Untenstehend finden Sie eine Zusammenstellung der häufigsten Fehlermeldungen und Warnungen bei der Datenprüfung für die Bildungsstatistik, und entsprechende Anleitungen, wie Sie diese bereinigen können.

WICHTIG: Falls Sie eine automatische Schnittstelle zu einer Schulverwaltungslösung einsetzen, müssten die entsprechenden Anpassungen bei den Schülerdaten in der Schulverwaltung vorgenommen werden, damit die Änderungen dauerhaft erhalten bleiben. Ansonsten werden die Anpassungen in LehrerOffice wieder über den automatischen Abgleich mit den gelieferten Informationen aus der Schulverwaltung überschrieben.

Das System gleicht bei der Datenprüfung gewisse Datenfelder im Hintergrund mit Listen ab, bei anderen wiederum nimmt es anhand definierter Parameter eine Plausibilisierung vor. Bei Unstimmigkeiten wird je nach Situation eine Warnung oder eine Fehlermeldung ausgegeben:

Warnung: Eine Warnung zeigt an, dass ein oder mehrere Einträge vom erwarteten Wert oder Bereich abweichen. Sie macht darauf aufmerksam, welche Eingaben explizit geprüft werden müssen. Erweist sich eine solche Eingabe nach der Überprüfung als korrekt, kann selbige ignoriert werden.

Fehlermeldung: Eine Fehlermeldung zeigt an, dass ein oder mehrere Einträge derart vom erwarteten Wert oder Bereich abweichen, dass sie so nicht korrekt sein können. Sie macht darauf aufmerksam, dass Eingaben zwingend korrigiert werden müssen. Solange Fehlermeldungen ausgegeben werden, können die Daten für die Bildungsstatistik nicht gesendet werden.

- Warnung: Die Sprache 'Französisch' wurde im Feld 'Muttersprache' nicht gefunden. Bitte prüfen Sie die korrekte Schreibweise und unterteilen Sie allenfalls zwei Sprachangaben auf 'Muttersprache' und 'Umgangssprache'.

Die Muttersprache/Erstsprache muss zwingend korrekt hinterlegt sein. Sie kann wie folgt angepasst werden:

1. Betreffende:n Schüler:in doppelklicken (direkt im Modul ‘Lernende’ oder alternativ im Modul ‘Schülerdaten’)
2. Im neu geöffneten Fenster ins Register ‘Daten’ wechseln
3. Neben dem Feld ‘Muttersprache’ (bzw. ‘Umgangssprache’) auf das Lupensymbol klicken
4. Die Bezeichnung der gewünschten Sprache ins Feld ‘Suchbegriff’ eintragen
5. Anhand der Eingabe werden nun die Vorschläge gefiltert. Die betreffende Sprache schliesslich auswählen und mit ‘OK’ bestätigen

TIPP: Wenn beim Feld 'Muttersprache' zwei Sprachen eingetragen sind, werden beide Eingaben zugelassen, sofern diese durch einen Slash (/) getrennt sind. Falls zwei Sprachen eingetragen sind und eine davon „Deutsch“ ist, wird „Deutsch“ als Umgangssprache und die andere als Muttersprache für die Bildungsstatistik geliefert.

- Warnung: Die Angabe von DaZ und Muttersprache 'Deutsch' ist nicht plausibel. Bitte bereinigen Sie diese Angaben des Schülers.

Diese Meldung erscheint dann, wenn Lernende 'Deutsch' als Muttersprache und gleichzeitig 'Deutsch als Zweitsprache' als sonderpädagogische Massnahme eingetragen hat, was nicht zulässig ist.

Lösungswege:

• a) Falls der Eintrag 'DaZ' bei einem Lernenden nicht korrekt ist, dann wie folgt den Eintrag 'DaZ' entfernen:

1. Im Modul 'Lernende' auf der linken Seite die Klasse auswählen
2. Auf der rechten Seite betreffende:n Schüler:in direkt die Spalte 'DaZ' doppelklicken
3. Die Checkbox 'Deutsch als Zweitsprache' deaktivieren

oder

• b) Falls fälschlicherweise 'Deutsch' als Muttersprache eingetragen ist, dann gemäss der oben aufgeführten Anleitung die Muttersprache anpassen.

- Warnung: Die Nationalität 'Jugoslawien' konnte nicht gefunden werden. Bitte prüfen Sie die korrekte Schreibweise und ob es sich um einen aktuell anerkannten Staat handelt. Die Nationalität sollte ausgeschrieben werden oder dem offiziellen Ländercode nach ISO 3166-1 entsprechen.

