Im April 2016 beschloss die Regierung des Fürstentums Liechtenstein, dass die Landesverwaltung in naher Zukunft alle ihre Akten digital führt. Neben weiteren Arbeiten auf gesetzlicher, regulatorischer und organisatorischer Ebene wurde CMI AXIOMA im Frühling 2018 bei einer ersten Amtsstelle als neue Aktenverwaltungssoftware eingeführt. Ein Bericht über das Programm LiVE und erste Resultate.
Interview mit Monique Jäggi, Amt für Kultur, Fachstelle LiVE – Liechtensteinische Aktenverwaltung, und Peter Scheiwiller, Amt für Informatik, Leiter Business Consulting Team BIWIG
Welche Argumente gaben den Ausschlag für CMI AXIOMA?
Monique Jäggi: «Als Verwaltung eines Kleinstaates, die alle Staatsleistungen mit einer schlanken Organisation erbringt, wollten wir ein erprobtes System mit produktiven Referenzen beschaffen. Gleichzeitig musste das System auf die Eigenheiten Liechtensteins angepasst werden können. Wichtig war uns auch die langfristige Bewirtschaftung unserer Daten: die Lebensphasen müssen bis hin zur kontrollierten Vernichtung oder Archivierung durchdacht sein.»
Welchen Vorteil bringt CMI AXIOMA aus IT-Sicht?
Peter Scheiwiller: «Alle Mitarbeitenden werden zentral via AD-Berechtigungsgruppen und Organisationseinheitenzuordnung verwaltet (ausführliches Berechtigungskonzept). Zudem erlaubt das Einmandantenkonzept einen effizienten IT-Betrieb mit den wenigen zur Verfügung stehenden IT-Betreuern. Wichtig ist auch die Sicherheit: Wir verwenden für die Kommunikation zwischen Drittanwendungen und Kernanwendungen sichere Webservices. Dies wie auch die Vorgaben aus IT-Strategie, Daten- und IT-Security werden durch CMI AXIOMA unterstützt.»
Wo lagen die grössten Herausforderungen des Pilot-Projekts?
Monique Jäggi: «Das Pilotamt ‹Amt für Justiz› ist ein für unsere Verhältnisse grosses Amt mit fünf sehr unterschiedlichen Abteilungen und häufigem Kundenkontakt. So kamen aus den Abteilungen unterschiedliche Bedürfnisse, die unterschiedliche Konfigurationen erforderten. Dabei den Fokus zu bewahren und sicherzustellen, dass das System danach für alle weiteren Amtsstellen auch passt, forderte das Kernteam LiVE intensiv.
Wir haben regelmässig, bereits vor der Pilotphase, die Amtsstellen über das Vorhaben informiert. Einige waren begeistert, manche skeptisch, viele kamen mit einem grossen ABER. Ein Wechsel zum digitalen Primat ist auf vielen Ebenen eine Herausforderung, nicht nur technisch. Eine der komplexeren Fragen betraf den Posteingang und die Digitalisierung von analogen Eingängen, eine andere grosse Frage die digitalen Signaturen.»
Peter Scheiwiller: «Bei Projektstart gingen wir davon aus, dass der im CMI AXIOMA integrierte Posteingang (Postjournal) als zentraler Posteingangsprozess für die gesamte Landesverwaltung verwendet wird. Bald wurde klar, dass die Bedienung in unserer diversifizierten Amtswelt zu aufwändig würde. In einem eigenständigen Projekt wird nun sichergestellt, dass der physische Posteingang ‹rechtssicher› eingescannt, an Abteilungspostfächer verteilt, mit Metadaten durch den Sachbearbeiter versehen und die Dokumente via Webservices direkt ins LiVE übermittelt werden. Eine weitere Herausforderung war der Transfer von Daten und Dokumenten von/und zu CMI AXIOMA via sichere Webservices. Ich empfehle allen, diesen Aspekt frühzeitig einzuplanen.»
PRODUKTIVER EINSATZ BEIM PILOTAMT
Seit Mitte Mai 2018 wird im Amt für Justiz (AJU) in allen Abteilungen bereits erfolgreich «digitalisiert»: Geschäftsrelevante Dokumente werden in der digitalen Akte abgelegt, physische Dokumente werden eingescannt und nach wenigen Monaten vernichtet. Die Vorteile liegen auf der Hand: kein Platzproblem durch dicke Aktenordner, eine zentrale Ablage mit einfacher Auffindbarkeit von Informationen, eine bessere Versionenkontrolle und vieles mehr. Auch landesverwaltungsinterne Prozesse wie zum Beispiel Aktivitäten, Pendenzen oder auch die Aktenweitergabe in andere Verwaltungseinheiten, z. B. in ein Ministerium, werden komfortabel «digital» unterstützt.
