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Export: Office 365 für School Data Sync (SDS)
Für diesen Export wird eine LehrerOffice Zusatz-Lizenz benötigt.
Der Export für den School Data Sync (SDS) in Office 365 beinhaltet 6 CSV-Dateien, die in der Administration von SDS importiert werden können:
https://sds.microsoft.com/
Eine Anleitung seitens Microsoft finden Sie über den folgenden Link:
https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/how-to-deploy-school-data-sync-by-using-csv-files
Datenbank vorbereiten
eindeutige ID der Klassen
Ob die Konstellation einer Lehrperson zu Schülern bestehen bleibt, bestimmen Sie mit dem Festlegen der eindeutigen ID, der zu exportierenden Klasse:
Sie dürfen sich gerne per E-Mail (oder mit Support-Abo per Telefon) bei uns melden, damit wir Sie optimal beraten können.
Office 365 E-Mail-Adressen hinterlegen
Damit der Abgleich mit Office 365 funktioniert müssen die Office 365 E-Mail-Adressen hinterlegt werden:
Daten exportieren
Der SDS-Export wird in LehrerOffice Zusatz wie folgt aufgerufen:
- Modul 'Schülerdaten' markieren
- über das Menü 'Schüler' den Punkt 'Exportieren' wählen
- Den Eintrag 'Office 365 - School Data Sync' wählen
- Dem Assistenten folgen und den Export abschliessen
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie was genau aus LehrerOffice in welche Felder der Export-Files geschrieben wird.
Filter Schuleinheit (ab LehrerOffice Service 2019.6)
Dieser Export kann bei einer Automatisierung via 'LehrerOffice Service' auf eine oder mehrere Schuleinheiten eingegrenzt werden.
- Mehr zur Automatisierung unter Eigenständige Aufgaben
- Mehr zum Einrichten des Schuleinheit-Filters unter Tricks für Abfragen und Exports
school.csv
Es werden alle aktiven Schuleinheiten exportiert.
Spaltenname Export | Angaben in LehrerOffice | Beispiel | ||
---|---|---|---|---|
SIS ID | Zusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und dem Schlüssel der Schuleinheit. | „MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“ | ||
Name | Bezeichnung der Schuleinheit. | „Primarschule Oberdorf“ |
Schlüssel der Schuldatenbank einsehen:
- Befehl 'Einstellungen' wählen
- In das Register 'Datenbank' wechseln
- In der Auswahlliste 'Bereich' den Eintrag 'Informationen' auswählen
- Im Abschnitt 'Datei' den Punkt 'Schlüssel' markieren
- Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
Schlüssel und Namen der Schuleinheit einsehen oder bearbeiten:
- Modul 'Schuleinheiten' markieren
- Auf gewünschter Schuleinheit doppelklicken
- In das Register 'Grunddaten' wechseln
- Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
- Im Textfeld 'Bezeichnung' kann der Name der Schuleinheit definiert werden
section.csv
Es werden alle aktiven Klassen und aktive Gruppen des aktiven Semesters mit einer KursID und mindestens einer aktiven Lehrperson exportiert.
Spaltenname Export | Angaben in LehrerOffice | Beispiel | ||
---|---|---|---|---|
SIS ID | Zusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und der KursID der Klasse oder Gruppe. (2) | „MATDGABCD12345-CLASS-MAMEK5K82HMMP3“ | ||
School SIS ID | Die SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe school.csv) | „MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“ | ||
Section Name | Anzeigename der Klasse oder Gruppe | „1. Primar“ |
KursID, Name und Schuleinheit der Klasse einsehen und bearbeiten:
- Modul 'Klassen' markieren
- In das Register 'Schulklassen' wechseln
- Auf gewünschter Klasse doppelklicken
- In das Register 'Grunddaten' wechseln
- Im Textfeld 'Klassenkürzel' kann die Bezeichnung der Klasse geändert werden. Feldnamen werden beim Export interpretiert.
- Im Textfeld 'Schuleinheit' kann die Zuordnung der Schuleinheit angepasst werden (1)
- In das Register 'Einstellungen' wechseln
- Im Textfeld 'KursID' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden (2)
KursID, Name und Schuleinheit der Gruppe einsehen und bearbeiten:
- Modul 'Gruppen' markieren
- In das Register 'Gruppen' wechseln
- Auf gewünschter Gruppe doppelklicken
- In das Register 'Grunddaten' wechseln
- Im Textfeld 'Name' kann die Bezeichnung der Gruppe geändert werden. Feldnamen werden beim Export interpretiert.
