral und einheitlich geführt. Wie die Beschlüsse nummeriert, Traktandenlisten strukturiert und die Protokolle ausgefertigt werden, kann individuell bestimmt werden.
Bei einem Gremium kann es sich zum Beispiel um die Exekutive, Legislative, eine Behörde, Kommission, Partei, Fraktion oder einen Verwaltungsrat handeln.
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