Update BU 21


Durch die Anpassungen der Beurteilung 21 (BU21) können mit einer Programmversion ab 2024.2.2 Daten der Klassen, Schüler:innen und Beurteilungen übertragen werden.

Noten auf den kantonalen Server übertragen

WICHTIG WICHTIG: Der Export ist nur für Benutzer:innen mit Administratorenrechten auf der BU21 durchführbar.
Es werden immer ALLE Fächer bzw der ganze gewählte Bericht exportiert. Dadurch werden allfällig bereits erfasste Einträge in der Plattform überschrieben!

WICHTIG WICHTIG: Das Übertragen der Daten ist nur möglich, solange das Semester in BU21 offen ist. Diese werden ende August jeweils für Schreibzugriffe geschlossen und es können keine Daten mehr verändert oder eingelesen werden.

Umfang der Übertragung

  • Beurteilungsbericht
  • Bestätigung des Unterrichtsbesuchs
  • Portfolio personale Kompetenzen und Schlüsselkompetenzen
  • Standortgespräch - Gesprächsprotokoll

Abgleich vorbereiten

Voraussetzung

Damit die Berichte bzw. die Daten dazu übertragen werden können, müssen die Klassen mit den Angaben zur Schulklasse (Pensum und Schultyp) sowie deren Schüler:innen in der BU21 vorhanden sein. Die Schüler:innen werden anhand von AHV-Nummer oder Vorname, Name und Geburtsdatum abgeglichen. Diese Übertragung findet idealerweise ebenfalls aus LehrerOffice statt.
Ebenfalls ist es für die Übertragung nötig, dass auf BU21 ein Benutzer das Token erstellt, welcher in der BU21 über Admin-Rechte verfügt.

Export

Der Export kann wie folgt durchgeführt werden:

  1. Im Abschnitt 'Abschluss' das Modul 'Zeugnisse' wählen
  2. Den Befehl 'Exportieren' aufrufen
  3. Den Eintrag 'OnlineSystem Kanton Bern (AKVB) - Klassen' wählen
  4. Die gewünschten Klassen des Standortes auswählen und exportieren. Dabei darauf achten, dass in der BU21 nicht alle Klassen in der gleichen Schule sein müssen. Sprich die Unterteilung der Schule kann in der LehrerOffice-Datenbank und in der BU21 unterschiedlich sein.

In einem nächsten Export die zugehörigen Schüler:innen exportieren

  1. Im Abschnitt 'Abschluss' das Modul 'Zeugnisse' wählen
  2. Den Befehl 'Exportieren' aufrufen
  3. Den Eintrag 'OnlineSystem Kanton Bern (AKVB) - Lerndene' wählen
  4. Die gewünschten Schüler:innen der Klassen des Standortes auswählen und exportieren.

Import in BU21

  1. Für den Import dieser beiden Dateien sich in der BU21 anmelden
  2. Im Bereich Import/Export –> Datenimport auswählen
  3. Darauf achten, dass die korrekte Schule und Schuljahr
  4. Für den Import der Schüler:innen die obigen Schritte wiederholen.
  5. Für das Übertragen von Klassen und Schüler:innen, die obigen Schritte ebenfalls für die weitere(n) Schulen wiederholen

Wurde die Datei auf einem Mac erzeugt, muss das Datenformat „UTF-8“ sein. Fehlerhafte Daten sind an falschen Sonderzeichen und Umlaute zu erkennen.

Je nach Verbindung kann es sein, dass die Daten nicht in der erforderlichen Zeit eingelesen werden können. Sollte ein TimeOut angezeigt werden, wird empfohlen, die Anzahl der Schüler:innen zu reduzieren. Eine gute „Paketgrösse“ liegt bei etwa 300 Schüler:innen.

WICHTIG WICHTIG: Darauf achten, dass die Schüler:innen in der korrekten oder immer in der gleichen Schule importiert werden. Schüler:innen können im Laufe eines Schuljahres die Klasse und damit die Schule wechseln. Somit haben diese dann in der BU21 zwei Zuteilungen, welche beim Import zu einem Fehler führen.

Beurteilungsdaten übertragen

Für die Übertragung ist ein Benutzer in der Beurteilung 21 mit Admin-Rechten nötig.

  1. In LehrerOffice im Modul 'Zeugnisse' den Befehl 'Exportieren' aufrufen
  2. Im erschienenen Dialogfenster das Exportformat 'Kanton Bern (AKVB) - Applikation Beurteilung 21: Online Übermittlung' auswählen
  3. Im Dialog die gewünschten Klassen, Schüler:innen und Berichte auswählen
  4. Im Fenster 'Zugangsdaten' die Schulnummer (SOE) angeben. Diese Nummer entspricht der Angabe „Datenlieferant“ für die Angaben zur Bildungsstatistik. Diese kann im Bereich 'Hilfe' auf der Bista-Seite in der Schulliste eruiert werden.
  5. Der Benutzername entspricht den Angaben für die Anmeldung für die BU21
  6. Für den Authentifizierungsschlüssel melden Sie sich in der BU21 an und klicken auf der Hauptseite oben rechts auf 'Profil editieren'
  7. Hier kann nun das Token kopiert und in LehrerOffice im Dialog 'Zugangsdaten' im Feld 'Authentifizierungsschlüssel' eingefügt werden
  8. Falls das Token eben erst erzeugt wurde, diese über 'Speichern' noch in der BU21 hinterlegen

