Stellen Sie sich die fiktive Primarschule «Schwerzenwil» vor. Die Schulgemeinde zählt vom Kindergarten bis zur 6. Klasse 800 Kinder. Entdecken Sie, wie das digitale Dossier der CMI-Bildungslösung Nutzerinnen und Nutzern aus «Schwerzenwil» effizient und geschmeidig in ihrem Schulalltag unterstützt. Die Vorteile des digitalen Dossiers lesen Sie aus Sicht der Schulverwalterin (SV), Schulleitung (SL) und Klassenlehrperson (KLP).
Das digitale Dossier für alle
Das digitale Dossier ist die Basis der CMI-Bildungslösung. Jede Schülerin und jeder Schüler sowie alle Lehrpersonen und an der Schule beteiligten Personen, verfügen über ein persönliches Dossier. Darin sind alle Dokumente (z. B. Zeugnisse, Verträge oder Elternbriefe etc.) des entsprechenden Individuums zentral abgelegt.
Dank der Versionierung der Dokumente ist immer klar, welches die aktuellste Version eines Dokuments ist. Klassenlehrperson, Schulleitung oder Schulverwaltung arbeiten dadurch stets mit aktuellen Dokumenten. Haben sie jedoch Bedarf, greifen sie jederzeit auf ältere Dokumentenversionen zu.
Über das Berechtigungssystem erhalten denjenigen Personen lesenden oder schreibenden Zugriff auf die Dokumente, die dafür auch befugt sind. So arbeiten alle an der Schule Beteiligten effizient und Hand in Hand an gemeinsamen Themen.
Durch die zentral hinterlegten Adressdaten generieren SL, KLP oder SV mit wenigen Klicks Seriendokument. Diese werden anschliessend in denjenigen Dossiers abgelegt, wo sie auch hingehören. Nach Wunsch drucken die Ersteller:innen diese aber auch aus oder versenden sie via Klapp. Ein Seriendokument kann als Vorlage abgespeichert werden.
Dank des komplexen Suchcenters finden KLP, SL und SV schnell die nötigen Unterlagen. Bei einer Papierablage oder einem konventionellen Dateisystem ist Suchen äusserst schwierig und zeitintensiv.
Schulverwalterin, Judith Bertschi
Als SV arbeite ich mit zentral angelegten Lernenden- und Personaldossiers (Schulleitung, Lehrperson, weitere an der Schule tätige Personen). Alle nötigen Unterlagen und Informationen sind pro Person in einem Dossier abgelegt. Es existieren keine Schattendossiers und es gibt keinen Wildwuchs. Im Dossier sind immer die aktuellen Dokumente. Ich kann aber auch nach älteren Versionen davon suchen.
Mit der entsprechenden Berechtigung greife ich von überall auf die für meine Arbeit nötigen Dokumente zu. Das hilft mir besonders, wenn ich im Homeoffice arbeite oder unterwegs bin. Ich muss keine Unterlagen mehr physisch oder per E-Mail versenden. Alles nötige ist direkt im Dossier einsehbar.
Schulleitung, Anna Fischer
Schulisches Standortgespräch
Gespräche, an welchen verschiedene Personen teilnehmen müssen, bereitet mein Team zeit- und ortsunabhängig vor. Als Schulleitung bin ich weniger in die Vorbereitung involviert, kann mich aber aufs Gespräch vorbereiten. Ich studiere im Voraus Dokumente, sofern ich dazu berechtigt wurde.
Berechtigte haben Zugang zu SPD-Abklärungen. Die SL und Behörden sehen darin die Unterstützungsmassnahmen und können diese in die Budgetplanung aufnehmen.
Bei Lernenden laden wir Arztzeugnisse und andere Dokumente direkt in ihr Dossier hoch. Jede berechtigte Person kann dies tun. Via Aufgabe kann ich andere darüber informieren, dass ein Dokument hinzugefügt wurde.
Personalakten
Akten können digital abgelegt werden und stehen Berechtigten zur Verfügung, ohne dass man sie physisch in der Schulverwaltung holen oder auf einer dritten Lösung suchen muss. Als SL kann ich einen Unterrichtsbesuch im Büro vorbereiten, mit dem Tablet in den Unterricht gehen und die Notizen direkt ins Dokument schreiben. Das Dokument liegt automatisch im richtigen Dossier.
Durch die verschiedenen Schutzstufen kann ich sicher sein, dass nur Berechtigte Inhalte lesen können (z. B. bei Rechtsfällen).
Klassenlehrer 3./4. Klasse, Peter Steiger
Ich kann alle wichtigen Dokumente im Verlauf des Schuljahrs in der Schullaufbahn eines Kindes speichern. «Immergültiges» lege ich im Lernendendossier ab. Anhand der Versionierung sehe ich sofort, ob ich die neuste Version bearbeite. Ich kann bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen.
Gesprächsvorbereitung
Ich kann ein neues Gespräch erstellen und alle relevanten Dokumente direkt im Gespräch hinterlegen. Somit ist es einfach mit der Heilpädagogin und Fachlehrpersonen zeit- und ortsunabhängig Gespräche vorzubereiten. Alle Berechtigten können Ergänzungen im Gespräch vornehmen oder zusätzliche Dokumente hochladen.
Entdecken Sie im Blogbeitrag sieben weitere Vorteile der CMI-Bildungslösung.
Welchen weiteren Vorteil unserer Bildungslösung möchten Sie als nächstes unter die Lupe genommen haben? Wir freuen uns über Ihre Mitteilung als Kommentar.