Damit eine Klasse aus der Schulverwaltung importiert werden kann, muss der richtige Klassenschlüssel in CMI LehrerOffice in der betreffenden Klasse eingetragen sein. Da in Scolaris und in CMI LehrerOffice die Programmlogik unterschiedlich ist, gibt es die Möglichkeit, einen solchen Klassenschlüssel zu verwenden, der sich aus verschiedenen Informationen zusammensetzt. Dieser ermöglicht es, für ein Klassengefäss semesterübergreifend immer den gleichen Schlüssel zu verwenden.

Dieser Klassenschlüssel setzt sich aus (maximal) 5 Teilen zusammen. Es handelt sich um die folgenden Felder:

[Schulhaus_ID]_[Schulart_Kürzel]_[Programmjahr]_[Untergruppe]_[Zusatz]

Der (Klassen-)Schlüssel in CMI LehrerOffice entspricht der ID im Scolaris. Beispiel eines solchen zusammengesetzten Klassenschlüssels: 998_PS_2_2_B (ist beispielsweise das Feld 'Untergruppe' in Scolaris leer, wäre dieser entsprechend 998_PS_2_B)

Dementsprechend müssen diese Felder (inkl. Gebäude) im Scolaris immer befüllt sein. Auf das Feld 'Zusatz' hingegen kann in den meisten Fällen verzichtet werden.

Merke: Sobald etwas an den Grunddaten der Klasse geändert wird, erkennt die Schnittstelle diese nicht mehr. So muss der Schlüssel in CMI LehrerOffice manuell angepasst werden.

Weitere Fragen? Spezifische Informationen zu Scolaris und der Service-Schnittstelle

CMI LehrerOffice ist fähig, über die automatische Schnittstelle zwei Schuljahre parallel abzugleichen.

Zeitpunkt für den Schuljahreswechsel

Da zwei Schuljahre parallel abgeglichen werden können, spielt der Zeitpunkt der Erstellung des künftigen Schuljahres in CMI LehrerOffice keine grosse Rolle. Grundsätzlich macht es Sinn, in CMI LehrerOffice das neue Semester zu eröffnen, sobald die Planklassen in Scolaris soweit bereit sind. Das kann auch bereits vor Abschluss des laufenden Schuljahres sein.

Beim automatischen Abgleich von zwei Schuljahren gilt in CMI LehrerOffice folgende Logik:

• Sobald das künftige Schuljahr erstellt ist, versucht die Schnittstelle, zusätzlich zum aktuellen auch das zukünftige Schuljahr abzugleichen. Hierfür müssen im betreffenden Halbjahr die beiden Checkboxen 'sichtbar' und 'bearbeitbar' aktiviert sein (unabhängig vom eingetragenen Datum). Am besten wartet man nach der Erstellung des Semesters den ersten Abgleich über Nacht ab und kontrolliert danach die entsprechenden Hinweismeldungen im Protokoll.

• Sobald das Datum 'Zeugnisabgabe' eines Semesters in der Vergangenheit liegt, oder das zukünftige Halbjahr als das aktuelle definiert ist, werden keine Daten mehr vom betreffenden Halbjahr importiert.

WICHTIG: Solange zwei Semester parallel importiert werden, sollten bestehende Klassenschlüssel in CMI LehrerOffice nicht abgeändert werden. Wenn beispielsweise eine Klasse im kommenden Schuljahr in einem anderen Schulhaus unterrichtet wird, wäre die Empfehlung, eine neue Klasse mit dem neuen Klassenschlüssel zu erstellen, anstatt den Klassenschlüssel in der bestehenden Klasse zu ändern.

Im Modul 'System' im Register 'Schnittstelle' ist das Dashboard zu finden, wo unter anderem Fehler- und Hinweismeldungen zum letzten Abgleich dokumentiert sind.

Wenn hier Fehler ausgegeben werden, dass gewisse Klassen nicht importiert werden konnten, kann folgende Grundsatzfrage weiterhelfen:

Hat sich auf das künftige Schuljahr etwas an der Klassenstruktur an der Schule geändert?

z.B.:

• Wird eine Klasse neu in einem anderen Schulhaus unterrichtet?
• Gibt es eine weitere Parallelklasse, die es bislang noch nicht an der Schule gegeben hat?
• usw. …

Lösungsansatz in CMI LehrerOffice
Falls es an der Schule entsprechende strukturelle Änderungen gibt, die Auswirkungen auf den zusammengesetzten Klassenschlüssel haben, können diese Klassengefässe in LehrerOffice neu erstellt und die Schlüssel eingetragen werden.

