Absenzen zwischen Klapp und LehrerOffice per Mausklick transferieren

Ab Schuljahr dem 2021/22 ist es möglich, Absenzen aus Klapp per Mausklick ins LehrerOffice zu übertragen.

Voraussetzungen

Für diese Funktionalität wird eine LehrerOffice-Datenbank auf unserem DB-Hosting vorausgesetzt. Des weiteren benötigt man für die Einrichtung die LehrerOffice-Kundennummer. Diese kann ganz einfach in LehrerOffice ausgelesen werden, indem man nach dem Login in die Datenbank auf die Programmversion am unteren linken Bildrand klickt und ins Register 'Informationen' wechselt.

Kundennummer finden

Sollten Sie Ihre Kundennummer nicht finden, kontaktieren Sie das Support-Team von LehrerOffice.

Einrichtung und Aktiverung

Die Einrichtung und Aktivierung dieser Funktionalität geschieht in folgenden Schritten:

In LehrerOffice

Einen Benutzer mit Admin-Rechten erstellen

Benutzer der Kategorie 'Schulbetrieb' zuweisen
  1. Als Administrator ins Modul 'Benutzer' wechseln
  2. Den Befehl 'neuer Benutzer' ausführen
  3. Die Option 'Neue/n Benutzer/in erfassen' wählen
  4. Im nächsten Dialogfenster die Option 'Schulbetrieb' wählen
  5. Mit dem Erstellen eines Benutzers wird automatisch ein Adresssatz angelegt, weshalb ein Vor- und Nachname eingetragen werden muss. Es ist empfehlenswert, einen Adresssatz zu erfassen, der dem Benutzer zugeordnet werden kann, also zum Beispiel 'Absenzen Klapp'.
  6. Einen Benutzernamen wählen (z.B. 'absenzen.klapp')
  7. Im Feld 'Beschreibung' kann noch eine Erklärung zum Benutzer (wie z.B. 'Klapp Benutzer für Absenzenimport') eingetragen werden (optional)
  8. Ein Kennwort generieren oder eintragen (wobei die Option 'Kennwort muss durch den Benutzer geändert werden' deaktiviert werden kann)
  9. Im nächsten Dialogfenster die Option 'neue Berechtigungen setzen' wählen und die Vorlage 'Administrator' wählen
  10. Sich weiter durch den Assistenten klicken und mit 'Abschliessen' den Benutzer erstellen

HINTERGRUND HINTERGRUND: Punkt 4 in der o.g. Anleitung ist insbesondere dann wichtig, wenn die Schule eine automatische Schnittstelle zu einer Schulverwaltung einsetzt, da so das Ausblenden des Datensatzes über den automatischen Abgleich verhindert wird.

In Klapp

1) Absenzmeldungen erlauben (Grundeinstellung)

Grundeinstellung 'Absenzmeldungen erlauben'

Zunächst muss in den Grundeinstellungen eingestellt sein, dass Absenzmeldungen über Klapp möglich sind (sofern nicht bereits eingestellt):

  1. Als Administrator in Klapp einloggen
  2. Ins Modul 'Verwaltung' wechseln
  3. Den Abschnitt 'Grundeinstellungen' anklicken
  4. Den Schalter 'Absenzmeldungen über Klapp erlauben' aktivieren

2) Verbindung zu LehrerOffice herstellen und die Integration in LehrerOffice aktivieren

Integration in LehrerOffice

Sobald die Grundeinstellung aktiviert ist, kann die Verbindung wie folgt hergestellt und die Transferfunktion aktiviert werden:

  1. Im Modul 'Verwaltung' den Abschnitt 'Integrationen' wählen
  2. 'LehrerOffice - Anmeldeinformationen für LehrerOffice' anklicken
  3. Den Schalter 'Integration mit LehrerOffice einschalten' aktivieren
  4. Unter 'Schule ID' die LehrerOffice Kundennummer eintragen
  5. Unter 'Benutzername' den im Abschnitt 1 erstellten Benutzernamen eintragen
  6. Unter 'Passwort' das im Abschnitt 1 eingetragene Kennwort eintragen
  7. Über den Befehl 'Verbindung testen' kann nun die Verbindung hergestellt werden
  8. Sobald die Verbindung steht, kann im unteren Abschnitt 'Mit LehrerOffice integrieren' die Transferfunktion für die Absenzen aktiviert werden

Sind die oben genannten Einstellungen vorgenommen, und ist die Verbindung hergestellt, kann eine Lehrperson anschliessend Absenzen aus Klapp per Mausklick ins LehrerOffice übertragen. Ebenfalls ist der umgekehrte Weg möglich, also Absenzen wieder aus LehrerOffice zu entfernen.

Wie kann ich als Lehrperson eine Absenz ins LehrerOffice übertragen?

Symbole 'transferieren'/'entfernen'

Das Vorgehen für eine Lehrperson, um eine Absenz ins LehrerOffice zu übertragen, ist wie folgt:

  1. In Klapp ins Modul 'Absenzen' wechseln
  2. Allenfalls den Datumsfilter setzen, um die gewünschte Absenz zu finden
  3. Das Pfeilsymbol in der Spalte 'Nach LehrerOffice transferieren' anklicken
  4. Die Details zur Absenz (Typ und Dauer) anpassen
  5. Über den Befehl 'Transferieren' die Absenz ins LehrerOffice übertragen

Danach ändert sich das Symbol (siehe Printscreen). Durch erneutes anklicken dieses Symbols kann eine bereits transferierte Absenz wieder aus LehrerOffice entfernt werden.

Weiterführende Themen

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