Teilprojektleiterin Nicole Dübendorfer und Gesamtprojektleiter Reto Egloff führten bei CMI während des vergangenen Jahres Abacus ein. So verlief das Projekt:
Gründe für den Wechsel auf ein neues ERP
Da CMI in den letzten Jahren stetig grösser wurde, benötigten wir als Unternehmen eine neue ERP-Lösung. Von dieser Lösung erwarteten wir, alle Themen rund um die Buchhaltung in ein und derselben Lösung abwickeln und unsere Arbeiten diesbezüglich schnell, sauber und automatisiert ausführen zu können. Unsere Wahl fiel auf Abacus. Mit dem neuen ERP lösten wir zwei parallel geführte Systeme ab, die mittels eigens entwickelter Schnittstellen zwar gut miteinander kommunizierten, aber unseren wachsenden Bedürfnissen nicht mehr gerecht wurden.
Eine Umsetzung in zwei Schritten
Die Einführung von Abacus fand in zwei Schritten statt:
Schritt 1: Finanz- und Lohnbuchhaltung einführen
Nach der Übernahme der Roth Soft AG mit LehrerOffice begannen wir 2020, die Finanz- und Lohnbuchhaltung für CMI und Roth Soft nach Abacus zu überführen. Bei diesem ersten Schritt waren keine grossen Hürden zu bewältigen, da die Buchhaltungssoftware das Flaggschiff von Abacus ist und für die Finanz- und Lohnbuchhaltung überall meist die gleichen Grundlagen gelten. Parallel dazu führten wir in einem zweiten System die Projektverwaltung, Zeiterfassung und die Verrechnung ein. Damit die beiden Systeme miteinander agieren konnten, bauten wir inhouse die nötigen Schnittstellen dafür.
Schritt 2: Projektverwaltung integrieren
Ab März 2021 begann der komplette Wechsel nach Abacus. In einem Dreivierteljahr erfolgten Startworkshops und die Konzeptphase, aus der ein 290-seitiger Anforderungskatalog entstand. Damit wurde ein Testsystem entwickelt. Dieses testeten wir im November mit Hilfe von Vertreter_innen aus Support, Verkauf, Verkaufsinnendienst und Projektleitung auf Herz und Nieren durch und dokumentierten die Erkenntnisse. Anschliessend fanden letzte Korrekturen statt und am 1. Januar 2022 stellten wir komplett auf Abacus um.
besondere Herausforderungen
Kein Projekt ohne Herausforderungen
. Welche waren es bei CMI?
Momentan beschäftigen uns drei Themen:
- Offerten: Wir gehören zu den ersten Kunden überhaupt, die auch Offerten in Abacus abwickeln. Momentan arbeiten wir noch an der passenden Lösung dafür.
- Abgrenzungsbereinigte Abschlüsse: Zurzeit justieren wir die internen Regler für perfekt abgegrenzte Abschlüsse in der Finanzbuchhaltung, um jahresübergreifend, vor- oder nachschüssig zu verrechnen und so z. B. Monatsabschlüsse sauber abgegrenzt darzustellen.
- Abacus ist komplex: Mitarbeitende müssen gut geschult sein und genau verstehen, was Abacus kann und wie es genutzt wird. Hier sind wir daran, alle involvierten Personen auf den nötigen Wissensstand zu begleiten.
Die Vorteile von Abacus
Bildlegende: Startseite von “MyAbacus”.
Unzählige Vorteile sprechen für Abacus und zeigen, dass wir damit auf dem richtigen Weg sind:
- Durchgängigkeit: Was ein Mal in Abacus eingegeben wird, wird von der Offerte bis zur Abrechnung eines Projekts automatisiert weiterverwendet. Das minimiert Fehler und spart Ressourcen sowie Zeit.
- schnelle Monatsabschlüsse: Nun können wir im Vergleich zu den vorherigen Quartalsabschlüssen, die durch einen Treuhänder erstellt wurden, erstmals Monatsabschlüsse abbilden – und dies zeitnah.
- autonome Projektleitende: Wo Projektleitende vorher jede Änderung über den VID anfragen mussten, können PLs Projektanpassungen oder Umbuchungen nun agil und selbstständig vornehmen.
- einfache Fakturierungsläufe: PLs haben nun eine genaue Kontrolle über ihre Projekte und können Rechnungen freigeben, ohne den VID darum bitten zu müssen, Änderungen vorzunehmen.
- hohe Verrechnungsgeschwindigkeit bei niedrigen personelle Ressourcen: Im Vergleich zur wachsenden Firmengrösse können wir mit Abacus schnell verrechnen und trotzdem schonend mit personellen Ressourcen umgehen.
- einfache Spesen- und Zeiterfassung: Spesen wickeln wir komplett digital ab. Sie werden automatisch im System verbucht. Die Zeiterfassung geschieht zeit-, orts- und geräteunabhängig. Daten wie die Lohnabrechnung oder der Lohnausweis stehen für die Mitarbeitenden jederzeit digital zur Verfügung.
Das ist Digitalisierung ganze nach dem Credo von CMI.
Aktuelle und künftige Ausbauschritte
Wir sind noch nicht fertig. Abacus entwickelt sich auch bei CMI laufend weiter.
Während wir 2022 bereits die Anlagenbuchhaltung integriert haben, läuft auch der Bewerbungsprozess digital über Abacus ab. Vom elektronisch eingereichten Bewerbungsdossier bis zum elektronisch versandten Arbeitsvertrag profitieren wir auch hier von der Durchgängigkeit des Systems. Als lernende Organisation ist es uns zudem ein Anliegen, das neue ERP-System während der Arbeit laufend zu professionalisieren, Doppelspurigkeiten auszumerzen und die Effizienz hochzuschrauben.
Diese Themen werden wir in naher Zukunft in Angriff nehmen:
- Auswertungsbereich für verschiedenste Schlüsselauswertungen einführen
- weitere Unternehmungen (PMI mit Scolaris) in unser ERP integrieren
- die verschiedenen Firmen innerhalb von CMI als eine Unternehmung konsolidieren
- Betriebsbuchhaltung einführen
Sie möchten auch ein neues ERP einführen?
Das sind unsere Learnings:
Gesamtprojektleiter Reto Egloff und Teilprojektleiterin Nicole Dübendorfer sind sich einig und geben folgende Tipps:
- Planen Sie genug Zeit ein.
- Seien Sie als Unternehmen offen für Neues. Halten Sie nicht an bestehenden Prozessen fest. Hinterfragen Sie alles.
- Prüfen Sie, dass Sie intern von Beginn weg Fachpersonen mit dem nötigen Wissen in Sachen Finanzwesen mit im Boot haben.
- Haben Sie Geduld.
Wir freuen uns auf das zweite und alle weiteren Jahre mit Abacus. Möchten Sie ebenfalls mit diesem ERP arbeiten und haben konkrete Fragen? Schreiben Sie uns im Kommentar. Vielen Dank.