Die meisten Arbeiten, die Sie als Administrator von LehrerOffice ausführen, erledigen Sie von LehrerOffice Desktop aus. Für ganz wenige Aufgaben müssen Sie diese Umgebung verlassen und entweder direkt am Schulserver arbeiten oder mit dem Hilfsprogramm von LehrerOffice zur Verwaltung des cubeSQL-Servers, dem „DB Administrationsprogramm“, operieren. In diesem ersten Abschnitt wollen wir einige Begriffe klären, die immer wieder für Verwirrung sorgen, sowie das nötige Verständnis für die Installation und Wartung des SQL Servers und der Datenbank vermitteln. Weiter wird gezeigt, wie der SQL-Server installiert bzw. deinstalliert wird. Danach lernen wir das „DB Administrationsprogramm“ kennen. Und schliesslich gibt es Hinweise auf die nötigen Schritte im Falle eines verlorenen Administratorkennworts. Den Überblick und die Linkliste zu diesen Themen finden Sie unter cubeSQL-Server.

Verwirrung entsteht gelegentlich im Zusammenhang mit dem Begriff „Administrator“. Einerseits gibt es einen Administrator für LehrerOffice und die dazugehörige Datenbank. Andererseits gibt es auf jedem Computer und ebenso auf dem Schulserver einen Administrator. In beiden Fällen gibt es ein spezielles Login (also einen Benutzernamen und ein Kennwort), die sich aber voneinander unterscheiden; um sich bei LehrerOffice als Administrator anzumelden, benötigen Sie meist andere Logininformationen als für die Anmeldung am Computer bzw. Schulserver. Wenn Sie also aufgefordert werden, Ihr Administratorkennwort einzugeben, um sich als berechtigt zu identifizieren, müssen Sie darauf achten, ob Sie von einem Programm von LehrerOffice oder vom Computerbetriebssystem dazu aufgefordert werden, wobei meist letzteres der Fall sein dürfte.

TIPP: LehrerOffice verlangt nur an zwei Stellen das Administratorkennwort. Weitaus am häufigsten ist dies beim Öffnen von LehrerOffice Desktop der Fall, wenn sich der Benutzer als „admin“ anmelden will. Die zweite Möglichkeit betrifft das DB Administrationsprogramm im dritten Dialogfenster (Verbindungsinformationen). Dort ist es für die Serverkonfiguration nötig.

Auch „Server“ ist ein mehrfach besetzter Begriff. Einfach gesagt unterscheidet man Hardware-Server von Software-Servern. Der Hardware-Server ist ein Computer, der häufig in einem Serverraum steht. Auf diesem Computer, auf dem möglicherweise ein Server-Betriebssystem installiert ist, werden verschiedene Dienste und Programme installiert, die von vielen Arbeitsstationen mit entsprechender Berechtigung meist innerhalb eines Schulnetzwerkes aufgerufen werden können, so dass sie nicht auf jedem einzelnen Gerät eingerichtet und gewartet werden müssen. Je nach Grösse und Komplexität eines Schulnetzes oder Organisation der Informatik administriert dieses System jemand anderes als der LehrerOffice-Administrator.

Auf einem Hardware-Server können verschiedene Software-Server installiert werden. Das sind eigentlich Programme, die gewisse Dienste zur Verfügung stellen und den Zugriff darauf regeln. Im Falle von LehrerOffice wird der „cubeSQL-Server“ installiert oder bei grossen Schulgemeinden ein bestehender MS-SQL Server verwendet. Dieser regelt den Zugriff auf die LehrerOffice-Datenbank, die in einem beliebigen Verzeichnis des Betriebssystems des Hardware-Servers abgelegt ist. Der SQL-Server wird in den Ordner „Programme“ installiert. Der Software-Server ist also eigentlich ein Computerprogramm (eine „Software“) mit dem wichtigen Unterschied zu anderen Anwendungen, dass er Ressourcen (CPU und Arbeitsspeicher) braucht, ohne dass Sie die Ausführung befehlen. Schliesslich muss er ja jederzeit von Benutzern im Netzwerk angepeilt werden können. Im Folgenden wird aber nicht von Software-Server gesprochen, da dies in grösseren Zusammenhängen meist einen zentralen Rechner zum Download von Software meint. Hier sprechen wir deshalb von „SQL Server“ oder „Datenbankserver“.

Die Datenbank ist, wie der Name sagt, eine grosse Datei mit einer speziellen Struktur. Sie beinhaltet Daten. Um diesen Inhalt anzeigen zu können, braucht es ein Programm, das diese Daten interpretieren kann. In diesem Fall ist es der cubeSQL-Server oder der MS-SQL Server, der für das Programm LehrerOffice Desktop Abfragen macht und neue Daten in die Datenbank schreibt.

Natürlich ist es nicht wünschenswert, dass alle Benutzer von LehrerOffice Desktop (also auch Schüler, die das Programm aus dem Internet laden) auf die Datenbank zugreifen können oder dass bei einem Zugriff gleich die ganze, möglicherweise mehrere dutzend Megabyte grosse Datenbank geladen wird, was bei Dateien normalerweise geschehen würde. Dies zu regeln sind Aufgaben des SQL Servers, die nun genauer erklärt werden.

