Gerade kürzlich veröffentlichte das Volksschulamt des Kantons Zürich das aktualisierte Dokument «Beurteilung und Zeugnis, Informationen für Schulleitungen und Lehrpersonen». Auf Seite 30 dieses Dokuments steht zur «Archivierung» unter Punkt 32 folgendes:
«Die Schulgemeinden sind verpflichtet, die Absenzenlisten sowie alle Zeugnisse und Lernberichte der Schülerinnen und Schüler für eine allfällige Rekonstruktion mindestens 15 Jahre aufzubewahren, die Zeugnisse der 3. Sek sogar 20 Jahre.»
(Quelle: Beurteilung und Zeugnis – Informationen für Schulleitungen und Lehrpersonen)
Das heisst, dass Schulen ihre Dokumente generell korrekt archivieren müssen. Jeder Schweizer Kanton hat dazu eigene Vorgaben. Mit der CMI-Bildungslösung regeln Sie die datenschutzkonforme Archivierung von Beginn weg automatisch und entsprechend den Regelungen Ihres Kantons.
Wie geschieht das?
CMI archiviert Ihre Schuldokumente nach Vorgaben des jeweiligen Kantons
Wenn die Bildungslösung für Ihre Schule bereitgestellt wird, parametrieren wir sie nach den Vorgaben des Kantons. Im Registraturplan setzen wir für jede Dokumentart die richtigen Lifecycle-Labels. Diese bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss und ob es anschliessend gelöscht oder für die dauerhafte Archivierung an ein Langzeitarchiv übergeben werden soll. Ab diesem Moment übergeben Sie die Aufgabe an die Software, die die Archivierung automatisch und im richtigen Moment für Sie durchführt.
Das beste daran ist, dass Ihre Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in der gleichen CMI-Lösung archiviert werden, in der Sie tagtäglich arbeiten.
Beispiele für archivwürdige Schuldokumente
Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich definieren die Aufbewahrung von Schulakten beispielsweise so:
«Die Schule darf ihre Papier- und elektronischen Akten solange aufbewahren, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgaben benötigt (laufende Ablage). Die darauf folgende Aufbewahrungsfrist wird von den Schulen gemäss IDG selbst festgelegt, es sei denn, es existieren spezialgesetzliche Regelungen (ruhende Ablage). Werden keine Fristen festgelegt, gilt die im Gesetz festgelegte maximale Frist von zehn Jahren.»
(Quelle: dsb datenschutzbauftragte des kantons zürich)
Diese physischen oder elektronischen Daten sind beispielsweise:
- Zeugnisse
- schulische Sandortgespräche
- sonderpädagogische Massnahmen
- Archivlisten
- Prüfungsnoten
- Beobachtungen
- etc.
CMI Passivierung ermöglicht die gesetzliche Aufbewahrung
Damit Schuldokumente in Ihrer gewohnten CMI-Lösung nach gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden können, benötigen Sie einzig den Assistenten «CMI Passivierung», der sämtliche Dokumente für die vorgesehene Aufbewahrungsfrist bereitstellt.
Die Vorteile der automatischen Archivierung in CMI
Entdecken Sie die 5 Vorteile:
- Sie müssen nicht selbst an die Archivierung Ihrer Dokumente denken. Durch die Parametrierung in der Software, bewahrt das System die Unterlagen so lange wie vorgesehen auf und führt dann automatisch die nächsten Schritte aus. Die Software vernichtet die Dokumente zum richtigen Zeitpunkt oder gibt sie ans Langzeitarchiv weiter. Sie können sich diesen Prozess wie eine automatische Fliessbandarbeit innerhalb der Lösung vorstellen.
- Da die Lösung genau weiss, welches Dokument wie lange aufbewahrt werden muss, ist der Prozess viel weniger fehleranfällig.
- Das regelmässige Säubern von Dokumenten auf Ihrem Laufwerk oder das Aussortieren physischer Unterlagen im Archiv entfällt. Sie sparen eine Menge Zeit.
- Nehmen Sie an, dass ein:e ehemalie:r Sekschüler:in ein paar Jahre nach Schulaustritt ein Zeugnis nachgeliefert haben möchte. Während der Aufbewahrungszeit rufen Sie diese Daten schnell in CMI ab – Sie müssen das Zeugnis nicht im Archiv suchen.
- Alle an der Schule Beteiligten fokussieren auf ihr Kerngeschäft: Lehrpersonen müssen sich keine Gedanken um Aufbewahrungsfristen ihrer Unterlagen machen. Schulleitungen müssen niemanden nach der Abgabe von archivwürdigen Dokumenten bitten. Die Schulverwaltung muss kein unnötige Zeit mit der Suhe nach physischen Archivdaten aufwenden.
Die CMI-Bildungslösung kann mehr als Archivieren – entdecken Sie im Blogbeitrag, was die CMI-Bildungslösung explizit kann.
Möchten Sie konkret mehr über das digitale Dossier wissen? Erfahren Sie alles Wichtige im Blogbeitrag.
Haben Sie Fragen zum CMI Passivierungsassistenten oder zur Archvierung von Dokumenten in der CMI-Bildungslösung generell? Melden Sie sich bei Marco Lengg, Key Account Manager von CMI oder hinterlassen Sie Ihre Frage als Kommentar. Danke.