Video, Teil 3: Mit CMI LehrerOffice und Klapp wird die Kommunikation zwischen Schule und Eltern schneller, einfacher und vor allem: Botschaften kommen an.
Video: Kommunikation mit CMI LehrerOffice und Klapp konkret
das Zusammenspiel von CMI LehrerOffice und Klapp
Sämtliche Stammdaten, wie Klassen- oder Gruppenzuteilungen sowie Lehrpersonen sind Grundvoraussetzung für den Einsatz von Klapp. Sie werden direkt aus CMI LehrerOffice übernommen. Welche Klassen und Gruppen auf Ihrer persönlichen Klapp-Oberfläche erscheinen, passen Sie individuell an (siehe Video Daten aus CMI LehrerOffice nach Klapp exportieren).
Krankes Kind vom Unterricht abmelden
Situation OHNE Klapp:
Ist Ihr Kind krank, greifen Sie zum Telefon und rufen – vielleicht mehrmals – im Schulhaus an, um über die Absenz zu informieren. Die Person, die in der Schule das Telefon entgegennimmt, notiert sich die Mitteilung, sucht die entsprechende Klassenlehrperson auf und meldet das kranke Kind ab. Dabei werden möglicherweise Fachlehrpersonen vergessen. Zudem müssen Sie als Eltern Ihr Kind, falls es am entsprechenden Tag ein Betreuungsangebot in Anspruch nimmt, zusätzlich im Hort / vom Mittagstisch abmelden.
Situation MIT Klapp:
So melden Sie Ihr Kind in drei simplen Schritten ab:
- Als Eltern loggen Sie sich auf der Weboberfläche oder in der Klapp-App ein.
- Sie erstellen eine neue Absenz, wählen das Kind aus, setzen das Datum und als kurze Notiz den Abwesenheitsgrund. (Allenfalls fügen Sie ein Dokument, z. B. ein Arztzeugnis, hinzu.)
- Nach dem Klick auf Speichern werden automatisch sämtliche Lehrpersonen, die Ihr Kind unterrichten, sowie die Betreuung über die Absenz informiert.
Demnächst: Absenzen automatisch nach CMI LehrerOffice überführen
Im Laufe des 2. Quartals 2021 überführen Lehrpersonen Absenzen mit wenigen Klicks automatisch nach CMI LehrerOffice.
Fazit: Die Absenzenfunktion erleichtert den Abmeldeprozess für Eltern, Lehr- und Betreuungspersonen entscheidend – die Abmeldung ist schnell verfasst und automatisch an alle nötigen Stellen versandt.
Eltern über bevorstehende Schulreise informieren
Situation OHNE Klapp:
Steht eine Schulreise an, verfassen Sie als Lehrperson den bekannten Elternbrief. Diesen drucken Sie anschliessend mehrfach aus (grosser Papier- und Tonerverbrauch) und schneiden ihn zu. Den Brief geben Sie den Schülerinnen und Schülern mit. Nicht jeder Brief findet jedoch den Weg zu den Eltern. Bleibt die Rückmeldung aus, rufen Sie Eltern an, um nachzuprüfen, ob der Brief angekommen ist. Ein langwieriger Prozess.
Situation MIT Klapp:
Informieren Sie in drei Schritten über die Schulreise:
- Sie melden sich als Lehrperson in Klapp an, wählen “Nachricht”, bestimmen mit wenigen Klicks die betreffende Klasse und legen fest, wer informiert wird (hier die Eltern und weitere Lehrpersonen).
- Die Schulreiseinformationen fügen Sie mit Titel und Text ein. Haben Sie in der Vergangenheit bereits über Schulreisen informiert, übernehmen Sie den Text mit Copy-and-Paste und passen ihn nur noch an.
- Zuletzt fordern Sie eine Lesebestätigung an. In der Übersicht sehen Sie, wer die Information bereits gelesen hat. Falls nötig, schicken Sie mit einem Klick eine Leseerinnerung.
Fazit: Sie sparen Zeit sowie Papier und gehen gleichzeitig auf Nummer sicher, dass der Brief bei den Eltern ankommt.
Elternabend organisieren
Situation OHNE Klapp:
Steht der nächste Elternabend vor der Tür, verfassen Sie als Lerperson einen Einladungsbrief, drucken ihn mehrfach aus und geben ihn den Schülerinnen und Schülern mit. Wieder kommt es vor, dass gewisse Briefe den Weg nachhause nicht finden und Sie telefonisch nachfassen müssen. Die Anmeldungen – allenfalls mit weiteren Informationen ergänzt – kommen auf Papier zurück. Sie erstellen verschiedene (Papier-)Listen, um die Übersicht zu behalten.
Situation MIT Klapp:
Organisieren Sie den Elternabend in vier Schritten:
- Sie melden sich als Lehrperson in Klapp an, wählen “Termin”, bestimmen mit wenigen Klicks die betreffende Klasse und legen fest, wer über den Termin vorinformiert wird (hier die Eltern und weitere Lehrpersonen).
- In einem ersten Schritt versenden Sie den Termin: Sie legen den Titel, das Datum, die Zeit und den Ort des Elternabends fest – es besteht sogar die Option einer Videokonferenz. Nach Wunsch fügen Sie Text, Links und Dateien zu und speichern Ihre Angaben ab. Der Termin erreicht die Eltern und wird – wenn mit dem persönlichen Kalender verknüpft – gleich in deren Kalender eingefügt.
- In einem zweiten Schritt versenden Sie die Anmeldung: Sie wählen “Nachricht”, bestimmen die Klasse und wer informiert wird (hier nur die Eltern). Weiter fügen Sie Titel und Text ein. Nun fügen Sie alle nötigen Fragen an:
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- Teilnahme alleine / zu zweit / Abmeldung
- Beliebige Fragen, z. B. Was bringen Eltern fürs leibliche Wohl mit?
- Sobald die Anmeldung verschickt ist, prüfen und organisieren Sie sämtliche Anmeldungen und Antworten auf der digitalen Übersicht.
Fazit: Über den Termin des Elternabends informieren Sie Eltern direkt und in weniger als fünf Minuten. Die Anmeldungen und weitere organisatorische Angelegenheiten managen Sie zeitsparend, übersichtlich und digital.
Das Zusammenspiel zwischen CMI LehrerOffice und Klapp vereinfacht die Kommunikation zwischen Schule und Eltern bedeutend. Lehrpersonen haben weniger administrativen Aufwand. Eltern kommen schneller an nötige Informationen und kommunizieren einfach mit der Schule. Die Schule hat nur noch einen zentralen Kommunikationsweg (keine E-Mail, keine Briefpost, nur noch Klapp).
Weitere Blogbeiträge der Serie “CMI LehrerOffice und Klapp”
Fragen zur Schulkommunikation?
Haben Sie Fragen zur Schulkommunikation mit CMI LehrerOffice und Klapp? Marco Lengg, Key Account Manager von CMI beantwortet diese gerne.
Welche positiven Erfahrungen mit dem Zusammenspiel CMI LehrerOffice und Klapp haben Sie bereits gemacht? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.