In den folgenden Abschnitten sind die Teilschritte beschrieben, wie die Klassenumteilungen und der Schuljahreswechsel in iCampus vorgenommen werden können.

In diesem Menü wird die Umteilung der Klassen festgelegt (also die SuS aus Klasse '1a' im aktuellen Schuljahr wechseln in die Klasse '2a' im nächsten Schuljahr usw., dasselbe gilt für die Lehrpersonen).

Wird das Menü aufgerufen, sieht die Übersicht zunächst leer aus. Über den Befehl 'anzeigen' können die Klassen abgefragt werden.

Damit eine Klasse in diesem Menü überhaupt angezeigt werden kann, muss in der Klassendefinition die Checkbox 'Mit Klassenwechsel' aktiviert sein.

TIPP: Insbesondere bei grösseren Schulen ist es zu empfehlen, nicht alle Klassen anzuzeigen, sondern vorher nach den gewünschten Klassen oder Schulhäusern zu filtern. Dadurch wird die Anzeige übersichtlicher.

Nun sind zwei Spalten sichtbar, links die Zielklasse für SuS und rechts die Zielklasse für die Lehrpersonen. Durch anklicken der jeweiligen Dropdown Leiste, kann eine Folgeklasse festgelegt werden.

Über den Button 'Abfolge speichern' unten rechts werden die Änderungen gespeichert.

Die Erstellung eines neuen Schuljahres erfolgt über das Modul 'Klassen' und das Menü 'Schuljahre'. Bevor ein Klassenwechsel durchgeführt werden kann, muss das künftige Schuljahr erstellt sein.

Bei der Datumserfassung ist es wichtig dass das Schuljahr immer ein komplettes Jahr umfasst und dass keine Lücken entstehen (also z.B. 1.8.2024 - 31.7.2025).

Semester können im selben Menü erstellt und angepasst werden. Das Fenster 'Periode eingeben' öffnet sich, indem im entsprechenden Schuljahr 'Semester verwalten' ausgewählt wird.

In diesem Fenster kann der Typ, also Semester oder Quartal ausgewählt werden. auch hier müssen die Daten nahtlos sein, es dürfen keine Tage fehlen (also z.B. '1. Semester 2024/25 > von 01.08.2024 - 31.01.2025' und '2. Semester 2024/25 > von 01.02.2025 bis 31.07.2025').

Wurde die Folge der Klassen im Menü 'Klassenfolge definieren' erstellt bzw. überprüft, kann der Klassenwechsel durchgeführt werden. Hierfür wechselt man ins Menü 'Klassenwechsel durchführen'. Über den Befehl 'anzeigen' werden die Klassen gemäss den zuvor eingestellten Filtern aufgelistet (bzw. sämtliche Klassen ohne Filtereinstellungen). Die Klassen, für die der Wechsel durchgeführt werden soll, können nun über die Checkboxen auf der linken Seite ausgewählt werden. Der Wechsel passiert auf Klassenebene, d.h. der definierte Klassenwechsel wird in diesem Menü für die gesamte Klasse durchgeführt.
(Um individuelle Anpassungen auf Schülerebene vorzunehmen kommt das Menü 'Klassenwechsel bearbeiten' gemäss nächstem Abschnitt zur Verwendung)

Über den Button 'Klassenwechsel durchführen' wird der Wechsel vorgenommen.

Rechts über die Links 'KLP' bzw. 'Schulkinder' kann der Inhalt der Folgeklasse aus dem nächsten Schuljahr angezeigt werden.

Für die Durchführung des Klassenwechsels muss das neue Schuljahr bereits erfasst sein (siehe vorangehender Abschnitt). Ansonsten erscheint ein entsprechender Hinweis, dass dieses noch nicht vorhanden ist. Der Klassenwechsel wird in der Auswahl des aktuellen Schuljahres durchgeführt, und ist nach der Durchführung dann im zukünftigen Schuljahr ersichtlich.

Der Klassenwechsel für eine oder mehrere Klassen kann mehrfach durchgeführt werden. Dabei werden alle individuellen Anpassungen (siehe nächster Abschnitt 'Klassenwechsel bearbeiten') der betreffenden Klassen überschrieben. Diese müssen im Anschluss nochmals vorgenommen werden.

Sollen am Klassenwechsel individuelle Änderungen vorgenommen werden, beispielsweise wenn ein Schüler oder eine Lehrperson per Ende Schuljahr die Schule verlässt, oder wenn eine Klasse wiederholt wird, kann dies nach dem allgemeinen Klassenwechsel angepasst werden.

Über den Befehl 'anzeigen' werden die Klassen gemäss den zuvor eingestellten Filtern aufgelistet (bzw. sämtliche Klassen ohne Filtereinstellungen).

Über den Button 'KW' wird der Klassenwechsel für die individuelle Klasse geöffnet.

Hier können individuelle Anpassungen auf Schüler- bzw. Lehrerebene vorgenommen werden. Gleich wie beim regulären Wechsel kann über die Dropdownleiste eine andere Klasse für die Zuteilung gewählt werden.

Verlässt eine Lehrperson oder ein Schüler auf Ende Schuljahr die Schule, kann bei der Checkbox 'Austritt auf Ende SJ' ein Haken gesetzt werden. Das Setzen des Hakens beendet die Funktion als Schüler bzw. als Lehrperson. Somit tauchen diese Datensätze im nächsten Jahr auch nicht mehr bei der fehlenden Zuteilung auf.

Mit 'Klassenwechsel durchführen' wird der Wechsel durchgeführt (ein Speichern der eingetragenen Änderungen zur späteren Durchführung ist nicht möglich). Wird auf dieser Ebene eine Anpassung durchgeführt, überschreibt diese den bereits durchgeführten allgemeinen Klassenwechsel. Schüler und Klassen, welche von den Änderungen nicht betroffen sind, bleiben so eingeteilt wie vom allgemeinen Klassenwechsel vorgesehen.

Bei einer Abschlussklasse könnte hier nochmals dieselbe Klasse hinterlegt werden. Damit können die Repetenten mutiert werden und alle anderen SuS mit einem Austritt versehen werden. Ebenfalls möglich: Eine Pseudo-Nachfolgeklasse (Austritte). Damit sind die SuS dann an einem Ort und können anhand des Prozesses der Schule weiterverarbeitet werden: Kontrolle der Unterlagen, Archivdaten, Austrittsbestätigungen, etc.

WICHTIG: Alle individuellen Änderungen werden zurückgesetzt/überschrieben, wenn für die Klasse erneut ein “Klassenwechsel gemäss definierter Klassenfolge” durchführt wird.

Deshalb ist das empfohlene Vorgehen: Klassenwechsel durchführen bis alle standardmässigen Einstellungen passen. Erst danach individuelle Mutationen für Repetitionen u.ä. vornehmen ('Klassenwechsel bearbeiten').

Das Menü Kontrollfunktionen erlaubt das überprüfen des Klassenwechsels. Es gibt in diesem Fenster drei mögliche Ansichten:

• Stammklassen ohne Schüler → Stammklassen welche durch den Klassenwechsel leer bleiben
• Schulkinder mit zwei Stammklassen → Schüler welche doppelt zugeteilt wurden
• Schulkinder ohne Stammklasse → Schüler welche nirgends eingeteilt wurden

Am häufigsten wird die letzte Variante vorkommen.

Wichtig ist zu Beginn im Menü das korrekte Schuljahr auszuwählen. Befindet man sich im Schuljahr 2023/24 und macht den Klassenwechsel auf das Jahr 2024/25, muss das Jahr 2024/25 ausgewählt sein.

• Zurück zu CMI iCampus - FAQ