Man findet heute an den Schulen viele verschiedene Familienkonstellationen, welche in einer Schulverwaltung möglichst transparent abgebildet werden müssen. Jede Software hat dabei ihre eigene Logik, so auch LehrerOffice. Weil LehrerOffice eine bestehende Software ist, müssen neue Funktionen den bereits bestehenden Gegebenheiten angepasst werden.

Unsere Grundlogik möchten wir hier detailliert erläutern, damit diese für Sie verständlich und nachvollziehbar wird.

Im LehrerOffice liegt der Fokus auf dem Haushalt, in welchem der Schüler lebt.

Wir gehen also vom Schüler aus und erfassen bei ihm die Anschrift, an welcher er mit seinen erziehungsberechtigten Personen wohnt. Zudem haben wir bei ihm auch die Festnetznummer des Haushaltes hinterlegt.

Die Eltern oder Kontaktpersonen (wie Grossmutter, Tagesmutter, Lebenspartner, Vormund, usw.), welche für die Schule wichtig sind, werden beim Schüler im Register 'Familie' hinterlegt. Über das blaue Pluszeichen können neue Kontaktpersonen erfasst werden. Bei jedem Kontakt wird hinterlegt, ob diese Person erziehungsberechtigt ist oder ob sie Informationen der Schule wünscht. Zudem kann im Feld 'Funktion/Rolle' hinterlegt werden, wie das Verhältnis dieser Person zum betreffenden Schüler ist.

Wichtig ist nun, dass im Register 'Wohnadresse' hinterlegt wird, ob diese Kontaktperson an derselben Adresse wie der Schüler wohnt oder ob diese eine andere Anschrift hat. Wird dabei dieselbe Adresse wie beim Schüler ausgewählt, werden automatisch die Anschrift, sowie die Telefonnummer übernommen.

Der Mehrwert, welchen Sie erhalten mit dieser neuen Umsetzung ist der Haushaltbezug. Bei jedem Schüler können Sie im Register 'Familie' und dem Abschnitt 'Haushalt' mit einem Blick erfassen, wie viele Schüler in diesem Haushalt wohnen. So können bei einem Versand die Briefe und Etiketten für das älteste Kind oder für das jüngste Kind in der Haushaltung ausgedruckt und abgegeben werden.

Im Register 'Kurzbrief' können Vorlagen für Serienbriefe erstellt und abgespeichert werden, welche dann wahlweise pro Haushalt, pro erziehungsberechtigte Person oder pro Kontaktperson ausgedruckt werden können. Zudem steht für dieselben Kategorien auch ein Etikettendruck zur Verfügung. Über die Druckausgaben 'Verteilerliste' und 'Verteilerliste mit Lernenden' (ab Programmversion 2018.1) besteht die Möglichkeit, Verteilerlisten zu generieren, welche das Koordinieren eines Briefversandes erleichtern.