Beurteilungsdaten in BU21 archivieren

Damit die Daten zu einem späteren Zeitpunkt in BU21 wieder abgerufen werden können, müssen diese nun noch als PDF erzeugt werden:

  1. In BU21 den Bereich 'Drucken' –> 'Beurteilungen' aufrufen
  2. Die gewünschte Schule und das betreffende Schuljahr aufrufen
  3. Über den Filter können einzelne Klassen, SuS, Berichte oder nach einem Status gefiltert werden
  4. Am Schluss der Liste kann die Anzahl der Einträge pro Seite angegeben werden. Eine Verarbeitung ist in Paketen zu maximal 100 Einträgen möglich.
  5. Mit dem Befehl 'Drucken' wird der Vorgang gestartet
  6. Die erstellten PDFs sind links mit 'herunterladen' oder auch oben rechts über 'meine Jobs' verfügbar
  7. Eine Archivierung ist dann abgeschlossene wenn alle Berichte den Status 'Archiviert' haben

Bekannte Hürden und hilfreiche Infos

  • Bei bestehenden Klassen- und Schüler:innen-Zuteilungen in BU21, welche mit einem anderen Pensum als in LehrerOffice sind, kann dies durch den Import nicht angepasst werden. Diese Anpassung muss manuell in BU21 erfolgen (Pensum anpassen: Schulklassen –> Schüler zuteilen)
  • Beim Import von sehr vielen Schüler:innen (ab ca 300 SuS) kann die BU21 ein TimeOut-Error anzeigen. Sollte dieser angezeigt werden, sollen die Daten in einzelnen Teilimporten üertragen werden.
  • Erscheint beim Import der Noten in LehrerOffice eine Meldung, dass „Die Sperrfunktion keine Sperrprüfung“ durchführen konnte, können Sie versuchen die Anmeldung auf der BU21 zu erneuern (Abmelden und neu anmelden).
  • Falls ein Fehler 500 auftaucht, ist die Menge der zu übermittelnden Daten zu gross oder / und die Internetverbindung zu langsam bzw. instabil. Versuchen Sie es mit weniger Klassen und einer stabileren Internetverbindung.
  • In LehrerOffice können Werte und Textmengen erfasst werden, welche bei der Übertragung nicht akzeptiert werden. Diese müssen in LehrerOffice entsprechend angepasst werden, damit der Abgleich erfolgreich durchläuft.
  • Es erscheint eine Meldung „Attribution de l'élève à la classe non trouvée“ (Schüler:in ohne Klassenzuteilung). Bei der Lieferung der Angaben zu den Berichten, würde die Schüler:in gefunden, jedoch hat sie keine Klassenzuteilung. Vermutlich ist die Schüler:in in verschiedenen Schulen mehrfach enthalten. Empfehlung Schüler:innen ohne Klassenzuteilungen sollen in der BU21 austreten. So sind nur noch diejenigen Schüler:innen aktiv, welche auch eine Klassenzuteilung haben. Wird der Austritt im Schuljahr ausgeführt, in dem bereits eine Klassenzuteilung erfasst ist, bleibt diese bestehen. Je nach Konstellation, kann es sinnvoll sein, den Austritt bereits im vorherigen Schuljahr vorzunehmen, sofern dort noch schreibrechte vorhanden sind.
  • Datensätze von Schüler:innen können nur dann in die BU21 importiert werden, wenn die Telefonnummer genau im Format XXX XXX XX XX erfasst ist. Mehrere Nummern oder auch Nummern in einem internationalen Format (+41 …) können nicht importiert werden. In einem solchen Fall können die Daten auf dem Stand gestern angepasst werden, in dem die fehlerhaften Nummern vorrangig gelöscht werden. Da dies auf dem gestrigen Stand passiert, müssen die gemachten Anpassungen auch nicht wieder zurückgenommen werden, sondern werden in der nächsten Nacht wieder automatisch mit einem aktuellen Stand überschrieben.
  • Bei der Übertragung der Berichte haben wir beobachtet, dass Daten auch einen Schüler mit fast identischen Angaben erreichen Max Muster 15.5.2012 ↔ Maxi Muster 15.5.2012.
  • Erscheint ein Fehler 403 Forbidden, kann dies verschiedenen Ursachen haben: Keine Berechtigung in der BU21 Daten zu importieren (Keine Admin-Rechte), das Schuljahr ist gesperrt, die SOE-Nummer passt nicht zum Benutzer oder das Token ist abgelaufen. Damit das Token wieder gültig ist, ist eine Neuanmeldung in der BU21 nötig.
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