In diesem Abschnitt wird erklärt, weshalb neben den Adressen der Lehrpersonen im gleichnamigen Modul auch für jede Person, die Zugriff auf die Datenbank haben soll, ein Benutzer angelegt werden muss.

Über das Dialogfenster lässt sich eine bestehende Adresse auswählen oder eine neue erfassen.

Man mag sich fragen, warum für eine Person auch noch ein Benutzer angelegt werden muss, wenn sie doch mit allen wichtigen Angaben schon im Modul 'Adressen' aufgeführt ist. Der Adresseintrag ist für die Datenbank nämlich zentral. Wenn einer Klasse eine Klassenlehrperson oder Fächern Fachlehrpersonen zugeteilt werden, erscheinen in Auswahllisten immer die Namen der Personen, die im Modul Adressen erfasst worden sind. Aber der Zugriff auf die Datenbank kann nicht mit diesen Informationen geregelt werden, weshalb eine weitere Definition im Modul 'Benutzer' nötig ist.

Jeder Benutzer (mit Ausnahme des Administrators) muss aus diesem Grund zwingend mit einer Adresse verbunden sein, weil der Zweck eines „Benutzers“ darin besteht, den Zugriff für eine „Adresse“ zu regeln. Bei der Erstellung eines neuen Benutzers fragt darum LehrerOffice, für welche Adresse er erstellt werden soll. Benutzer können Sie aber auch importieren und während dieses Vorgangs Adressen zuordnen lassen (mehr zum Import unter Benutzer importieren).

Die Trennung in Adressen und Benutzer bringt viele Vorteile. Während die nicht besonders aufwändige Benutzerverwaltung die Arbeit des Administrators bleibt, kann die zuweilen sehr aufwändige Adresszuordnung zu Klassen und Fächern delegiert werden. Zudem sparen Sie durch diese Trennung Lizenzen. Und die Fluktuation im Lehrerkollegium verursacht kein Chaos (siehe Benutzer löschen).

Damit ein ordentlicher Schulbetrieb aufrechterhalten und Datenschutzbestimmungen entsprochen werden kann, muss die Möglichkeit jeden Benutzers, auf der Datenbank jeden Bereich einzusehen und alle denkbaren Änderungen vorzunehmen, zwingend geregelt werden. Das geschieht durch Berechtigungen. Der Ausdruck „Berechtigungen“ lässt erkennen, wie das in LehrerOffice gehandhabt wird. Es ist nicht so, dass ein Benutzer eigentlich alles darf und nun eingeschränkt wird; im Gegenteil, ein Benutzer hat grundsätzlich keine Rechte auf der Datenbank, durch die Berechtigungen können ihm aber gewisse Bereiche erschlossen werden. Kurz gesagt: Berechtigungen erlauben, sie verbieten nicht.

Wenn man das verstanden hat, kann man einfach nachvollziehen, warum Berechtigungen kumulierbar sind und der Umgang mit Profilen wird intuitiv und leicht lernbar.

Die Anzahl möglicher Benutzerlogins wird durch die Anzahl Lizenzen] beschränkt.

LehrerOffice beschränkt die Anzahl Adressen nicht, die Sie eingeben oder importieren wollen. Deshalb können Sie (natürlich) alle Personen aufnehmen, die an Ihrer Schule eine Funktion ausfüllen, angefangen bei den Lehrpersonen über Schulleitung und Behörden bis hin zu Hauswart, Ärzten und Lehrbetrieben.

Die Anzahl Benutzer – also die Anzahl Personen, die auf die Datenbank Zugriff haben sollen – ist aber über Ihre Schulhauslizenz beschränkt. So viele Lizenzen darin enthalten sind, so viele Logins können Sie erstellen. Für den Datenbankadministrator und einen Gast brauchen Sie aber keine zusätzliche Lizenz. Alle Informationen zu den Lizenzen entnehmen Sie den Artikeln dort.