- In das Register 'Einstellungen' wechseln
- Im Textfeld 'KursID' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden (2)
- In das Register 'Weiteres' wechseln (1)
- Die Checkboxen der gewünschten Schuleinheiten markieren. Es wird aber nur eine Schuleinheit exportiert. Daher empfehlen wir nur eine Schuleinheit zuzuweisen und bei Bedarf eine weitere Gruppe für die andere Schuleinheit zu erfassen.
Fehlende KursID mit generiertem Schlüssel befüllen
Siehe Fehlende KursID mit generiertem Schlüssel befüllen
Wird keine KursId hinterlegt, wird die Klasse oder Gruppe nicht exportiert. So können Klassen auch vom Export ausgeschlossen werden.
(1) Existiert nur eine Schuleinheit kann die Zuordnung nicht geändert werden und wird deshalb nicht angezeigt
(2) Alternativ kann der exportierte Schlüssel auch auf den Schlüssel oder den Fremdschlüssel gewechselt werden: Eindeutige ID einer Klasse bestimmen
teacher.csv
Es werden alle aktiven Adressen der Kategorie 'Lehrpersonen' und 'Schulbetrieb' geliefert, die einer aktiven Schuleinheit zugewiesen sind und eine Emailadresse hinterlegt haben. Pro Adresse und Schuleinheit gibt es ein Datensatz.
Spaltenname Export | Angaben in LehrerOffice | Beispiel | ||
---|---|---|---|---|
SIS ID | Zusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und dem Schlüssel der Adresse. | „MATDGABCD12345-ADDRESS-SIV7GABC789“ | ||
School SIS ID | Die SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe school.csv) | „MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“ | ||
First Name | Ruf-Vorname und wenn nicht vorhanden der Vorname | „Tina“ | ||
Last Name | Ruf-Nachname und wenn nicht vorhanden der Nachname | „von Muster“ | ||
Teacher Number | Personalnummer des Mitarbeiters | „23“ | ||
Secondary Email | E-Mail-Adresse der Schule (Office 365 E-Mail-Adresse) | „tina.vonmuster@schule-beispielikon.ch“ | ||
Username | Der linke Teil der E-Mail-Adresse | „tina.vonmuster“ | ||
Password | Eine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird. | „N0YnPmD3“ |
Schlüssel, Name, Rufname, Personalnummer und E-Mail-Adresse der Person (Adresse) einsehen und bearbeiten:
- Modul 'Adressen' markieren
- In das Register 'Adressen' wechseln
- Auf gewünschter Adresse (Namen) doppelklicken
- In das Register 'Grunddaten' wechseln
- Im Textfeld 'Vorname' kann dieser bearbeitet werden
- Über das Icon rechts des Textfeldes 'Vorname' kann der Rufname des Vornamens eingetragen werden
- Im Textfeld 'Name' kann der Nachname bearbeitet werden
- Über das Icon rechts des Textfeldes 'Name' kann der Rufname des Nachnamens eingetragen werden
- Im Textfeld 'Personal-Nr' kann die Personalnummer hinterlegt werden
- Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
- In das Register 'Schule' wechseln
- Im Textfeld 'E-Mail' kann die E-Mail-Adresse eingesehen und bearbeitet werden
- In das Register 'Sichtbarkeit' wechseln*
- Die Checkboxen der gewünschten Schuleinheiten markieren. Es werden alle Zuweisungen zu aktiven Schuleinheiten exportiert
*) Existiert nur eine Schuleinheit kann die Zuordnung nicht geändert werden und dieser Abschnitt wird deshalb nicht angezeigt
student.csv
Es werden alle aktiven Schüler exportiert, die einer aktiven Klasse zugewiesen sind und eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
Spaltenname Export | Angaben in LehrerOffice | Beispiel | ||
---|---|---|---|---|