Die Nationalität kann wie folgt hinterlegt werden:

1. Betreffende:n Schüler:in doppelklicken (direkt im Modul ‘Lernende’ oder alternativ im Modul ‘Schülerdaten’)
2. Im neu geöffneten Fenster ins Register ‘Daten’ wechseln
3. Neben dem Feld ‘Nationalität' auf das Lupensymbol klicken
4. Die Bezeichnung der gewünschten Nationalität ins Feld ‘Suchbegriff’ eintragen
5. Anhand der Eingabe werden nun die Vorschläge gefiltert. Die betreffende Nationalität schliesslich auswählen und mit ‘OK’ bestätigen

TIPP: Wenn beim Feld 'Nationalität' zwei Nationen eingetragen sind, werden beide Eingaben zugelassen, sofern diese durch einen Slash (/) oder durch ein Komma (,) getrennt sind. Falls eine dieser Nationalitäten „Schweiz“ ist, wird „Schweiz“ für die Statistik verwendet, ansonsten die erste angegebene.

- Warnung: Die Altersprüfung war nicht erfolgreich. Bitte überprüfen Sie das Geburtsdatum und das Pensum/Klassenjahr des Lernenden sowie die Schulart der Klasse. Falls alle Daten korrekt sind, können Sie diese Warnung ignorieren.

oder

- Fehler: Es ist kein gültiges Geburtsdatum angegeben.

Das Geburtsdatum von Lernenden weicht vom erwarteten Wert für die zugeteilte Klasse ab. Der Wert soll überprüft werden.

1. Betreffende:n Schüler:in doppelklicken (direkt im Modul ‘Lernende’ oder alternativ im Modul ‘Schülerdaten’)
2. Im neu geöffneten Fenster ins Register ‘Daten’ wechseln
3. Im Feld 'Geburtsdatum' das Geburtsdatum prüfen oder dieses eintragen/korrigieren

Ist das Geburtsdatum korrekt, gilt es noch das Pensum/Klassenjahr bei den betreffenden Lernenden zu prüfen:

1. Im Modul 'Lernende' das Register 'Daten für Bista' wählen
2. Im Menü 'Ansicht' (beim Mac 'Darstellung') den Punkt 'Alle Spalten' wählen
3. Die Spalte 'Pensum' bei den Lernenden auf der rechten Seite prüfen
4. ggfs. über einen Doppelklick auf die Spalte 'Pensum' bei den Lernenden die gewünschte Anpassung vornehmen

HINTERGRUND: Das Pensum/Klassenjahr kann dann bei Lernenden angepasst werden, wenn seine Klassenangabe von der verwendeten Klassenvorlage abweicht. Falls die Grundeinstellung der Klasse falsch ist, finden Sie unter diesem Link eine Anleitung, wie Sie eine andere Vorlage für die Klasse verwenden können.

Der Ort 'Beispielikon (AG)' wurde nicht gefunden. Bitte prüfen Sie die korrekte Schreibweise und stellen Sie sicher, dass bei ausserkantonalen Orten der Kantonskürzel hinterlegt ist.

• Der verwendete Ortsname für den Wohnort der Lernenden stimmt mit keinem Ort des entsprechenden Kantons überein. Korrigieren Sie gegebenenfalls den Wohnort der Lernenden oder die Kantonsangabe.
• Infolge Gemeindefusionen stimmt die hinterlegte Politische Gemeinde nicht. → Anleitung Politische Gemeinde hinterlegen

Das Feld 'Nationalität / Geburtsdatum / Muttersprache / …' darf nicht leer sein.

Bei entsprechenden Lernenden wurde eines der Pflichtfelder nicht ausgefüllt. Überprüfen Sie diese anhand der Fehlermeldung und korrigieren Sie sie über einen Doppelklick auf betreffende Lernende.

Zurzeit können nur Daten für das Schuljahr 'Jahreszahl' gesendet werden. Bitte berücksichtigen Sie ebenfalls den im Register 'Informationen' angegebenen Stichtag.

Es können nur Daten des aktuellen Schuljahres für die Statistikerhebung gesendet werden. Prüfen Sie, ob Sie für die Statistik das korrekte Schuljahr und Semester ausgewählt haben.

Der Wert '…' konnte im Feld 'Nationalität / Ort / …' nicht gefunden werden.

Die Werte, welche in den Pflichtfeldern der Lernenden eingetragen sind, werden anhand der Vorgaben für die Bildungsstatistik abgeglichen. Wird keine Übereinstimmung gefunden, weil bspw. ein Ort oder eine Nationalität unbekannt ist, erscheint diese Warnung. Prüfen Sie die entsprechenden Angaben mittels Doppelklick auf die rot markierte 'Warnung' in der Schülerliste. Möglicherweise wurde der Wert in den Schülerdaten der Lernenden falsch deklariert.

