Von welchen Einstellungen ist es abhängig, was eine Lehrperson auf der Datenbank für Möglichkeiten hat? Kurz gesagt: Davon, wo die entsprechende Adresse zugeordnet ist, über welches Benutzerprofil jemand verfügt und wo wir uns im Verlauf des Schuljahres befinden. Was dies im Detail bedeutet, folgt hier.

Modul 'Klassen' mit zugeordneten Klassenlehrpersonen

Über die Module 'Klassen', 'Schulfächer' und 'Gruppen' wird festgelegt, mit welchen Daten auf der Datenbank eine Lehrperson zu tun haben soll. Dort werden nämlich Klassen bzw. Fächern die unterrichtenden Lehrpersonen beigegeben. Mit den einem Benutzer zugeordneten Profilen entscheiden Sie dann darüber, wie diese Daten verwendet werden dürfen. Hier bekommen Sie nun einen Überblick über die Profilkombinationen, die den meisten Bedürfnissen entsprechen und LehrerOffice standardmässig für die verschiedenen Funktionen vorgibt. Die entsprechenden Profile können als Datenbankadministrator im Modul Profile den gewünschten Benutzern zugeteilt werden.

Dieses Profil braucht jede Lehrperson, unabhängig davon, ob es sich um Klassen-, Gruppen- oder Fachlehrpersonen handelt. Je nachdem, ob die jeweilige Lehrperson im Modul 'Klassen' einer Klasse, im Modul 'Gruppen' einer Gruppe oder im Modul 'Schulfächer' einem Schulfach zugeteilt ist, fallen die Rechte entsprechend umfangreicher oder eingeschränkter aus.

Sobald eine Lehrperson im Modul 'Klassen' einer Schulklasse zugeordnet ist, wird sie für diese Klasse berechtigt, in jedem Fach die Zeugnisnote zu setzen – auch wenn eine Fachlehrperson die Lernkontrollen eingegeben hat – und das Verhalten definitiv zu beurteilen. In Klassen, wo sie als Fach- oder Arbeitsgruppenlehrperson eingeteilt ist, gelten nur die dieser Aufgabe entsprechenden Rechte.

An Schülerdaten anderer Lehrpersonen können keine und an denjenigen der Schüler der eigenen Klasse nur wenige Änderungen vorgenommen werden. Auch Wahlfach- und Niveauzuteilungen der eigenen Schüler können nicht verändert werden. Alle diese Rechte können bei Bedarf über vordefinierte oder selbst erstellte Profile den Benutzern hinzugefügt werden.

HINTERGRUND: Auf den ersten Blick erscheint es widersinnig, dass Klassenlehrpersonen die Schülerdaten der eigenen Klasse nicht bearbeiten dürfen. Da aber praktisch alle Schulen eine Schulverwaltungssoftware einsetzen, um Ordnung in den Personaldaten (von Lehrpersonen, Schülern und anderen Beteiligten) zu halten, und mit deren Hilfe auch Meldungspflichten erfüllt werden, müssen Aktualisierungen auch dort vorgenommen werden. Danach werden per Import die Schülerdaten in LehrerOffice aufgefrischt. Änderungen in LehrerOffice würden somit beim nächsten Import der Daten wieder überschrieben. Deshalb ist es selten sinnvoll, den Lehrpersonen Schreibrechte auf die Schülerdaten zu gewähren.

Wenn eine Lehrperson im Modul 'Gruppen' einer Gruppe zugewiesen ist, sind die Rechte analog zum Modul 'Klassen', mit dem Unterschied, dass der Zugriff auf die der Gruppe zugehörigen Schüler und Schulfächer beschränkt ist.

Wird eine Lehrperson im Modul 'Schulfächer' einem Fach zugeteilt, kann sie im zugeteilten Fach Lernkontrollen erfassen. Schülerdaten können in dieser Funktion nur eingesehen, aber nicht verändert werden. Die Noten (und Journaleinträge) aller anderen Fächer sind ausgeblendet.

Über die rechte Maustaste kann die Auswahl im Klassenfilter umgestellt werden.

