Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Datenschnittstelle bei Ihnen eingerichtet werden kann.

• Windows- oder Mac-Serverumgebung mit Datenbank (cubeSQL oder MSSQL)
• Aktuelle Version von LehrerOffice installiert und registriert
• Schulverwaltungssoftware bietet die Datenschnittstelle zu LehrerOffice an (siehe Kompatible Schulverwaltungslösungen)
• Datenbank in LehrerOffice und Export der Schulverwaltungssoftware weisen keine doppelten Einträge der Lehrpersonen und Lernenden auf
• Schreibrechte für den Installationsordner des Service-Tools und die Datenordner auf dem Server
• Datenbank muss während der Installation für die Lehrpersonen gesperrt sein
• Automatische Exports aus der Schulverwaltungssoftware und Lesezugriff auf die Daten (bei SOAP implizit gegeben)

Folgende Daten müssen vor der Installation bekannt sein.

• LehrerOffice Datenbank
  • Benutzername und Passwort eines Administrators
  • Verbindungsdatei (z. B. lehreroffice.lhd)
• Datenübertragung über SOAP-Service der Schulverwaltungslösung
  • HTTPS-URL des Web-Services (z. B. https://www.lehreroffice.net/services/exchange/get.asmx)
  • Benutzername und Passwort eines Benutzers des SVS (Leserechte)
  • Optional: Clientzertifikat
• E-Mail-Benachrichtigung (SMTP)
  • Server-Adresse (z. B. smtp.meineschule.ch)
  • Port (z. b. 25/465)
  • Verschlüsselungsart (z. B. SSL/TLS)
  • Benutzername (oft E-Mail-Adresse) und Passwort
  • Absender (z. B. datenaustausch@meineschule.ch - muss nicht existieren, aber in derselben Domain liegen)
  • Empfänger der Nachrichten (z. B. ict@meineschule.ch)

1. Test der Verbindung zum Web-Service der Schulverwaltung (SOAP)
2. XML-Validierung der Export-Dateien der Schulverwaltung (https://www.lehreroffice.net/services/exchange/checkxml)
3. Überprüfung der Anzahl der Lehrpersonen und Lernenden in der Datenbank und in den Exportdateien
4. Datenbank für alle Benutzer sperren (am besten bereits einen Tag vor der Durchführung)
5. Manuelle Datenbanksicherung auf externes Medium (z. B. USB-Stick) über LehrerOffice
   1. DB-Sicherung überprüfen
6. Allenfalls Admin-Konto für Service auf DB einrichten
7. Installation des Service-Programms
   1. LO_Service.exe ausführen und dem Assistenten folgen
   2. Konfigurations-Programm bei Beenden automatisch starten
8. Konfiguration des Service-Programms
   1. System einschalten
   2. Schulverwaltungslösung wählen
   3. Datenbank mit LHD-Datei wählen und Zugangsdaten hinterlegen
   4. E-Mail-Einstellungen für automatische Benachrichtigung vornehmen
   5. Bei den Pfadeinstellungen den Eingangsordner der XML-Dateien anpassen (Datei)
   6. Datenübertragung wählen und allenfalls Zugangsdaten einstellen (SOAP)
   7. Beständige Logins, die nicht automatisch deaktiviert werden sollen, festlegen (z. B. Administratorkontos mit Adressen, die nicht von der SVS geliefert werden)
   8. Klassen einstellen, die nicht in den Import integriert werden (z. B. Transfer-Klassen)
   9. Nach Bedarf weitere Einstellungen vornehmen
9. Anpassungen in der LehrerOffice-Datenbank
   1. Bereinigung der Schlüssel durchführen (Einstellungen → DB → Informationen → Reorganisieren: nur „Schlüssel bereinigen“ auswählen)
   2. Postleitzahl und/oder BUR-Nummer im LehrerOffice eintragen wie im Export geliefert (Einstellungen → DB → Schule)
   3. Richtiges Semester auswählen
   4. Klassenschlüssel anpassen und Vollständigkeit überprüfen
   5. Schuleinheitsschlüssel anpassen (falls von der Schulverwaltung geliefert)
   6. Fächerschlüssel anpassen (falls von der Schulverwaltung geliefert)
   7. Ausgeblendete Schüler archivieren
   8. Alle Schüler im Archiv einblenden
   9. Anzahl ausgeblendeter Lehrpersonen notieren
10. Weitere manuelle Datensicherung auf externes Medium und LehrerOffice schliessen
11. Einmaliger Start des Service-Programms
12. Überprüfung der Protokoll-Dateien und Änderungen im LehrerOffice
    1. Im LehrerOffice richtiges Semester auswählen
    2. Allenfalls Fehlersuche und Korrektur durch Datenwiederherstellung
    3. Gesperrte Logins löschen
    4. Nach Fehlerkorrektur nochmals ab Punkt 9 durchführen
13. Nach erfolgreicher Durchführung erneute Datensicherung
14. Datenbank wieder freigeben
15. Einrichtung der automatischen Durchführung via Windows-Service, Mac-Automatoren oder cron-tab
    1. Ausführung in der Kommandozeile: „C:\Programme\LehrerOffice\Service\LehrerOffice_Service“ (Standard-Windows)

Das Service-Tool bringt zusätzlich eine neue Möglichkeit zur Datensicherung mit sich (nur für cubeSQL).

1. Konfigurations-Programm aufrufen und „Eigenständige Aufgaben“ auswählen
   1. Pfadeinstellungen auf bestehenden Backup-Ordner ändern
   2. Mindestgrösse der Datensicherung einstellen
   3. E-Mail-Einstellungen für Benachrichtigung konfigurieren
   4. Aufgabe einmalig starten und Datensicherung überprüfen
2. Datenbank öffnen und Server-Datensicherung ausschalten
3. Unter Einstellungen ausblenden
4. Einrichtung der automatischen Durchführung via Windows-Service, Mac-Automatoren oder cron-tab
   1. Ausführung in der Kommandozeile: „C:\Programme\LehrerOffice\Service\LehrerOffice_Service /K:Datensicherung.ini“ (Standard-Windows)