Romont, eine 5300 Einwohner zählende Gemeinde im Kanton Freiburg, ist die Hauptstadt des Glanebezirks. Wer einen der Türme besteigt, die Romont überragen, dem bietet sich ein weites, zauberhaftes Panorama: Hinter den grünen Hügeln des Glanelands ragt die Silhouette der Voralpen mit dem charismatischen Moléson auf. In der Ferne erkennt man im Osten die Alpen und im Westen die Jurakette. Romont ist ein geschichtsträchtiger Ort, doch die Stadt ist nicht in ihrer historischen Substanz erstarrt, sondern dynamisch und offen – auch in Sachen elektronische Verwaltung.
Der Gemeinderat von Romont interessierte sich schon seit mehreren Jahren für ein elektronisches Verwaltungssystem. Angesichts der stetig wachsenden Zahl von Papierdokumenten beschloss man bei der Aufstellung des Haushaltsplans 2018 dann, die elektronische Protokollverwaltung definitiv einzuführen.
Für die Ratsmitglieder bringt dieser Schritt gleich mehrere Vorteile. Sie müssen Protokolle beispielsweise nicht mehr bei der Verwaltung abholen. Ausserdem erleichtert die elektronische Verwaltung die Suche nach Dokumenten und auch die Durchsicht der elektronisch bereitgestellten Dokumente und Anhänge ist viel bequemer als bisher. Zudem können neue Traktanden seit der Einführung von CMIAXIOMA sogar bis wenige Stunden vor einer Gemeinderatssitzung – also quasi «last minute» – eingebracht werden. Die Informationen sind dann für alle Ratsmitglieder sofort verfügbar.
INDIVIDUELLE BEDÜRFNISSE EXAKT DEFINIEREN
Vor dem eigentlichen Projektbeginn besuchte eine Arbeitsgruppe aus Romont andere Gemeinden, die bereits mit elektronischen Verwaltungssystemen arbeiten. So sahen die Romonter aus nächster Nähe, was andernorts gut lief und vor allem auch, was nicht ihren Vorstellungen entsprach. Nach einigen Besuchen und Präsentationen fiel dann der Entscheid für CMI AXIOMA.
Danach traf man sich regelmässig mit OFISA Informatique SA, dem offiziellen Vertriebs- und Umsetzungspartner von CMI in der Westschweiz, um die spezifischen Bedürfnisse der Gemeinde Romont exakt zu definieren: Welche Mitglieder der Verwaltung und des Gemeinderats sollen das System nutzen? Welche Rechte erhalten sie? Welche Dokumentenvorlagen müssen angelegt werden? Wie soll der Aktenplan aussehen? Welche Struktur braucht die Gemeinde?
Nachdem alles definiert war, lernten die Mitarbeitenden und die Gemeinderäte das neue System im Rahmen einer Schulung mit einer «Test-Datenbank» im Detail kennen. Die Gemeinde räte erhielten gleich auch ihre Tablets, mit denen sie heute die Sitzungsprotokolle und deren Anhänge anfordern und lesen können. Am 11. Juni 2018 war es dann soweit: Die neue Software zur Protokollverwaltung wurde erstmals im Rahmen einer Gemeinderatssitzung eingesetzt!
DIE MACHT DER GEWOHNHEIT
Das grösste Hindernis, das es in Romont zu überwinden galt, war nicht die Beherrschung der neuen Software, sondern die Angst vor der Veränderung, der Verlust alter Gewohnheiten. Doch es gibt wohl kaum eine Neuerung, die nicht auf anfänglichen Widerstand stösst. Nach einigen Schulungen und Erläuterungen haben sich alle Mitarbeitenden mit der neuen Arbeitsweise angefreundet und kommen mit CMI AXIOMA heute bestens zurecht. Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, die neue elektronische Protokollverwaltung an die bestehenden Abläufe anzupassen, ohne diese ändern zu müssen.
DIE NÄCHSTEN SCHRITTE NACH DER EINFÜHRUNG
Nach der erfolgreichen Einführung der elektronischen Protokollverwaltung geht es jetzt darum, die umfangreichen Funktionalitäten, welche die Software bietet, praktisch anzuwenden. In Romont stehen drei weitere Schritte an:
1. Die Parametrierung der Schnittstelle zwischen den Drucker-Scannern und dem Programm, damit jedes gescannte Dokument auch automatisch im «Briefkasten» von CMI AXIOMA ankommt. Dieser Arbeitsschritt wird heute noch manuell erledigt und ist künftig viel einfacher.
2. Die Nutzung von Aktivitäten im Modul «Zusammenarbeit Dritte», welche schon installiert ist, aber noch nicht genutzt wird. Damit lassen sich alle Aktivitäten, die sich aus einem Entscheid des Gemeinderats ableiten, nachverfolgen und die noch nicht erledigten Punkte abfragen.
3. Die Verwaltung vertraulicher Protokolle, für die CMI die Software noch weiterentwickeln muss. Diese Funktionalität wird nach dem Ende 2018 geplanten Software-Update bereitstehen.»
INTERVIEW MIT STEFAN MITTERMAYR, DIREKTOR SEKTOR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGEN OFISA INFORMATIQUE SA
Wie lief das erste Projekt mit CMI AXIOMA in Romont ab?
Stefan Mittermayr: «Diese erste Implementierung war sehr effektiv. Das Teamwork zwischen unserem Berater Julien Umiglia und Piero Pasini, Senior Projektleiter CMI, hat sehr gut funktioniert. Piero hat uns unterstützt und beraten und uns so ermöglicht, dieses Projekt schnell abzuschliessen. Mit den Kosten der Umsetzung sind wir im budgetierten Bereich, was eine angenehme Überraschung ist.»
Wie gestaltete sich für Sie die Arbeit mit CMI AXIOMA?
Stefan Mittermayr: «CMI AXIOMA ist bestens erprobt und einfach zu installieren. Unsere technische Abteilung benötigte nur einen halben Tag für die Installation und die Aktivierung. Die Anwendung ist stabil und effizient, die französische Übersetzung vollständig. Dies zeigte sich nach der Inbetriebnahme deutlich, da die Gemeinde Romont von Anfang an effizient arbeiten konnte.»
Wie war die Zusammenarbeit mit CMI?
Stefan Mittermayr: «Ich bin überzeugt, dass wir mit CMI eine starke Partnerschaft haben. Die Zusammenarbeit funktionierte von Beginn weg, war absolut unproblematisch und wir haben uns schnell verstanden. Das ist sehr positiv.»
Wie sehen Sie die Zukunft dieser Partnerschaft?
Stefan Mittermayr: «Unser Ziel ist es natürlich, CMI in der gesamten Westschweiz zu vertreiben. Es gibt viel zu tun. Insbesondere gilt es, veraltete Software zu ersetzen. Darüber hinaus bietet CMI weitere Bausteine für die Integration von NEST und ABACUS. Ich hoffe, dass wir unseren ‹welschen Touch› einbringen können, der für den Durchbruch des Produktes auf diesem doch sehr eigenen Markt in der Westschweiz notwendig ist. Zudem wollen wir ein konstruktives Feedback für die ständige Verbesserung des Produktes liefern.»