Durchführung

Wenn die technischen und inhaltlichen Voraussetzungen für die Bista-Abfrage (siehe Modul 'BISTA - Lernende') erfüllt sind, können die Daten über das Modul 'Lernende' geprüft und gesendet / exportiert werden. Folgen Sie dazu untenstehender Anleitung:

1. Daten prüfen

Daten prüfen
  1. Den Arbeitsbereich 'Statistik' auswählen
  2. Das Modul 'Lernende' öffnen
  3. Ins Register 'Daten für Bista' wechseln: In der linken Tabelle sehen Sie nun alle vorhandenen Klassen für die Statistik. In der rechten Tabelle erscheinen die zugehörigen Schüler.
  4. Auf den Bildbefehl 'Daten prüfen' klicken (siehe Abbildung 'Daten prüfen')
    1. Falls Fehlermeldungen oder Warnungen angezeigt werden, diese gemäss Kapitel 2 und 3 korrigieren
      Hinweis: Wenn bei einem Schüler eine Warnung angezeigt wird, die Daten aber korrekt sind, können Sie diese Warnung ignorieren
    2. Nach erfolgten Korrekturen erneut auf 'Daten prüfen' klicken

Sobald Sie die Meldung 'Überprüfung erfolgreich' erhalten, sind die Daten bereit, um gemäss Kapitel 4 an die Bildungsstatistik gesendet zu werden.

TIPP TIPP: Sie können statt allen Klassen auch einzelne Klassen überprüfen, indem Sie in der Checkbox neben der Klassenbezeichnung den Haken für die jeweilige(n) Klasse(n) aktivieren. Das Prüfen der Daten kann beliebig oft wiederholt werden, bevor die Daten gesendet werden.

2. Fehlermeldungen anzeigen und korrigieren

Fehler nach der Überprüfung

Fehlermeldungen implizieren Unstimmigkeiten in den Schülerdaten des jeweiligen Schülers oder in den Daten der jeweiligen Klasse. Diese Fehler müssen korrigiert werden, um Daten an die Bildungsstatistik senden zu können. Wenn Ihnen Fehler angezeigt werden, können Sie diese folgendermassen beheben:

  1. Auf den rot gefärbten 'Fehler' des Schülers in der Spalte 'Prüfungsstatus' klicken
  2. Nun erscheint unten ein Informationsfenster, welches Ihnen die Details des Fehlers zeigt (siehe Abbildung 'Fehler nach der Überprüfung')
    Hinweis: Das Informationsfenster zeigt immer nur die Warnung oder Fehlermeldung an, welche Sie gerade angeklickt haben
  3. Den rot gefärbten Fehler des Schülers in der Spalte 'Prüfungsstatus' doppelklicken
  4. Das entsprechende Feld direkt im erschienenen Fenster 'Schülerdaten ändern' korrigieren
  5. Gegebenenfalls weitere Fehler korrigieren
  6. Nachdem Sie alle Fehler korrigiert haben, können Sie mit Kapitel 4 (Daten senden) fortfahren
    Hinweis: Falls noch Warnungen angezeigt werden, fahren Sie bei Kapitel 3 fort

Hinweis HINWEIS 1: Falls Fehler in den Grundeinstellungen wie beispielsweise falsch eingetragene Schulorte vorhanden sind, erscheint die Fehlermeldung nur bei den Klassen. Klicken Sie dazu in die Spalte 'Prüfungsstatus' bei den Klassen. Danach sehen Sie im Informationsfenster die entsprechende Fehlermeldung.

Hinweis HINWEIS 2: Da das Programm nicht wissen kann, welche Schüler sonderpädagogische Massnahmen belegen, erscheint keine Fehlermeldung, wenn solche Massnahmen versehentlich nicht erfasst wurden. Das korrekte Eintragen der sonderpädagogischen Massnahmen vor der Durchführung der Bista-Abfrage obliegt somit Ihrer eigenen Verantwortung.

TIPP TIPP: Auf dieser Anleitungsseite finden Sie eine Zusammenstellung der häufigsten Fehlermeldungen und Warnungen sowie entsprechende Anleitungen, wie Sie diese bereinigen können.

3. Warnungen anzeigen, akzeptieren oder korrigieren

Warnung nach der Überprüfung

Die Pflichtfelder werden auf Plausibilität geprüft. Beispielsweise wird das Geburtsdatum mit der Schulstufe der entsprechenden Klasse verglichen. Weicht es zu stark vom Durchschnittswert ab, wird in der Schülertabelle in der Spalte 'Prüfungsstatus' in roter Schrift einer 'Warnung' ausgegeben.