Für den Ort 'Ort' wurden mehrere mögliche politische Gemeinden gefunden: Bitte tragen Sie die korrekte politische Gemeinde unter dem Register 'Adresse' ein.

Anleitung zum Eintragen der politischen Gemeinde: Politische Gemeinde hinterlegen

Bei Lernenden mit dem Status 'Ungeprüft' ist es oftmals so, dass ein Eintrittsdatum nach dem Stichdatum oder aber ein Austrittsdatum vor dem Stichdatum für der Bildungsstatistik eingetragen ist. Prüfen Sie dies über einen Doppelklick auf betreffende Lernende im Register 'Schule'. Sind betreffende Lernende zum definierten Stichtag tatsächlich noch nicht oder nicht mehr an der Schule, gibt es keinen Handlungsbedarf. In diesem Fall ist es korrekt, dass Lernende nicht geprüft (und somit auch nicht für die Bildungsstatistik geliefert) werden.

- Warnung: Die Abteilung %abt%11_REAL_3_A_% mit 8 Lernenden scheint zu klein. Bitte überprüfen Sie die Schulart, das Schulhaus und die Klassenlehrperson. Falls die Abteilung korrekt ist, können Sie diese Warnung ignorieren.

Prüfen Sie, ob es sich allenfalls um eine mehrklassige Abteilung handelt, die noch nicht als ein und dieselbe Abteilung erkannt wird. Kontrollieren Sie hierzu zunächst die Angabe der Klassenlehrperson 1, da bei verschiedenen Klassenlehrpersonen zwei Abteilungen mit entsprechend kleiner Abteilungsgrösse generiert werden.

TIPP: Klassen, die vom System als die gleiche Abteilung erkannt werden, haben in der Spalte 'Abt.' die gleiche Nummer eingetragen.

Falls es sich um eine mehrklassige Abteilung handelt, gibt es folgende Varianten, diese in LehrerOffice als ein und dieselbe Abteilung zu führen:

Hierbei müssen folgende Bedingungen erfüllt sein, damit mehrere Klassen als ein und dieselbe Abteilung für die BISTA-Erhebung erkannt und geliefert werden:

• Die gleiche Klassenlehrperson 1 muss eingetragen sein.
• Das gleiche Schulhaus muss eingetragen sein.

Prüfen Sie also im Modul 'Lernende' im Register 'Daten für Bista', ob in den Spalten 'Klassenlehrperson' sowie 'Schulhaus' die Eingaben in den betreffenden Klassen identisch sind, und passen Sie diese allenfalls über einen Doppelklick auf die betreffende Spalte an.

TIPP: Für die Arbeit im Schulalltag empfiehlt es sich bei dieser Variante für eine mehrklassige Abteilung zusätzlich eine dynamische Gruppe zu erstellen, die die betreffenden Klassen zusammenfasst.
In der Regel ist diese Variante das empfohlene Vorgehen, um mehrklassige Abteilungen zu führen. Der Grund ist, dass so das Klassenjahr und der Fächerkatalog immer automatisch von der zugeteilten Klassenvorlage übernommen werden kann.

Da bei dieser Variante Lernende aus verschiedenen Klassenjahren zugeteilt sind, kann die Klassenangabe nicht bei allen Lernenden von der zugeteilten Klassenvorlage übernommen werden. Deshalb ist es notwendig, dass bei einzelnen Lernenden das Pensum/Klassenjahr individuell angepasst wird:

1. Im Modul 'Lernende' das Register 'Daten für Bista' wählen
2. Im Menü 'Ansicht' (beim Mac 'Darstellung') den Punkt 'Alle Spalten' wählen
3. Die Spalte 'Pensum' bei den Lernenden auf der rechten Seite prüfen
4. ggfs. über einen Doppelklick auf die Spalte 'Pensum' bei den Lernenden die gewünschte Anpassung vornehmen

HINTERGRUND: Das Pensum/Klassenjahr kann bei Lernenden angepasst werden, wenn seine Klassenangabe von der verwendeten Klassenvorlage abweicht. Falls die Grundeinstellung der Klasse falsch ist, finden Sie unter diesem Link eine Anleitung, wie Sie eine andere Vorlage für die Klasse verwenden können.

Bei folgenden Warnungen muss ebenfalls das Pensum/Klassenjahr gemäss der oben aufgeführten Anleitung geprüft werden:

Warnung: Einige Lernende sind zu jung/zu alt

- Warnung: Einige Lernende in der Abteilung %abt%1PRIMARKLASSE1B% sind zu jung/alt. Sollte diese Abteilung eventuell mehrklassig sein? Bitte Pensum/Klassenjahr der Klasse resp. einzelnen Lernenden überprüfen.