Das Schulleitungsprofil ermöglicht den Einblick in alle Daten aller Klassen (Schülerdaten, Lernkontrollen, Journaleinträge). Mit diesem Profil ist es aber nicht möglich, Lernkontrollen zu erstellen oder zu ändern.

Oft kommt es vor, dass die Schulleitung um den Unterricht einzelner Fächer oder gar um Klassenlehrerfunktionen ergänzt wird. Diese Rechte sind bei der Standardeinstellung 'Grundprofil für Lehrpersonen' schon integriert. Die bessere Lösung in diesem Fall besteht aber häufig in zwei gesonderten Benutzerkonten für die Lehr- und die Schulleitungsfunktion, damit die beiden Funktionen und die damit verbundenen Rechte klar getrennt werden können. Der Nachteil ist in diesem Fall ein monetärer, denn es wird eine Lizenz mehr benötigt.

TIPP: Wenn eine Lehrperson mit Schulleitungsfunktion nur mit einem Benutzerkonto arbeitet, braucht sie in den Filtern 'Klasse' und 'Fach' einmal nur die unterrichteten Klassen bzw. Fächer, ein anderes Mal alle Klassen und Fächer. Die Filteransicht lässt sich anpassen, indem man einen Rechtsklick auf den Filter und dann den Befehl 'Klassen und Gruppen [bzw. Fächer] anderer Lehrpersonen auch auflisten' ausführt. Eine zweite, noch einfachere Möglichkeit ist es, in der entsprechenden Auswahlliste den letzten Eintrag 'Weitere Klassen [bzw. Fächer] >' anzuklicken. Beim nächsten Aufklappen der Liste finden Sie die neue Ansicht vor.

Das Sekretariatsprofil macht es möglich, in den Modulen Adressen sowie Schülerdaten die Adressen von Lehrpersonen bzw. Schülern zu verwalten.

Weitere verfügbare Funktionen, welche hauptsächlich die Administration betreffen, sind das Zuweisen von Lehrpersonen zu Schulfächern oder Klassen sowie das Erstellen und Verwalten von Gruppen. Auch die Wahlfach- und Niveauzuteilung kann mit dem Sekretariatsprofil vorgenommen werden. Zusätzlich erlaubt das Profil 'Sekretariat' dem Benutzer, die Module Formulare, Tabellen, Betreuung und Pinnwand zu nutzen.

Benutzer mit dem Profil 'Sekretariat' haben Einsicht in zukünftige, vom Administrator bereits erstellte Semester, bevor diese für Lehrpersonen freigegeben werden. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, schon im Voraus die Zuteilungen für das kommende Semester oder Schuljahr vorzunehmen, so dass die Lehrpersonen dann direkt mit den schon vorbereiteten Klassen arbeiten können.

Grafische Darstellung der Auswirkungen von im Modul 'Semester gesetzten Daten auf Berechtigungen.

Die im Modul 'Semester' gesetzten Einstellungen bezüglich Sichtbarkeit, Notenabgabe, Zeugnistermin und Rekursfrist wirken sich auf die vier eben besprochenen Berechtigungskombinationen aus.

Bis zum festgelegten Datum 'Sichtbar von' ist die Einsicht in ein neues Semester dem Administrator, dem Sekretariat und der Schulleitung vorbehalten. Ab dann bis zum Termin 'Notenabgabe' dürfen Fachlehrpersonen ihre Einträge machen und verändern, während die Klassenlehrpersonen bis zur 'Zeugnisabgabe' Schreibrechte haben. Im Gegensatz zu den Klassen- und Fachlehrpersonen verfügen Benutzer mit dem Profil 'Sekretariat' zu keinem Zeitpunkt über das Recht, Noten zu erfassen oder zu verändern.

Nach der Zeugnisabgabe kann die Schulleitung immer noch Zeugnisnoten anpassen, bis auch der Termin 'Rekursabschluss' verstrichen ist. Nach diesem Zeitpunkt können alle weiterhin das Semester aufrufen und einsehen, bis es – durch das Datum 'Sichtbar bis' begrenzt – nicht mehr sichtbar ist. Der Administrator ist in seinen Rechten nie eingeschränkt.