Wenn Sie Warnungen erhalten, können Sie folgendermassen vorgehen, um sie zu akzeptieren oder zu beseitigen:

  1. Klicken Sie einmal auf die rot gefärbte 'Warnung' des Schülers in der Spalte 'Prüfungsstatus'
  2. Nun erscheint unten ein Informationsfenster, welches Ihnen die Details der Warnung zeigt (siehe Abbildung 'Warnungen nach der Überprüfung')
    Hinweis: Das Informationsfenster zeigt immer nur die Warnung oder Fehlermeldung an, welche Sie gerade angeklickt haben
  3. Falls diese Angabe korrekt ist, die Warnung ignorieren
  4. Falls diese Angabe korrigiert werden muss, die rot gefärbte 'Warnung' des Schülers in der Spalte 'Prüfungsstatus' doppelklicken
  5. Die Angabe im erschienenen Dialogfenster 'Schülerdaten ändern' korrigieren
  6. Nachdem Sie alle Warnungen korrigiert oder akzeptiert haben, können Sie bei Kapitel 4 (Daten senden) fortfahren

Hinweis HINWEIS: Falls Warnungen in den Grundeinstellungen wie beispielsweise zu kleine Schülerzahlen in einer Klasse vorhanden sind, erscheint die Warnung nur bei den Klassen. Klicken Sie dazu in die Spalte 'Prüfungsstatus' bei den Klassen. Danach sehen Sie im Informationsfenster die entsprechende Warnung und können bei Bedarf eine Anpassung vornehmen.

TIPP TIPP: Auf dieser Anleitungsseite finden Sie eine Zusammenstellung der häufigsten Fehlermeldungen und Warnungen sowie entsprechende Anleitungen, wie Sie diese bereinigen können.

4. Daten senden / exportieren

Daten senden (Aargau) / Daten exportieren (Solothurn)

Das Senden der Daten läuft je nach Kanton unterschiedlich ab. Unten finden Sie die spezifische Anleitung Ihres Kantons, welche beschreibt, wie Sie die Daten senden und die Bista-Erhebung somit abschliessen können.

Kanton Aargau
  1. Den Befehl 'Daten senden' ausführen (siehe Abbildung)
  2. Auf 'Weiter' klicken
  3. Im folgenden Dialogfenster allfällige Warnungen bestätigen
  4. Die Zusammenfassung überprüfen
  5. Auf 'Senden' klicken, um die Daten definitiv ans Amt für Statistik zu senden
  6. Den als PDF erschienenen Sendebericht an einem beliebigen Ort ablegen
  7. Den Dialog mit 'Abschliessen' beenden

Hinweis HINWEIS: Im Register 'Informationen' kann nun eingesehen werden, wann die Lieferung der Daten ans Amt für Statistik stattgefunden hat. Wenn die Daten bereits an Bista gesendet wurden und Sie nachträglich noch Änderungen vorgenommen haben, können Sie diese erneut an Bista senden. Dazu darf der Stichtag jedoch noch nicht abgelaufen sein.

Kantone Bern, Graubünden, Luzern, Solothurn und Zürich
  1. Den Befehl 'Daten exportieren' ausführen (siehe Abbildung)
  2. Auf 'Weiter' klicken
  3. Im folgenden Dialogfenster allfällige Warnungen bestätigen
  4. Die Zusammenfassung überprüfen
  5. Auf 'Exportieren' klicken, um das Exportfile zu erstellen, welches anschliessend auf das Statistikportal hochgeladen werden muss
  6. Den Dialog mit 'Abschliessen' beenden
  7. Sich auf der Seite für den Datenupload mit den persönlichen Benutzerdaten einloggen und das zuvor erstellte File auf das Statistikportal hochladen (Kanton Luzern: Daten an beide Stellen (LUSTAT & DVS) zustellen)

5. Lernende mit einem Austrittsdatum vor dem Stichtag

Vereinzelt kann es vorkommen, dass Lernende die Schule verlassen haben und zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückkehren.

6. Daten verspätet liefern oder Lieferungen ab Oktober

Unter Umständen muss eine Schule aus diversen Gründen zu einem späteren Zeitpunkt, nach dem Abgabetermin, eine erneute Lieferung der Statistikdaten durchführen.
Dabei ist Folgendes zu beachten:

  • Haben seit dem Stichtag Lernende die Schule verlassen, sollten diese, wie in LehrerOffice vorgesehen, in der Klasse ausgeblendet werden.
  • Solche ausgeblendete Lernende werden in LehrerOffice kursiv dargestellt. Sie werden in der Statistik nicht geliefert und würden entsprechend nicht gezählt.
  • Für eine erneute Datenlieferung müssen die entsprechenden Lernenden wieder eingeblendet werden.
  • Bitte die Korrektheit der Anzahl Lernenden im Sendebericht vor dem Senden prüfen. (siehe Beispiel im Printscreen)

So müssen nun LehrerOffice-Verantwortliche vorgehen?

  1. Ins Modul 'Schülerdaten' wechseln
  2. Das Häklein 'Ausgeblendete Schüler/innen (Austritte) auch auflisten' setzen
  3. Ausgetretene Lernende werden kursiv aufgeführt
  4. Oben den Befehl 'Aktivieren' wählen
  5. Im Abschnitt 'Bista' ins Modul 'Lernende' wechseln und die Bildungsstatistik erneut durchführen

WICHTIG: Nicht vergessen, die Lernenden nach der Datenlieferung wieder auszublenden

Weiterführende Themen

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