Lösungsansatz in Scolaris
Falls es keine strukturelle Änderungen gegeben hat, ist die grundsätzliche Empfehlung, die Eingaben in der Schulverwaltung zu prüfen und anzupassen, sodass die gleichen Klassenschlüssel resultieren, die bereits in CMI LehrerOffice vorhanden sind.

Klassen
Keine Vorlageklasse gefunden
Keine Schüler in der Klasse geliefert
Unterschiedliche Anzahl Schüler

Schüler
Schluessel wird geaendert
Schlüssel und Name wird geändert, Schüler wird umgeteilt
Konflikt durch identischen Schlüsselwert oder AHV-Nummer erkannt
Kontakt wurde ausgeblendet (bei getrennt lebenden Eltern)

Import Schulklasse - 1. Semester - 2021/22: Klasse PS_2B konnte nicht erstellt werden: Keine Vorlage-Klasse gefunden. 

Import Schulklasse -
1. Semester - 2021/22: Die Schulklasse 'PS_2B' konnte mit den dazugehörigen Lernenden nicht importiert werden. 
Die passende Klasse oder Vorlage mit nachfolgenden Grunddaten muss zuerst im Modul 'Klassen' von LehrerOffice definiert werden:

Klassenbezeichnung: PS 2B
Schulstufe: Primarschule
Klasse/Jahr: 2
Schulform: PS
Schulhaus: Brüggli (Schlüssel: 998)
Schlüssel: 998_PS_2_2_B

• Handelt es sich um eine neue Klasse? In diesem Fall im Modul 'Klassen' ein neues Klassengefäss erstellen und den betreffenden Schlüssel eintragen.

• Hat die Klasse in dieser Form bereits in vergangenen Schuljahren existiert? In diesem Fall in Scolaris die schlüsselrelevanten Eingaben (Schulhaus, Schulart, Programmjahr, Untergruppe, Zusatz) prüfen und diese analog zu vergangenen Schuljahren führen.

1. Semester - 2021/22>PS 2B: Es wurden keine Schüler/innen in dieser Klasse geliefert!
Klassenschlüssel: 998_PS_2_2_B

• Wird das Klassengefäss im aktuellen Semester benötigt? Falls ja, den entsprechenden Hinweis ausblenden, damit er künftig nicht mehr erscheint. Allenfalls auch anhand der schlüsselrelevanten Informationen in der Schulverwaltung prüfen, weshalb keine Schüler in diesem Klassengefäss geliefert werden.
• Falls nein, die Klasse in CMI LehrerOffice ausblenden (im Modul 'Klassen').

 Unterschiedliche Anzahl Schüler in der Klasse '998_PS_2_2_B' (XML: 17 - LehrerOffice: 16) 

• Gibt es weitere Fehlermeldungen, die darauf schliessen lassen, dass zwei Schüler mit der identischen AHV-Nummer geliefert werden? Falls ja, in Scolaris die AHV-Nummern bereinigen.
• Anhand der Klassenliste prüfen, welcher Schüler in CMI LehrerOffice in der betreffenden Klasse fehlt. Wurde er vom Abgleich ausgeschlossen?

1. Über die Suchfunktion im Modul 'Schülerdaten' nach dem Schüler suchen.
2. Mit einem Doppelklick auf den Schüler dessen Datensatz zum Bearbeiten öffnen
3. Im Register 'Daten' auf das blaue Pfeilsymbol klicken und die beiden Optionen 'automatisch abgleichen' und 'das Ausblenden zulasssen' aktivieren

 Unterschiedliche Anzahl Schüler in der Klasse '998_PS_2_2_B' (XML: 16 - LehrerOffice: 17) 

• Die betreffende Klasse im Modul 'Schülerdaten' prüfen. Gibt es einen Schüler, der nur in CMI LehrerOffice, nicht aber in der Schulverwaltung erfasst wurde?

