Immer mehr CMI Kunden digitalisieren Dokumente bereits beim Eintreffen auf der Verwaltung und scannen die Posteingänge zentral oder dezentral ein. CMI bietet Schnittstellen zu verschiedenen Multifunktionsgeräten wie z. B. Graphax und neu auch Canon. Roman Schleiss, Gemeindeschreiber der Pilotgemeinde Engelberg, berichtet über erste Erfahrungen.
Wie digitalisiert die Gemeinde Engelberg ihre tägliche Post?
Jeden Morgen scannt eine Lernende die Post der gesamten Verwaltung zentral ein. Die Posteingänge werden zuerst mit Trennblättern unterteilt und dann als Stapel eingescannt. Danach erfolgt die digitale Verarbeitung mit einer vorgelagerten Canon Software (Iris Power Scan). Die Software löscht Leerseiten, Trennblätter etc. automatisch aus und dreht auch gleich Querseiten. Durch die Integration der in CMI AXIOMA geführten Stammdaten lassen sich die einzelnen Posteingänge bereits in diesem vorgelagerten Prozess einer Organisationseinheit (OE) zuweisen. Ebenso besteht die Möglichkeit, die Dokumentenkategorien auszuwählen und an ein bestehendes Geschäft zuzuweisen. Mittels einer Lasso-Funktion können Dokumenteninhalte (z. B. Dokumententitel) für die weitere Verarbeitung automatisch aus dem Dokument in die Metadaten übernommen werden. Nach dem Durcharbeiten der einzelnen Posteingänge übertragen wir den verarbeiteten Stapel per Knopfdruck via Schnittstelle direkt ins CMI AXIOMA.
Wie wird die Post dann innerhalb von CMI AXIOMA weiterverarbeitet?
Wenn es bereits ein Geschäft gibt, werden die Dokumente automatisch in diesem Geschäft abgelegt und die Verantwortlichen der Organisationseinheit werden über eine Aktivität über den Eingang informiert. Besteht noch kein Geschäft, wird innerhalb von CMI AXIOMA automatisch ein neuer Posteingang erstellt und die zuständige Organisationseinheit wird mittels Aktivität bzw. Notifikation auf den Posteingang aufmerksam gemacht. Der Verantwortliche kann danach diesen Posteingang einem Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung zuweisen. Dieser wiederum kann dann mittels Objektvorlage ein neues Geschäft eröffnen. Alle im vorgelagerten Scanprozess validierten/erfassten Metadaten lassen sich in die entsprechenden Felder des Geschäfts übertragen und die Dokumente werden abgelegt.
Welches ist der grösste Nutzen für Sie?
Der Ablauf stimmt jetzt. Vorher haben wir alle Dokumente einzeln gescannt und via Drag&Drop ins CMI AXIOMA übernommen. Zudem mussten wir im CMI AXIOMA recherchieren, ob es bereits ein Geschäft gibt, und diese Information auf dem Dokument vermerken, bevor wir es scannen und im CMI AXIOMA ablegen konnten. Neu verarbeiten wir ganze Stapel und die Metadaten werden dabei bereits erfasst. Weil der Posteingang nun gleich beim Eintreffen digitalisiert wird, kann es auch nicht mehr passieren, dass Post liegen bleibt. Die Nachvollziehbarkeit ist jederzeit gewährleistet und mit der Lasso-Funktion werden auch die Metadaten aus den Dokumenten (z. B. Betreff) per Knopfdruck automatisch und schnell übertragen.
Was passiert nach dem Scannen mit dem Papier?
In den Organisationsvorschriften ist definiert, welche Dokumente noch physisch aufbewahrt werden müssen (z. B. Verträge, Urkunden usw.). Nach dem Scannen geben wir den physischen Posteingang der zuständigen Abteilung. Sie entscheidet, was gleich und was erst nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses vernichtet wird. Unser Ziel ist natürlich, dass wir künftig möglichst papierarme Prozesse haben.