Diese Meldung erscheint, wenn bei mehreren Lernenden einer Abteilung das Alter nicht dem erwarteten Wert für die zugeteilte Klasse entspricht. Prüfen Sie das Pensum/Klassenjahr der Lernenden gemäss der oben aufgeführten Anleitung .

Warnung: Nur wenige Lernende mit abweichendem Pensum/Klassenjahr

- Warnung: Ist es richtig, dass nur wenige Lernende in der Abteilung $abt$ ein anderes Pensum/Klassenjahr haben? Bitte Pensum/Klassenjahr der einzelnen Lernenden überprüfen.

Diese Meldung erscheint, wenn bei wenigen Lernenden einer Abteilung das Pensum/Klassenjahr von der zugeteilten Klasse abweicht. Prüfen Sie das Pensum/Klassenjahr der Lernenden gemäss der oben aufgeführten Anleitung.

Warnung: Alle Lernenden mit dem gleichen Pensum/Klassenjahr

- Warnung: Ist es richtig, dass alle Lernenden in der Abteilung $abt$ dasselbe Pensum/Klassenjahr haben? Bitte Pensum/Klassenjahr der Klasse resp. einzelnen Lernenden überprüfen.

Diese Meldung erscheint, wenn bei einer grossen Abteilung sämtliche Lernenden das gleiche Pensum/Klassenjahr eingetragen haben. Prüfen Sie das Pensum/Klassenjahr der Lernenden gemäss der oben aufgeführten Anleitung.

Der Ort 'Beispielikon (AG)' wurde nicht gefunden.

Der verwendete Ortsname entspricht keiner uns bekannten politischen Gemeinde. Korrigieren Sie gegebenenfalls den Schulort der Datenbank, der Schuleinheit oder des Schulhauses. Der Schulort wird erst in den Schulhaus-Einstellungen, danach in den Schuleinheiten-Einstellungen und am Schluss in den Datenbank/Datei Einstellungen gesucht. Prüfen Sie allenfalls alle drei auf Fehleinträge.
Hinweis: Da der Schulort nicht gefunden wurde, erscheint nachfolgend eine zusätzliche Fehlermeldung, dass das Schulhaus ebenfalls nicht gefunden wurde. Falls der Schulhausname korrekt eingetragen ist, verschwindet die Fehlermeldung, sobald Sie den Schulort korrigiert haben.

Das Schulhaus 'Schulhausname' wurde nicht gefunden. Bitte erstellen Sie das Schulhaus im Modul 'Schulhäuser' und weisen es der Klasse zu. Falls es im Modul 'Schulhäuser' angezeigt wird, aktivieren Sie die Option 'Daten erneut senden' im Register 'Weiteres'.

Entweder wurde das entsprechende Schulhaus der Klasse nicht korrekt zugewiesen, oder es existiert im Modul 'Schulhäuser' noch nicht. Bitte folgen Sie der Anleitung unter diesem Link, um das Problem zu beheben: Klassen einem Schulhaus zuteilen (Überprüfen)

Die Schulstufen dieser Klasse stimmen nicht mit dem Schulhaus 'Schulhausname' überein. Bitte passen Sie die Schulformen im Modul 'Schulhaus' an.

Um die Schulformen eines Schulhauses anzupassen, wechseln Sie ins Modul 'Schulhäuser'. Über einen Doppelklick auf das entsprechende Schulhaus gelangen Sie zu einem Dialogfenster, wo Sie im Register 'Grunddaten' die Schulstufen anpassen können.

Einige Lernende in der Abteilung 'XY' sind zu alt/zu jung. Sollte diese Abteilung eventuell mehrklassig sein? Bitte Pensum/Klassenjahr der Klasse resp. einzelnen Lernenden überprüfen. Falls alle Daten korrekt sind, können Sie diese Warnung ignorieren.

Bitte führen Sie bei mehrklassigen Abteilungen pro Jahrgang eine separate Klasse im Modul 'Klassen'. Wenn bei mehreren Klassen dieselbe Klassenlehrperson 1 sowie dasselbe Schulhaus hinterlegt sind, erkennt das Programm diese Klassen automatisch als eine Abteilung.

Für den Ort 'Ort' wurden mehrere mögliche politische Gemeinden gefunden: Bitte tragen Sie die korrekte politische Gemeinde unter dem Register 'Adresse' ein.

Anleitung zum Eintragen der politischen Gemeinde: Politische Gemeinde hinterlegen

• Detaillierte Anleitung zur Datenprüfung und -sendung für die Bildungsstatistik
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