In der Regel arbeitet jede Lehrperson mit einer eigenen Lehrerdatei. Damit aber die Daten zwischen mehreren Lehrpersonen aktualisiert und abgeglichen werden können, steht das Modul 'Datenaustausch' zur Verfügung.

Der Mechanismus für die Synchronisation der Daten in LehrerOffice ist denkbar einfach:

Die Schlüssel der verschiedenen Datensätze müssen für den Datenaustausch überall gleich sein.

Bei den wichtigsten Stammdaten oder auch Schülerdaten finden Sie das Eingabefeld 'Schlüssel'. Der Schlüsseleintrag wird vom Programm für den automatischen Abgleich verwendet. Deshalb muss dieser Schlüssel bei allen Lehrpersonen für denselben Datensatz (wie Schüler, Klasse, Fach und Gruppe) unbedingt identisch sein, wobei eine eindeutige Nummer oder Abkürzung verwendet werden kann. Beim Erfassen von neuen Daten wird automatisch ein Schlüssel vorgegeben, welcher aber unter Umständen von Hand mit anderen Lehrern abgeglichen und angepasst werden muss.

Bei einem Schüler kann zum Beispiel die globale Schülernummer eingegeben werden, welche vom Sekretariat vergeben wird.

WICHTIG: Bei Schulfächern müssen zwingend die vordefinierten Schlüssel benutzt werden, damit die Promotionsberechnung und der Zeugnisdruck funktionieren.

Sonderzeichen am Anfang des Schlüssels (z. B. „%abc1“) haben folgende Wirkung:

• %: Der Datensatz (Adressen, Schüler) wird beim Datenaustausch ignoriert und nicht übernommen (Prozentzeichen).
• !: Der Datensatz (Adressen, Schüler) wird beim Datenaustausch gelöscht (Ausrufezeichen).

• Datenaustausch im Team
• Daten weitergeben
• Daten importieren