Die Stadtverwaltung Burgdorf arbeitet seit sechs Jahren mit CMI. Zeit ein Zwischenfazit zu ziehen: Hat sich die tägliche Arbeit mit CMI bewährt? Müssen Optimierungen vorgenommen werden? Stehen für die Zukunft Modernisierungsziele an? Sibylle Zwahlen, Vize-Stadtschreiberin, und Digital Officer Andreas Rössler berichten.
Bald liegt das CMI Magazin Nr. 2 als Print- und Online-Version vor. Die Arbeiten dazu laufen auf Hochtouren und wir freuen uns riesig. Das CMI Magazin verbindet Beiträge auf verschiedenen Plattformen, so auch im Blog. Hiermit geniessen Sie den allerersten Vorausartikel. Viel Vergnügen!
Hat sich CMI bewährt? Höchste Zeit für einen Fazit.
Sechs intensive Jahre arbeitet die Stadtverwaltung nun schon mit der CMI Lösungsplattform. Drei Fragen an Sibylle Zwahlen, GEVER-Verantwortliche, Projektleiterin und Vize-Stadtschreiberin von Burgdorf.
Wie veränderte die CMI Lösungsplattform in den letzten Jahren die tägliche Arbeit der Stadtverwaltung?
Die Daten, Unterlagen, Dokumente sowie die Beschlüsse der Behörden sind bequem im jeweiligen Geschäft auffindbar. Auch die Zusammenarbeit unter den Direktionen hat sich vereinfacht, der endlose E-Mail-Verkehr und das Hin- und Herschieben von Daten haben ein Ende.
Welche besonderen Vorteile bietet CMI?
Alle Informationen sind an einem Ort. Die Vorteile einer zentralen und für alle Benutzenden zugänglichen Plattform haben sich gerade im letzten Jahr mit dem Lockdown gezeigt: Das Arbeiten im Homeoffice war ohne grossen Aufwand gewährleistet. Mit der CMI Lösungsplattform ist einfach alles überall verfügbar, was zum Arbeiten nötig ist.
Was hat sich bewährt? Wo gilt es Optimierungen vorzunehmen?
Die flächendeckende Einführung eines Gesamtpakets mit GEVER, den Fachlösungen CMI Bau, CMI Tomba, CMI Verträge und der mobilen Sitzungsverwaltung hat sich bewährt. Die strukturierte und einheitliche Aktenablage hilft, die tägliche Arbeit effizient zu erledigen. Gleichzeitig ermöglicht die mobile Sitzungsverwaltung eine papierlose und vereinfachte Kommunikation. Die Behördenmitglieder schätzen die Verfügbarkeit der Akten auf einer zentralen und von jedem Ort zugänglichen Plattform. Wichtig ist aber nicht nur die Datenhaltung, sondern auch die Archivierung. Dieses Thema gehen wir nun an.
Frau Zwahlen, vielen Dank für für Ihre Ausführungen.
Sechs Jahre CMI: Eine Standortbestimmung und ein Blick in die Zukunft.
Wo steht CMI in der Stadtverwaltung Burgdorf heute? Wir haben auch mit dem Digital Officer und CMI-Verantwortlichen gesprochen. Drei Fragen an Andreas Rössler.
Wo steht CMI heute in der täglichen Arbeit der Stadtverwaltung Burgdorf?
Die Software ist gut eingeführt und wird von den sechs Direktionen rege genutzt. Der Aufbau richtet sich nach den einzelnen Funktionen und deren Aktivitäten. Es existieren diverse Schnittstellen zu den Kernapplikationen (ERP, Einwohnerkontrolle) ebenso wie zu einzelnen Fachapplikationen.
Welche Ziele verfolgen Sie mit CMI? Wo planen Sie Anpassungen, Modernisierungen oder Überarbeitungen?
Die digitale Transformation erfordert detaillierte Kenntnisse über die Ende-zu-Ende-Prozesse der Verwaltung. Daher sieht die Strategie die Einführung eines umfassenden Prozessmanagements vor. Mit einem entsprechenden Projekt starteten wir im 2. Quartal des Jahres 2021. Sobald die Prozesse erfasst sind, beginnen wir mit der Optimierung und Digitalisierung der Routineprozesse, die über CMI abgewickelt werden. Ein Beispiel ist hier der Prozess zur Abwicklung von Förderbeiträgen. Parallel dazu erarbeiten wir mit externer Unterstützung einen prozessorientierten Registraturplan für die digitale Zwischenablage und Archivierung der Dossiers und Dokumente.
Bauen Sie CMI weiter aus? Welche Pläne verfolgen Sie in naher Zukunft?
Mittelfristig planen wir die Einführung eines digitalen Langzeitarchivs. Ein erster Schritt dazu ist mit der Beschaffung von “CMI Passivierung” bereits erfolgt. Mit der Einführung beginnen wir in den kommenden Wochen respektive sobald der Registraturplan erarbeitet ist. Weitere Ausbaumöglichkeiten sehe ich bei den Fachapplikationen CMI Schule sowie beim Web Client.
Herr Rössler, vielen Dank für Ihren Einblick.
Im CMI Magazin zu diesem Thema weiterlesen
Im Online-Magazin finden Sie ab Mitte März den ergänzenden Artikel zu diesem Blogbeitrag.
- Artikel folgt
Blogartikel, die das CMI Magazin ergänzen:
- Artikel folgen demnächst
Haben Sie weitere Fragen an die Stadtverwaltung Burgdorf, die CMI bereits seit mehreren Jahren im Einsatz hat? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar. Vielen Dank.