SIS ID | Zusammengesetzter Schlüssel aus dem Schlüssel der Schuldatenbank und dem Schlüssel des Schülers. | „MAMCL6DD8O5EC2-STUDENT-MAMCL6DE8ATP459“ | ||
School SIS ID | Die SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe school.csv) | „MATDGABCD12345-COMMUNITY-DG3JFABC123“ | ||
First Name | Ruf-Vorname und wenn nicht vorhanden der Vorname | „Nik“ | ||
Last Name | Ruf-Nachname und wenn nicht vorhanden der Nachname | „Example“ | ||
Grade | Aktuelle Schulstufe des Schülers | „6. Primar“ | ||
Secondary Email | E-Mail-Adresse an der Schule (Office 365 E-Mail-Adresse) | „nikolas.example@schule-beispielikon.ch“ | ||
Birthday | Geburtsdatum | „04.07.2007“ | ||
Username | Der linke Teil der E-Mail-Adresse | „nikolas.example“ | ||
Password | Eine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird. | „Xo7G58QL“ |
Schlüssel, Name, Rufname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Schulstufe der Schüler (Schülerdaten) einsehen und bearbeiten:
- Modul 'Schülerdaten' markieren
- Gewünschte Klasse markieren
- Auf gewünschtem Schüler doppelklicken
- In das Register 'Daten' wechseln
- Im Textfeld 'Vorname' kann dieser bearbeitet werden
- Über das Icon rechts des Textfeldes 'Vorname' kann der Rufname des Vornamens eingetragen werden
- Im Textfeld 'Name' kann der Nachname bearbeitet werden
- Über das Icon rechts des Textfeldes 'Name' kann der Rufname des Nachnamens eingetragen werden
- Im Textfeld 'Geburtsdatum' kann dieses eingesehen und bearbeitet werden
- Im Textfeld 'Schlüssel' kann dieser eingesehen und bearbeitet werden
- In das Register 'Schüler' wechseln
- Im Textfeld 'E-Mail' kann die E-Mail-Adresse eingesehen und bearbeitet werden
- In das Register 'Status' wechseln
- Funktion 'Zuteilung' ausführen
- Im Register 'Klasse & Niveau' wird unter 'Pensum' die Schulstufe des Schülers angezeigt
teacherroster.csv
In dieser Datei werden alle Lehrpersonen den Klassen oder Gruppen zugewiesen. Die Fachlehrperson, die einem Fach zugewiesen ist, werden mit der jeweiligen Klasse geliefert.
Spaltenname Export | Angaben in LehrerOffice | Beispiel | ||
---|---|---|---|---|
Section SIS ID | Die SIS ID der jeweiligen Klasse oder Gruppe (siehe section.csv) | „MATDGABCD12345-CLASS-1PRIMAR“ | ||
SIS ID | Die SIS ID der jeweiligen Lehrperson | „MATDGABCD12345-ADDRESS-SIV7GABC789“ |
Zuweisung der Lehrpersonen einer Klasse ändern
Zuweisung der Lehrpersonen einer Gruppe ändern
- Modul 'Gruppen' markieren
- Auf gewünschter Gruppe doppelklicken
- In das Register 'Unterricht' wechseln
- In der Auswahlliste 'Lehrperson' die gewünschte Lehrperson auswählen
- Fenster mit 'OK' schliessen
Zuweisung der Lehrpersonen für ein Schulfach ändern
- Modul 'Schulfächer' markieren
- In das Register 'Schulfächer der Klassen' wechseln
- Gewünschte Klasse markieren
- Auf gewünschtem Fach doppelklicken
- In das Register 'Unterricht' wechseln
- In der Auswahlliste 'Fachlehrperson' die gewünschte Lehrperson auswählen
- Fenster mit 'OK' schliessen
studentenrollment.csv
Die Zuweisung der Schüler zu den jeweiligen Klassen und Gruppen erfolgt in dieser Datei.
Spaltenname Export | Angaben in LehrerOffice | Beispiel | ||
---|---|---|---|---|
Section SIS ID | Die SIS ID der jeweiligen Klasse oder Gruppe (siehe section.csv) | „MATDGABCD12345-CLASS-1PRIMAR“ | ||
SIS ID | Die SIS ID des jeweiligen Schülers | „MAMCL6DD8O5EC2-STUDENT-MAMCL6DE8ATP459“ |
Zuweisung eines Schülers zu einer Klasse
siehe Modul 'Schülerdaten'