Im Modul 'Formulare' lassen sich einerseits Verknüpfungen zu Homepages oder PDF- und Worddokumenten erstellen. Andererseits können mit dem Formulardesigner eigene Formulare und Serienbriefe gestaltet und entworfen werden.

Damit die Verknüpfungen und Formulare besser gegliedert und organisiert werden können, sind die Formulararten in 4 Gruppen aufgeteilt. Die verschiedenen Gruppen lassen sich über die Auswahllisten bestimmen.

Auswahlfelder für die verschiedenen Formulararten

Unter den kantonalen Formularen werden Links zu den wichtigen Internetseiten des Kantons angezeigt. Zudem werden Verknüpfungen zu Dokumenten aufgelistet, die der Kanton zur Verfügung stellt. Auch sind hier kantonale Formulare abgelegt, welche von LehrerOffice aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden.

Unter Formularen der Schule lassen sich Verknüpfungen und Links zu Dokumenten anzeigen, die nur für die eigene Schule wichtig sind. Dokumente, die immer wieder gebraucht werden und manchmal nur durch mühsames Suchen im System gefunden werden, lassen sich hier mit einem Link anzeigen und werden so schnell und effizient aufgerufen.

Hier finden sich erstellte Formulare, die allen Lehrpersonen in einer Datenbank zur Verfügung gestellt werden. In der Regel kann hier nur der Administrator Formulare hinzufügen. Dabei ist zu beachten, dass die Formulare an einem Ort im System abgelegt sind, an dem alle Lehrpersonen mindestens über Leserecht verfügen müssen. Formulare lassen sich mit einem Passwort vor Veränderungen schützen.

Ab der Version 2015.9.0 ist es für Schulen, welche das DB-Hosting (Datenbank-Hosting) nutzen, möglich, Formulare direkt auf die Datenbank zu laden und ihre Formulare somit ortsunabhängig aufzurufen.

Da die Formulare mit Ausnahme des DB-Hostings nicht direkt in der Datenbank gespeichert werden, muss im entsprechenden Ordner die Berechtigung zum Lesen und Schreiben gemäss Datei- bzw. Betriebssystem vergeben werden. Dies kann nicht direkt über die Datenbankberechtigung von LehrerOffice eingestellt werden. Unabhängig von der Arbeitsweise (lokale Datenbank oder DB-Hosting) kann der Administrator über die Benutzerprofile steuern, welche Benutzer das Recht haben, Formulare der Schule einzusehen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Ablageort der Formulare umstellen: Die Formulare für alle Benutzer werden auf einer lokalen Datenbank automatisch im Ordner 'Formulare' im Vorlageordner von LehrerOffice abgelegt. Da dieser Ordner für alle Benutzer sichtbar sein sollte, muss ein Netzlaufwerk dazu verwendet werden. In der Regel sollten nur die SuperUser Schreibrechte in diesem Ordner erhalten, damit diese die entsprechenden Formulare dort ablegen können.

Dialogfenster 'Einstellungen', um den Vorlageordner für die Formulare der Schule umzustellen

Als Administrator können Sie den allgemeinen Vorlageordner im Desktop-Programm wie folgt umstellen:

• Befehl 'Einstellungen' im Menü 'Extras' aufrufen
• Das Register 'Programm' anklicken
• Den 'Bereich' auf 'Ordner' umstellen
• Den Punkt 'Formulare der Schule' anwählen
• Gewünschtes Netzlaufwerk angeben

Im Vorlageordner wird danach automatisch der Unterordner 'Formulare' erstellt, wohin Sie die gewünschten Formulare verschieben bzw. kopieren können. Zusätzlich zu den Formularen können auch weitere Vorgaben für alle Benutzer wie Konfigurationen der Importfunktion in diesem Vorlageordner bereitgestellt werden. Falls Sie über das DB-Hosting auf LehrerOffice zugreifen, können die Formulare in den eigenen Formularen bearbeitet und dann über den Befehl 'Bereitstellen' direkt auf die Datenbank geladen werden.

Jede Lehrperson kann für sich mit dem Formulardesigner selber Formulare kreieren und gestalten. Die Formulare die unter 'eigene Formulare' abgelegt sind, lassen sich von anderen Lehrpersonen in einer Datenbank nicht einsehen, da sie standardmässig in den eigenen Einstellungen gespeichert sind. Formulare lassen sich jedoch einfach übers System kopieren und austauschen.

Hier finden Sie einige Beispiele, basierend auf den drei Grundeinstellungen (Schüler, Klasse, Adressen), wie man ein Formular aufbauen könnte. Die Beispiele lassen sich mit den eigenen Daten ausfüllen. Sie können jedoch auch als Vorlage für das Gestalten von eigenen Formularen gebraucht werden.