1. Im Modul 'Schülerdaten' die betreffende Klasse auswählen
2. Im Menü 'Ansicht' (beim Mac 'Darstellung') auf 'alles' umstellen
3. Die Spalte 'Schnittstelle' konsultieren. Ist hier 'Nicht abgleichen' oder 'Abgleichen ohne ausblenden' eingetragen?

Falls ja: Gibt es einen bestimmten Grund, weshalb der Schüler nicht in Scolaris erfasst ist?

TIPP: In diesem fall empfiehlt es sich, beim betreffenden Schüler die AHV-Nummer und/oder das Geburtsdatum in zu erfassen. So kann das System den Datensatz später als dieselbe Person identifierzieren, falls sie zu einem späteren Zeitpunkt aus der Schulverwaltung importiert wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass ein doppelter Datensatz erstellt wird.

1. Semester - 2021/22>PS 2B: Konflikt durch 'Max Muster' resp. 'Mario Muster' mit demselben Schlüsswert '1234' oder identischer AHV-Nummer '7560000000000' erkannt. 
Da Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum gleichzeitig geändert werden sollen, wird dieser Datensatz für den Import ignoriert, damit ein irrtümliches Überschreiben eines 
vorhandenen Datensatzes verhindert werden kann.

• Sind die betreffenden Datensätze in der Schulverwaltung mit der gleichen AHV-Nummer oder mit dem gleichen Schlüssel erfasst? Falls ja, die Daten in der Schulverwaltung korrigieren.

1. Semester - 2021/22>PS 2B>>Max Muster: Schlüssel für Kontakt Max Muster wird geändert (1234B -> 1234A)
1. Semester - 2021/22>PS 2B>>Max Muster: Schlüssel für Kontakt Max Muster wird geändert (1234A -> 1234B)

• Ist der betreffende Datensatz in Scolaris doppelt erfasst? Falls ja, sicherstellen, dass nur noch einer der beiden Datensätze aus Scolaris geliefert wird.

- Import Schüler - 
1. Halbjahr - 2020/21>PS 2B: Schlüssel für Schüler/in Max Muster wird geändert (1234 -> 1235)
- Import Schüler - 
1. Halbjahr - 2020/21>PS 4: Name des Lernenden Max Muster wird geändert auf Mario Muster (Schlüssel: 1235)
- Import Schüler - 
1. Halbjahr - 2020/21>PS 2B>Max Muster: Schüler wurde von der Klasse PS 4 in die Klasse PS 2B umgeteilt.
- Import Schüler - 
1. Halbjahr - 2020/21>PS 4: Schlüssel für Schüler Mario Muster wird geändert (1235 -> 1234)
- Import Schüler - 
1. Halbjahr - 2020/21>PS 2B: Name des Lernenden Mario Muster wird geändert auf Max Muster (Schlüssel: 1234)
- Import Schüler - 
1. Halbjahr - 2020/21>PS 2B>Mario Muster: Schüler wurde von der Klasse PS 4 Schulhaus Gross in die Klasse PS 2B Schulhaus Gross umgeteilt.

• Sind die betreffenden Datensätze in der Schulverwaltung mit der gleichen AHV-Nummer erfasst? Falls ja, AHV-Nummer in der Schulverwaltung korrigieren.

- Import Kontakt - 
1. Semester - 2021/22>3. Klasse>Kevin Muster: Kontakt Hans Muster mit Key 12345A wurde nicht als Kontakt des Schülers Kevin Muster geliefert und wird ausgeblendet.

Sobald Eltern getrennt leben, kann die Adresse des vom Kind getrennt lebenden Elternteils in Scolaris im Register 'Adresse' unter 'Zusatzanschriften' hinzugefügt werden. Die Adresse wird jedoch nur exportiert, wenn im Schülerdatensatz diese Zusatzanschrift hinzugefügt wird und die Checkbox 'Korr.' für 'korrespondenzberechtigt' aktiviert ist.

Dieser Hinweis beruht auf Erfahrungswerten. Sollte er das Problem nicht lösen, ist die Supportstelle von Scolaris zu kontaktieren.

Sollten sich die Hinweismeldungen anhand der beschriebenen Schritte nicht eliminieren lassen, kontaktieren Sie das Support-Team von LehrerOffice.