STIMMEN AUS DER MITARBEITERZEITUNG DER LANDESVERWALTUNG «ZEMMA» (JULI 2018)
Martin Lampert, IT Koordinator
Es ist, wie bei jeder Neuerung, noch ein wenig holprig. Mit der Einspeisung von Daten ins System und wachsender Routine wird uns die Arbeit vermutlich erleichtert werden. Bis alle Daten im System sind, gibt es aber einen zusätzlichen Aufwand. Vor allem die ämterübergreifende Zusammenarbeit wird einfacher. Der Zugriff und die Freischaltung von Dokumenten müssen nicht mehr per E-Mail erledigt werden, sondern können über das System erfolgen. Der Einführungsprozess ist gut verlaufen, es standen uns zu jeder Zeit Ansprechpartner zur Verfügung. Auch nach der Einführung ist der Aufwand für mich als IT-Koordinator überschaubar. Es sind bisher kleine Dinge, die bei mir angefragt werden, was bei einem neuen System völlig normal ist.
Alexander Mathis, Abteilung Grundbuch
Mit dem AJU hat man sich nicht gerade das kleinste und einfachste Amt als Pilotamt geschnappt. Dafür ist die Einführung wirklich gut verlaufen. Das AJU verfügt über fünf komplett unterschiedliche arbeitende Abteilungen. Das LiVE-Team hat es trotzdem geschafft, allen Anliegen gerecht zu werden. Unsere Anmerkungen wurden berücksichtigt und im Sinne der Abteilung Grundbuch umgesetzt. Die Arbeit habe ich als sehr konstruktiv erlebt, das LiVE-Team war stets hilfsbereit. Für unsere Abteilung sehe ich nach der Einführung in allen Ämtern vor allem Vorteile in der Zusammenarbeit mit der Steuerverwaltung. Ein einfacherer Zugriff auf Dokumente erleichtert uns die Bearbeitung von telefonischen Anfragen.
Thomas Ritter, Amtsleiter-Stellvertreter
LiVE erleichtert mir vieles. Meine Post landet direkt als PDF auf dem Bildschirm. Ich muss sie nicht mehr holen und selbst einscannen. Den Aspekt, dass Dokumente künftig digital kursieren, sehe ich als Quantensprung in der Arbeit der gesamten Landesverwaltung. Als Pilotamt hatten wir eine lange Vorlaufzeit und konnten uns gründlich auf die neuen Prozesse einstellen. Eine Herausforderung war für uns die Frage nach den Aufbewahrungsfristen, an welcher wir aktuell noch arbeiten. Den gesamten Einführungsprozess habe ich als sehr positiv erlebt. Hier möchte ich gerne allen Mitarbeitenden der AJU ein grosses Lob für ihre Flexibilität, ihr Engagement und ihre Bereitschaft zu Mitarbeit und Veränderung aussprechen.
«DEN ASPEKT, DASS DOKUMENTE KÜNFTIG DIGITAL KURSIEREN, SEHE ICH ALS QUANTENSPRUNG IN DER ARBEIT DER GESAMTEN LANDESVERWALTUNG.»
Thomas Ritter, Amtsleiter-Stellvertreter Amt für Justiz
1 MANDANT FÜR 36 AMTSSTELLEN UND DIE DIPLOMATISCHEN VERTRETUNGEN IM AUSLAND
Aufgrund verschiedener, hauptsächlich betrieblicher Kriterien wurde entschieden, die Amtsstellen innerhalb eines einzigen Mandanten zu betreiben.
Die Vorteile:
- Benutzer müssen nicht in verschiedenen Mandanten erfasst und gepflegt werden
- Kein Mandantenwechsel für ämterübergreifende Recherchen nötig
- Volltextsuche über alle Ämter unter Einhaltung der Berechtigungen
- Keine mehrfache Bewirtschaftung von ähnlichen Vorlagen, Prozessen oder Masken
- Weniger Aufwand im IT-Betrieb: unter anderem sind Wartungs- und Wiederherstellungsarbeiten weniger umständlich, da etwa bei Systemwiederherstellungen «nur» ein Mandant zurückgeladen werden muss
Die Herausforderungen:
- Aufwändige Rechte- und Benutzerverwaltung, da jede Anpassung der funktionalen Rechte sich auf alle berechtigten Mitarbeitenden auswirkt
- Beachtung der Abhängigkeiten zu anderen Amtsstellen (Design- oder Oberflächenanpassungen)
- Zentrale Qualitätskontrolle notwendig