Sämtliche Dokumente, welche über die Citrix-Anwendung erstellten werden, werden standartmässig auch auf dem Citrix-Server abgelegt. Dazu gehören zum Beispiel PDFs welche über die Druckausgaben generiert wurden.
Dabei wird unterschieden zwischen dem Laufwerk der Schule (wo z. B. Fotos oder Formulare abgelegt werden können) oder dem persönlichen Laufwerk. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit über den Citrix-Explorer die gewünschten Dokumente auf dem persönlichen Laufwerk des Computers (an dem man gerade am Arbeiten ist) abzuspeichern. Somit hat man dann auch Zugriff auf abgespeicherte Dokumente, wenn man nicht mit der Citrix-Anwendung verbunden ist.

Das Laufwerk 'O' auf dem Citrix-Server ist das persönliche Laufwerk, welches in der Regel dem Laufwerk 'C' (Windows-Umgebung) auf dem eigenen Computer entspricht. Damit die gespeicherten Dokumente anschliessend auf dem eigenen Gerät schnell wieder gefunden werden, lohnt es sich, vorab am entsprechenden Ort einen Ordner einzurichten, in dem sämtliche Dokumente aus dem LehrerOffice abgespeichert werden.

Zudem wird dieser Ordner als Zwischenspeicher gebraucht, um Dokumente (oder Fotos) vom eigenen Gerät in die Citrix-Umgebung zu verschieben oder zu kopieren.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Im Startfenster (direkt nach der Anmeldung via SMS-Token) den Explorer öffnen
2. Das Laufwerk 'O' anklicken
3. Im rechten Teil des geöffneten Ordnerfensters mit der rechten Maustaste einen 'neuen Order' erstellen. Einen Namen nach Wahl vergeben.
4. Explorer schliessen

1. Ins LehrerOffice wechseln
2. Eine Druckausgabe nach Wunsch öffnen
3. Den Befehl 'Als PDF speichern' aufrufen
4. Im Fenster 'Dateiname' aufs gelbe Ordnersymbol klicken und den vorher eingerichteten Ordern suchen:
   Arbeitsplatz / Laufwerk 'O' / gewünschter Ordner
5. Assistenten beenden

1. Den 'Computer' öffnen (Arbeitsplatz)
2. Das Laufwerk 'C' anklicken (in der Regel – ansonsten den Ordner über die Suchfunktion suchen)
3. Den gesuchten Ordner mit einem Doppelklick öffnen und die Dateien anzeigen lassen
4. Gegebenenfalls die gewünschte Datei an einen Ort nach Wahl (z. B. USB-Stick) kopieren oder verschieben

Das Laufwerk 'O' kann vom AfI nicht gesichert werden, da dies lokal ist.

Im Bereich 'Formulare der Schule' lassen sich sämtliche Formulare ablegen, welche für alle Lehrpersonen Gültigkeit haben. Anstelle eines Formulars lässt sich auch eine Verknüpfung zu einem Dokument ablegen. Auf dem Laufwerk 'Y' ist bereits ein Ordner 'Formulare' erstellt. Wenn Sie direkt aus dem LehrerOffice ein neues Formular im Bereich 'Formulare der Schule' erstellen, dann wird als Speicherort dieser Ordner gewählt.
Falls auf dem lokalen Schulserver bereits Formulare erstellt wurden, so lassen sich diese wie folgt 'zügeln':

1. LehrerOffice lokal öffnen
2. Ins Modul 'Formulare' wechseln
3. 'Formulare der Schule' auswählen
4. Im Menü 'Aufrufen' den 'Ordner' wählen
5. Sämtliche Inhalte kopieren und in den Ordern ablegen, welcher dem Laufwerk 'O' in der Citrix-Umgebung entspricht
6. Die Inhalte anschliessend aus dem Laufwerk 'O' ins Laufwerk 'Y' (Laufwerk der Schule) verschieben

Dokumente, die für alle Lehrpersonen zugänglich sein sollen, lassen sich im Modul 'Formulare' schnell und einfach verknüpfen. Dazu den Befehl 'neues Formular' wählen. Auswahl auf 'Verknüpfung zu einem bestehenden Dokument anlegen' wählen. Bedingung dazu ist, dass das Dokument vorher ins Laufwerk 'Y' in den Ordner 'Formulare' kopiert wurde.

Die Lehrperson kann anschliessend im Modul 'Formulare' die Verknüpfung anklicken. Es öffnet sich automatisch das gewünschte Dokument.

Das eigene Laufwerk auf der Citrix-Umgebung ist das Laufwerk 'S'. Auf dieses Laufwerk hat nur der angemeldete Benutzer Zugriff. Die Daten sind für andere Lehrpersonen oder den Administrator nicht sichtbar (zu vergleichen wie die 'eigenen Dokumente' auf dem persönlichen Computer.

Um ein Dokument (z.B. ein PDF eines Gespräches) am richtigen Ort zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Startfenster (direkt nach der Anmeldung via SMS-Token) den Explorer öffnen
2. Das Laufwerk 'S' anklicken
3. Mit der rechten Maustaste im rechten Ordnerfenster en Befehl 'Neu / Ordner' wählen
4. Den Ordner nach Wunsch benennen

1. Im LehrerOffice im gewünschten Modul ins Register 'Druckausgabe' wechseln
2. Die gewünschte 'Druckausgabe' aufrufen
3. Den Befehl 'Als PDF speichern' wählen
4. Dem Dialogfenster folgen
5. Beim 'Zielordner' über das gelbe Ordnersymbol den vorher erstellten Ordern auswählen
6. Dialogfenster beenden

Um ein bereits gespeichertes Dokument wieder abzurufen, den Explorer öffnen und das gewünschte Dokument aus dem Laufwerk 'S' auswählen.

Das Laufwerk 'S' wird jeweils über Nacht vom AfI gesichert.