Um auf die LehrerOffice-Datenbank zugreifen zu können, ist die Zugriffssteuerung des Hardwareserver-Betriebssystems unzureichend und zu aufwändig. Deshalb wird eine Türe dieses Betriebssystems geöffnet (standardmässig Port 4430) und der Datenbankserver als Türsteher hingestellt. Dieser prüft nach Kriterien, die meist unabhängig von den Rechten des Betriebssystems sind, ob einem Benutzer Einlass über diese Türe gewährt werden soll. Gleichzeitig entspricht der Datenbankserver dem Rahmen, innerhalb dessen sich der eingelassene Benutzer bewegen darf.

Die Serversoftware ist also der Verwalter, der willig dient, sofern der Benutzer, der seine Dienste in Anspruch nehmen will, seine Befugnis in Form eines Benutzernamens und eines Kennworts vorweisen kann. Dann übermittelt er diesem die Daten aus der Datenbank, die er sehen darf und nach denen er fragt, oder er sendet die vom Benutzer eingegebenen Werte an die Datenbank weiter. Dieses Programm verwaltet auch die Zugriffe mehrerer Benutzer, die möglicherweise zur selben Zeit denselben Eintrag bearbeiten möchten. Es ist sogar möglich, mehrere Datenbanken mit demselben Datenbankserver anzusteuern.

Zudem schreibt der SQL Server im Hintergrund gemäss einem vom Administrator vorgegebenen Zeitplan Datenbanksicherungen. Aber auch die Verwaltung der Datenbank(en) geschieht mit seiner Hilfe, da er Datenbanken löschen oder mit einer Datensicherung überschreiben bzw. neu erstellen kann.

Im Normalfall ist es für den Administrator nicht von Belang, ob eine Funktion den SQL Server oder die LehrerOffice-Datenbank betrifft. Für spezielle Anwendungsfälle wird das aber wichtig; deshalb soll es hier besprochen werden.

Der Benutzer muss sich eigentlich zuerst am SQL-Server anmelden, der für die Benutzung seiner Dienste eine Authentifizierung verlangt. Nach erfolgreicher Anmeldung kommt gleich diejenige an die LehrerOffice-Datenbank, damit nur die für diesen Benutzer freigegebenen Daten eingesehen werden können. Da es sehr umständlich wäre, so vorzugehen, wurden die beiden Anmeldevorgänge – die natürlich trotzdem stattfinden – zusammengelegt. Das bedingt logischerweise identische Anmeldeinformationen für den Server und die Datenbank. Nur woher weiss der SQL-Server, welche Anmeldeinformationen für die Datenbank gelten? Hier findet ein wichtiger Austausch statt.

Bei der Erstellung eines neuen Benutzers in der Datenbank werden seine Logininformationen auch im Server gespeichert. Dasselbe geschieht, wenn der Benutzer oder der Administrator ein Benutzerkennwort ändert. Der Administrator muss sich also nicht um die Zugriffssteuerung auf dem SQL-Server kümmern.

Aber wie können Sie überhaupt auf den Datenbankserver Einfluss nehmen, um diesen zu konfigurieren oder zu steuern? Da kommt es darauf an, was sie tun möchten, wie hier als nächstes gezeigt wird.

WICHTIG: Jeder Benutzername darf auf dem SQL-Server nur einmal verwendet werden und hat auch nur ein Kennwort. Verwaltet Ihr Datenbankserver also mehrere Datenbanken, ist es möglich, dass für eine Person ein Login erstellt wird, das für verschiedene Datenbanken gilt. Das heisst aber auch, dass der Benutzername „admin“ nur mit einem Kennwort versehen werden kann. Wird auf einer Datenbank das Kennwort für „admin“ geändert, ist es auch für alle anderen Datenbanken und für das DB Administrationsprogramm geändert.

Grundsätzlich gilt: LehrerOffice Desktop ist für die Administration der LehrerOffice-Datenbank zuständig, das DB Administrationsprogramm für den cubeSQL-Server. Viele Aufgaben des SQL-Servers können Sie aber auch mit dem Desktop-Programm steuern und konfigurieren – einige sogar ausschliesslich auf diesem Weg –, so dass Sie nur in speziellen Fällen das DB Administrationsprogramm brauchen. Hier eine Auflistung dazu:

• Das DB Administrationsprogramm brauchen Sie zwingend für:
  • Server starten und stoppen
  • Pfad für Datenbankablage bzw. Datensicherung ändern
  • Datenbank aus Sicherung wiederherstellen und gleichzeitig Kennwörter von Benutzern neu festlegen
  • Datenbanken löschen
• Sowohl mit dem DB Administrationsprogramm als auch mit LehrerOffice Desktop können Sie:
  • Administratorkennwort ändern (Administratorkennwort und Starke Kennwörter kreieren)
  • Benutzer löschen, wobei mit dem DB Administrationsprogramm gelöschte Benutzer zwar nicht mehr auf die Datenbank zugreifen können, dort aber nicht gelöscht werden (Benutzer löschen und Verwaltungsaufgaben)
  • Pfadangaben zu Datenbankablage und Datensicherungen einsehen (Register 'Systeminformationen' und Speicherort)
• Nur mit dem Desktop-Programm können Sie:
  • Benutzer anlegen und Kennwörter ändern (Benutzer erstellen und Kennwörter ändern und zurücksetzen)
  • Automatische Datensicherung anpassen
  • Manuelle Datensicherung befehlen
  • Pfadangabe zu Serversoftware einsehen
  • Benutzer sperren