Wenn alte Programmversionen (2017.7 oder älter) noch verwendet werden, können unter Umständen die Familienbezüge verloren gehen resp. die Datenqualität verschlechtert werden:

Sobald mit einer alten Programmversion eine neue externe Adresse einer Bezugsperson erfasst wird, wird diese in LehrerOffice Zusatz nicht erkannt und die Person wird weiterhin mit dem Status 'Gleiche Adresse wie Schüler' weitergeführt werden. In diesem Fall muss die Adresse der betroffenen Bezugsperson mit einer aktuellen Version von LehrerOffice Zusatz erneut angepasst werden, damit die Situation auf der Datenbank wieder korrekt abgebildet wird.

Abb. 1: Assistent 'Schülerdaten ändern'

Wird mit einer alten Version ein Geschwister eines bestehenden Schülers inklusive gleicher erziehungsberechtigter Kontaktperson erfasst, erscheint die Kontaktperson im Modul 'Haushalte' unter Umständen doppelt, wenn die entsprechende Kontaktperson nicht bei beiden Schülern gleich erfasst wurde (z. B. AHV-Nummer nur einmal eingetragen).

In solchen Fällen sind die entsprechenden Haushalte im Modul 'Haushalte' mit einem roten Ausrufezeichen markiert. Durch Doppelklicken des betroffenen Haushalts wird der Dialog 'Schülerdaten ändern' (siehe Abb. 1) geöffnet, wobei die Situation über den Befehl 'Ja' direkt bereinigt werden kann.

Wenn eine alte Version von LehrerOffice verwendet wird oder mehrere Kinder mit unterschiedlichen Nachnamen in einem Haushalt wohnen, und dann bei einem Kind die Adresse angepasst wird, wird die Adressänderung für die übrigen Kinder nicht automatisch berücksichtigt. In letzterem Fall (unterschiedliche Nachnamen) macht es Sinn, dem Haushalt vor der Adressänderung wie folgt einen Haushaltsschlüssel zu hinterlegen:

1. Im Abschnitt 'Schüler/innen' das Modul 'Haushalte' wählen
2. Die Option 'Haushalte' selektieren
3. Die Auswahlliste 'Haushalte' auf 'Einer Klasse/Gruppe' umstellen
4. Über die Auswahlliste 'Klasse' die gewünschte Klasse auswählen
5. Den betroffenen Haushalt doppelklicken
6. Im erschienenen Dialogfenster das Register 'Familie' öffnen
7. Im Eingabefeld 'Haushaltsschlüssel' einen beliebigen, eindeutigen Schlüssel erfassen (Das Eintragen des Schlüssels muss im Dialogfenster 'Schlüssel' bestätigt werden)

Wenn bei den Bezugspersonen eine AVH-Nummer geliefert wird, kann die automatische Zuordnung direkt über die AHV-Nummern erfolgen. Hiermit sind keine grossen Probleme zu erwarten, solange die AHV-Nummern für alle Kontakte gesamthaft und korrekt vorliegen. Für den korrekten Familienbezug müssen zudem die Adressen der einzelnen Schüler ebenfalls vollständig und einheitlich vorhanden sein, was in der Regel der Fall ist.

Sollte durch Mutationen mit einer alten Programmversion die Zuordnungen der Haushalte nicht mehr stimmen, kann notfalls eine Massenmutation über die Reorganisation (siehe Einstellungen) ausgeführt werden. Dabei ist die Reorganisation 'Personaldaten: Kontakte nachführen' auszuführen.

Durch fehlerhafte Importe kann es sein, dass das Programm keine Unterscheidung zwischen den Eltern machen kann. Das heisst beide Eltern heissen gleich und wenn man bei einem Elternteil den Namen ändern möchte, kann es sein, dass es bei dem anderen Elternteil den Namen auch mitändert.

Manuell lässt sich das Problem am besten beheben, wenn man bei den Eltern die AHV Nummern nachführt, so kann das Programm beide Elternteile voneinander unterscheiden. Es dürfen auch fiktive AHV Nummern sein.