Bis hierher wurde schon klar, dass die Arbeitsdatei nicht einfach ein Stück Datenbank sondern eine eigenständige Datei ist. Die Verhaltensweise bei der Synchronisation ist deshalb bei speziellen Fällen nicht sofort verständlich. Wer aber diese Spezialfälle kennt, kann sie zum eigenen Vorteil einsetzen.

In der Arbeitsdatei gelöschte Daten werden nicht ohne weiteres in der Datenbank gelöscht.

Löschungen in der Arbeitsdatei werden nicht ohne weiteres in der Datenbank ausgeführt. So wird ungewollter Datenverlust vermieden. Im Fall von gelöschten Daten in der Arbeitsdatei klappt LehrerOffice nach dem Einlesen und Vergleichen den entsprechenden Eintrag selbstständig auf, damit Sie darauf aufmerksam werden. Auch schlägt das Programm vor, den Eintrag auf der Arbeitsdatei wieder zu erstellen. Sind Sie aber sicher, dass der Eintrag auch von der Datenbank entfernt werden soll, wählen Sie den entsprechenden Befehl mit der rechten Maustaste oder doppelklicken Sie auf den Eintrag.

Gibt es keine Änderungen abzugleichen, können doch die Notendurchschnitte aus der Datenbank aktualisiert werden.

Wenn beim Vergleich der beiden Datenquellen keine Änderungen festgestellt werden, betrifft das nur die Daten in Ihrem Zuständigkeitsbereich, denn nur die sind auf Ihrer Arbeitsdatei. Um aber wirklich die richtigen Zeugnisnoten in der Arbeitsdatei zu haben, aktivieren Sie die Option 'Durchschnitte aktualisieren' und führen Sie die Änderungen aus. Dadurch werden die richtigen Zeugnisnoten übertragen, die eventuell durch Noten von Guppen oder anderem verändert sind.

Wurde ein Datensatz sowohl in der Arbeitsdatei als auch in der Datenbank geändert, macht LehrerOffice den Vorschlag, den neueren Eintrag zu behalten.

Es kann vorkommen, dass Sie einen Eintrag sowohl in der Datenbank als auch in der Arbeitsdatei ändern. In diesem Fall werden Sie bei der Synchronisation darauf hingewiesen, dass beidseitig Änderungen bestehen und LehrerOffice schlägt vor, jene mit dem neueren Zeitstempel zu übernehmen. Dabei wird der ältere Eintrag vollständig überschrieben. Es ist nicht möglich die unterschiedlichen Einträge der Datenbank und der Arbeitsdatei zu „verschmelzen“, also beide teilweise zu übernehmen (z.B. bei einer Notiz).

Es ist möglich, Lernkontrollen, die Sie in einem Ihrer Fächer erstellt haben, während Ihrer Arbeit an der Arbeitsdatei in ein Fach zu verschieben, das Sie nicht unterrichten. Da Sie die Berechtigung haben, diese Prüfung zu verändern, wird auch diese Änderung in die Datenbank übernommen. Danach können Sie aber nicht mehr darauf zugreifen, weil Sie die Lernkontrolle sozusagen „verschenkt“ und Sie keine Berechtigung mehr haben.

Wurde in der Datenbank eine Lernkontrolle fälschlicherweise gelöscht und kann der Befehl 'Rückgängig' nichts mehr ausrichten, so hilft die Arbeitsdatei weiter. Mit Ihrer Hilfe können Sie sie wieder herstellen. Gehen Sie dabei so vor, wie unter dem Thema Arbeitsdatei einlesen und vergleichen beschrieben.