Das Modul 'Datenaustausch' ist zweigeteilt. Auf der einen Seite gibt es da die Synchronisationsfunktion, die für den Gebrauch mit der mehrbenutzerfähigen Datenbank konzipiert und das Herzstück dieses Moduls ist. Von dieser wird nun hauptsächlich die Rede sein. Auf der anderen Seite bietet es eine Importfunktionalität, die an verschiedenen Stellen kurz angetönt und im Kapitel Datenaustausch dateiorientiert ausführlicher erklärt wird.

WICHTIG: Das für den Datenaustausch zuständige Modul ist im Zusammenhang mit der Datenbank im Desktop-Programm grundsätzlich ausgeblendet. Falls Sie den Datenaustausch nutzen möchten, das Modul aber nicht sichtbar ist, wenden Sie sich an Ihren Administrator (siehe Profile zuordnen).

HINTERGRUND: Aus Datenschutzgründen muss Ihre Schule zuerst entscheiden, ob Sie sensible Daten mit nach Hause nehmen dürfen.

LehrerOffice zeigt sich beim ersten Kontakt mit dem Modul im Register 'Vorgang'.

Wenn Sie zum ersten Mal mit dem Modul 'Datenaustausch' arbeiten wollen, öffnet das Programm das Register 'Vorgang', damit Sie zuerst auswählen, welche Funktion Sie nutzen wollen:

• Haben Sie bisher mit einer Lehrerdatei gearbeitet und sind neu auf der Datenbank? Dann wollen Sie vielleicht zuerst 'Daten einer anderen Lehrerdatei (*.lhr) importieren', welche Option Sie dann wählen sollten. Damit können Sie Ihre Lernkontrollen und Journaleinträge des laufenden Semesters in die Datenbank speichern, sofern die Grunddaten übereinstimmen.
• Möchten Sie aber gleich Ihre Daten bereitstellen, damit Sie dann zu Hause damit arbeiten können, ohne eine Verbindung zur Datenbank zu benötigen? Dann wählen Sie die Option 'Synchronisation mit einer Arbeitsdatei (*.lhr)'.

Diese Grafik zeigt die Möglichkeiten des Moduls 'Datenaustausch'.

Ohne sie wäre man abhängig von einem direkten Zugang zur Datenbank, um auf aktuelle Daten zurückgreifen und neue Einträge erfassen zu können, was oft nur in der Schule möglich ist. Damit man zu Hause nicht völlig von allen Informationen abgeschnitten ist, wurde die Synchronisationsfunktion erstellt. So kann man die unterwegs fertig korrigierte Lernkontrolle zu Hause eintragen und beim unerwarteten Anruf eines Erziehungsberechtigten mit den aktuellsten Daten aufwarten.

„Synchronisieren“ heisst, dass zwei Datenbestände miteinander verglichen und in Übereinstimmung gebracht werden („syn“). Die Grundlage für die Wahl des richtigen Eintrages bildet die Zeit („chronos“); d.h. ältere Einträge werden durch neuere ersetzt. Die zwei Datenbestände, zwischen denen LehrerOffice synchronisiert, sind die Datenbank einerseits und eine Arbeitsdatei andererseits. Die Datenbank wird von einem Administrator verwaltet. Die Arbeitsdatei dagegen liegt im Verantwortungsbereich des einzelnen Benutzers, und sie muss auch von ihm erstellt werden. Wie das geht, lesen Sie unter der nächsten Überschrift.