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Die Arbeitsdatei
Diese spezielle Lehrerdatei ist eine temporäre Hilfsdatei, die sozusagen die Reichweite Ihrer Schuldatenbank erweitert. Das Hauptarbeitsinstrument ist aber die Datenbank.
ACHTUNG: Diese Funktion steht ab Spätsommer 2015 nicht mehr zur Verfügung und wird aus LehrerOffice entfernt! Für das ortsunabhängige Arbeiten stehen andere Alternativen (wie das DB-Hosting) zu Verfügung.
Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei?
Im Modul 'Datenaustausch' wechseln Sie ins Register 'Synchronisation' und wählen den Befehl 'Neue Arbeitsdatei erstellen'. Der nun folgende Assistent schlägt Ihnen vor, die Arbeitsdatei in den üblichen Ordner für Lehrerdateien in Ihren 'Eigenen Dateien' abzulegen. Das macht dann Sinn, wenn Sie mit dem eigenen Notebook an der Datenbank arbeiten. Sonst können Sie über das Ordnersymbol den Speicherort ändern. Es ist empfohlen, dort Ihren USB-Memorystick anzugeben. Im nächsten Schritt müssen Sie ein Passwort für die Datei festlegen, das nicht mit Ihrem Passwort für die Datenbank identisch sein muss, aber darf. Je nach zu schreibender Datenmenge und anderen Faktoren kann die Erstellung dieser Datei mehrere Minuten dauern.
WICHTIG: Damit das Modul 'Datenaustausch' sichtbar ist, muss das Berechtigungsprofil 'Zusatz: Datenaustausch' durch den Administrator den Benutzern zugeteilt werden.
Welche Daten sind in meiner Arbeitsdatei?
Beim Erstellen der Arbeitsdatei wird Ihr Datenbankfenster kopiert, also alles, was für Sie sichtbar ist, wenn Sie sich in die Datenbank einloggen: die Adressen, die Klassen, die Schülerdaten mit den Journaleinträgen und Prüfungen. Die einzige Ausnahme sind Schuleinheiten. Wenn Sie an verschiedenen Schuleinheiten unterrichten, müssen Sie für jede Schuleinheit eine Arbeitsdatei erstellen, obwohl Sie in der Datenbank nur ein Login dafür haben. Wählen Sie dazu vor der Erstellung der Arbeitsdatei im Modul 'Datenaustausch' die entsprechende Schuleinheit und ergänzen Sie während der Erstellung den Namen der Arbeitsdatei um einen Hinweis zur Schuleinheit.
WICHTIG: Die Datenstruktur und die Berechtigungen in der Arbeitsdatei sind anders als die der Datenbank. Deshalb sehen Sie in der Arbeitsdatei mehr als in der Datenbank. So ist es Ihnen möglich, Lernkontrollen für Fächer zu erstellen, die Sie nicht selbst unterrichten. Diese Daten können Sie aber nicht in die Datenbank übernehmen, da Ihnen dort die Berechtigung dazu fehlt.
Welche Möglichkeiten bietet die Arbeitsdatei?
Die Arbeitsdatei bietet relative Unabhängigkeit von der Datenbank. Relativ deshalb, weil sie nur so lange aktuell und vollständig ist, bis andere Lehrer Ihrer Schüler Änderungen vornehmen.
Mit der Arbeitsdatei können Sie also auch zu Hause die Resultate einer Lernkontrolle erfassen und auswerten sowie Erziehungsberechtigten Auskünfte über den Stand der Dinge bezüglich ihres Zöglings geben.
Mit einer Arbeitsdatei ist es aber nicht möglich, mit LehrerOffice Mobile zu synchronisieren.
Welche Eigenschaften hat die Arbeitsdatei?
Die Arbeitsdatei hat ein einheitliches Benutzerprofil, das nicht dem der Datenbank entspricht. Sie dürfen damit mehr Daten sehen und verändern als auf der Datenbank. Aber in der Arbeitsdatei können Sie keine Grunddaten verändern, also Schülerdaten eines Schülers, Klassen- und Fächereinstellungen und Guppen.
TIPP: Um die Arbeitsdatei zu Hause mit dem Desktop-Programm bearbeiten zu können, installieren Sie es auf Ihrem eigenen Computer oder auf einen USB-Stick. Das ist in der Lizenz inbegriffen.